Hybrid Event คือ? การจะตอบคำถามนี้ให้ได้ เราคงต้องย้อนกลับไปก่อนที่จะมีสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 การจัดงานอีเวนต์ส่วนใหญ่มักจะอยู่ในรูปแบบของออฟไลน์ (In-Person) แต่เมื่อเกิดสถานการณ์โรคระบาดขึ้นทำให้การรวมตัวของคนหมู่มากต้องหยุดชะงักลง การจัดงานอีเวนต์แบบออนไลน์ (Virtual) จึงเข้ามามีบทบาทมากขึ้นเพื่อให้การทำกิจกรรมต่าง ๆ สามารถดำเนินต่อไปได้
แม้ว่าปัจจุบันสถานการณ์โควิดจะคลี่คลายลงแล้ว แต่ผู้คนกลับเคยชินกับการใช้ชีวิตแบบ New Normal ไปแล้ว การจัดงานอีเวนต์แบบ Hybrid Event จึงกลายเป็นหัวใจสำคัญของการจัดงานอีเวนต์ในยุคนี้ เพราะได้ดึงเอาส่วนที่ดีของทั้งออฟไลน์และออนไลน์รวมเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อจัดงานอีเวนต์ที่ช่วยอำนวยความสะดวกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น
โดยความน่าสนใจของการจัดงานอีเวนต์แบบ Hybrid Event คือการอำนวยความสะดวกให้ทั้งผู้จัดงานและผู้ร่วมงาน ด้วยการนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้เพื่อให้เข้าถึงผู้คนได้มากขึ้น โดยผู้ร่วมงานสามารถเลือกได้ว่าจะเดินทางไปยังสถานที่จริงหรือจะเข้าร่วมผ่านทางออนไลน์ เรียกได้ว่าเป็นการเอาข้อดีของการจัดงานของทั้ง 2 ฝั่งมารวมไว้ด้วยกันในที่เดียว
สารบัญ
Hybrid Event คืออะไร? ทำความรู้จักกันแบบเจาะลึก
Hybrid Event คือ การจัดงานทั้งแบบออฟไลน์และออนไลน์ในคราวเดียว ผู้เข้าร่วมงานสามารถเลือกได้ว่าจะเข้าร่วมงานผ่านช่องทางไหน โดยไม่ใช่เพียงแค่การจัดงานออฟไลน์ (In-Person) และทำการ Live Streaming เพื่อให้ชมงานผ่านระบบออนไลน์ได้เท่านั้น แต่ผู้จัดงานสามารถมอบประสบการณ์ให้ผู้เข้าร่วมงานทั้ง 2 กลุ่มให้มีส่วนร่วมอย่างเท่าเทียมกัน โดย Hybird Event มีจุดเด่น คือ
ลักษณะของงาน Hybrid Event จะเปิดโอกาสให้เข้าร่วมได้ทั้งแบบออฟไลน์และออนไลน์ควบคู่กันไป รวมไปถึงการจัดประชุมอย่าง Hybrid Meeting คือการเข้าร่วมประชุมได้ทั้ง 2 รูปแบบเช่นกัน โดยมีข้อสังเกตที่บ่งบอกลักษณะงาน Hybrid Event ได้ เช่น
ข้อดีของ Hybrid Event ทางเลือกใหม่ของการจัดอีเวนต์
ข้อดีของ Hybrid Event คือความสามารถในการสื่อสารกับคนในวงกว้าง ทั้งการสื่อสารกับจำนวนคนที่มากขึ้นกว่าการจัดงานแบบออฟไลน์หรือออนไลน์เพียงอย่างเดียว รวมถึงสามารถสื่อสารกับคนที่อยู่กันคนละมุมโลกได้ด้วย ทำให้สร้าง Engagement ตลอดจนยอดขายได้มากขึ้นด้วย ซึ่งข้อดีอีก 1 อย่างของการจัดงานแบบไฮบริด คือผู้เข้าร่วมงานไม่จำเป็นต้องเดินทางมายังสถานที่จริง ทำให้ง่ายต่อการจัดงานสำหรับคนที่อยู่ทางไกล เช่น การจัดประชุม โดย Hybrid meeting คือคำตอบของวิธีการที่จะทำให้งานนี้เกิดขึ้นได้
การเลือกวิธีนำเสนองานเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้ร่วมงานก็เป็นสิ่งสำคัญ โดยต้องให้ผู้ร่วมงานได้มีส่วนร่วมกันทั้ง 2 ฝั่ง เช่น หากมีกิจกรรมเล่นเกมชิงรางวัล หรือ Lucky Draw การซื้อสินค้า หรือการพูดคุยตอบคำถาม ทั้ง 2 ฝั่งจะทำได้อย่างเท่าเทียมกัน
4 ข้อดีของ Hybrid Event
Hybrid Event ต่างจากอีเวนต์ประเภทอื่นอย่างไร
หากเลือกจัดงานอีเวนต์ In-Person หรือ Virtual จะได้ผู้เข้าร่วมงานจำนวนหนึ่ง แต่หากเลือกจัดงาน Hybrid Event คือการรวมจำนวนคนทั้ง 2 กลุ่มนั้นมาไว้ในงานเดียวกัน ซึ่งจะทำให้งานนั้นมีมิติมากขึ้น ผู้เข้าร่วมงานสามารถเลือกได้ว่าจะเข้าร่วมงานแบบใด ประสบการณ์ที่ผู้เข้าร่วมงานจะได้รับนั้นต่างกัน แต่ได้รับประโยชน์เหมือนกัน
ในเมื่อสามารถจัดงานที่ดึงเอาข้อดีของการจัดงาน In-Person และ Virtual มาแสดงร่วมกันได้ และยังสื่อสารออกไปในวงกว้างขึ้น การจัดงานแบบ Hybrid Event จึงตอบโจทย์เป็นอย่างมากสำหรับการจัดงานในยุคนี้
เรื่องควรรู้ก่อนเริ่มจัดงาน Hybrid Event ให้มีประสิทธิภาพ
เรื่องที่ควรรู้และการเตรียมตัวก่อนจัด Hybrid Event เพื่อให้การจัดงานเป็นไปอย่างราบรื่น และมีประสิทธิภาพ ผู้จัดงานควรศึกษาให้ดีก่อนว่า Hybrid Event คืออะไร มีองค์ประกอบไหนที่ต้องคำนึงบ้าง ซึ่งมีเคล็ดลับในการเตรียมตัว ดังนี้
ขั้นตอนการจัดอีเวนต์แบบ Hybrid Event
การจัดงาน Hybrid Event คือการจัดงานในรูปแบบออฟไลน์และออนไลน์ไปพร้อม ๆ กัน ซึ่งนอกจากจะมีข้อดีมากมายแล้ว ขั้นตอนการเตรียมงานก็จะเพิ่มมากขึ้นด้วย เนื่องจากจะต้องเตรียมงานทั้ง 2 ส่วนไปพร้อม ๆ กัน โดยแต่ละส่วนจะมีขั้นตอนที่เหมือนและแตกต่างกันออกไป ซึ่งจะแบ่งเป็น 3 ขั้นตอนหลัก ๆ เช่น
การจัดงานในส่วนออฟไลน์ (In-Person)
ขั้นตอนการลงทะเบียน (Registration) จะต้องเตรียมเว็บไซต์งานอีเวนต์เพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานลงทะเบียน โดยข้อมูลการลงทะเบียนจะเป็น User Database ที่นำมาใช้ทั้งงาน สามารถนำมาใช้ส่ง QR Code ผ่านอีเมลเพื่อยืนยันการเข้าร่วมงาน และการบรอดแคสต์ข่าวประชาสัมพันธ์ของงานได้ด้วย หลังจากที่ผู้เข้าร่วมงานลงทะเบียนเรียบร้อยแล้ว
ขั้นตอนการเช็กอิน (Check-in) นำ QR Code ที่ได้รับหลังการลงทะเบียนมาที่หน้างาน และสแกน QR Code ผ่านอุปกรณ์ต่าง ๆ เพื่อเข้าร่วมงาน โดยไม่ต้องกรอกข้อมูลเอกสารให้ยุ่งยาก โดย Hybrid Event คือการจัดงานพร้อมกันทั้งออฟไลน์และออนไลน์ การใช้ QR Code ในการเข้างานจะช่วยในการจัดการข้อมูลส่วนที่เป็นงานออฟไลน์และเชื่อมต่องานออนไลน์ได้
รูปแบบกิจกรรมในงาน Hybrid Event ในส่วนออฟไลน์:
การจัดงานในส่วนออฟไลน์ (Virtual)
ขั้นตอนการลงทะเบียน (Registration) จะเป็นแบบเดียวกับการจัดงานแบบออฟไลน์ต้องลงทะเบียนผ่านเว็บไซต์ หลังจากนั้นจะได้รับอีเมลยืนยันและคำแนะนำการล็อกอินเข้าสู่แพลตฟอร์มของงานแบบออนไลน์
ขั้นตอนการเช็กอิน (Check-in) เข้าไปยังเว็บไซต์ของงาน จากนั้นล็อกอินเข้าสู่แพลตฟอร์มเพื่อเข้าร่วมงาน
รูปแบบกิจกรรมในงาน Hybrid Event ในส่วนออนไลน์:
บทส่งท้าย
Hybrid Event คืองานอีเวนต์ที่เชื่อมต่อผู้คนให้เข้าหากันได้อย่างสะดวกสบายมากขึ้น ช่วยประหยัดต้นทุนให้กับผู้จัดงาน แต่ได้รับความสนใจและมูลค่าทางการตลาดเพิ่มขึ้นเป็นเท่าตัว สามารถจัดงานได้หลายประเภท ทั้งงานแถลงข่าว งานสัมมนา งานจัดแสดงสินค้า หรือแม้กระทั้งงานจัดแสดงคอนเสิร์ต หรือหากอยากจัดการประชุมแบบ Hybrid Meeting คือการรวมผู้ประชุมทั้งออฟไลน์และออนไลน์มาพูดคุยสื่อสารกันก็ทำได้
โดย Happenn มีเครื่องมือที่จะช่วยอำนวยความสะดวกที่เหมาะกับการจัดงานทุกรูปแบบ ทั้งออฟไลน์ ออนไลน์ และ Hybrid Event ที่จะช่วยให้งานอีเวนต์นั้นออกมามีประสิทธิภาพและราบรื่น หากสนใจสามารถสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่หน้าผลิตภัณฑ์ หรือติดต่อเราผ่านแบบฟอร์มนี้ได้เลยค่ะ