ไม่ว่ามนุษย์เราจะมีนวัตกรรมในการใช้ชีวิตมากแค่ไหน สิ่งหนึ่งที่เราไม่เคยควบคุมได้คือสภาพอากาศ และหลายประเทศบนโลกใบนี้ก็มีช่วงเวลาแห่งความเปียกที่เรียบว่า ฤดูฝน ให้ต้องรับมือ ซึ่งทางเลือกเดียวของเราก็คือการปรับตัวเพื่อความอยู่รอด ซึ่งตรงนี้ก็รวมถึงโลกของการจัดอีเวนต์ด้วยเช่นกัน
การจัดงานอีเวนต์ในฤดูฝน จำเป็นต้องมีการปรับตัวเป็นพิเศษในทุกๆ ขั้นตอนของการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบ เริ่มตั้งแต่การเลือกสถานที่ที่ปิดมิดชิด เดินทางง่าย ไปจนถึงการเตรียมพื้นที่หลบฝนให้ผู้ร่วมงานในกรณีที่เกิดพายุหนักจนไม่สามารถเดินทางได้
แต่ละประเทศมีช่วงเวลาของฤดูฝนแตกต่างกันไปตามสภาพภูมิประเทศ ยกตัวอย่างเช่น ประเทศไทยเริ่มต้นฤดูฝนในช่วงเดือนพฤษภาคม ในขณะที่ทางตอนเหนือของประเทศออสเตรเลียจะเริ่มต้นในราวเดือนธันวาคม เป็นต้น (ข้อมูลจาก Met Office UK)
ในบล็อกนี้ ทีมงานจากสำนักงานในประเทศไทยของเราจะมาแชร์คำแนะนำในการจัดอีเวนต์แบบไม่กลัวฝน ให้คุณสามารถจัดงานได้อย่างต่อเนื่องตลอดฤดูกาล
เลือกจัดงานในพื้นที่ปิดแบบ Indoor
สำหรับประเทศที่ไม่มีฤดูฝน การเช็กสภาพอากาศล่วงหน้าเพื่อเตรียมตัวรับมือฝนฟ้าอากาศเป็นวิธีที่ถูกต้อง แต่การทำนายสภาพอากาศล่วงหน้าในที่ที่มีฤดูฝนอย่างจริงจังถือว่าแทบไม่จำเป็น เพราะเราจะต้องเตรียมตัวกันทุกๆ วันเป็นปกติ เพราะฉะนั้นแล้วตัวเลือกการจัดงานอีเวนต์แบบกลางแจ้งจึงสามารถตัดออกไปได้ทันที
และนอกจากสถานที่จัดที่มีหลังคา เรายังต้องพิจารณาถึงปัจจัยภายนอกร่วมด้วย เช่น สามารถเดินทางมายังที่จัดงานได้ง่ายหรือไม่หากไม่ได้ขับรถยนต์ส่วนตัว ระยะเดินยาวเกินไปหรือไม่ ต้องเดินลุยฝนมาจนถึงงานเลยหรือเปล่า เป็นต้น
เตรียมพื้นที่โล่งให้เพียงพอ
ระหว่างที่มีฝนตกนอกพื้นที่จัด โดยทั่วไปแล้วผู้ร่วมงานของคุณจะอยากอยู่ด้านในงานต่อมากกว่า เพราะฉะนั้นหากสามารถตั้งโต๊ะสำหรับเช็กอินเข้างานให้ลึกเข้ามาอีกก็จะช่วยให้มีพื้นที่เพิ่มขึ้นได้ ใช้เป็นทั้งพื้นที่รองรับแถวคนเข้างานและเป็นที่หลบฝนไปในตัว
และจะยิ่งดีถ้าสถานที่จัดที่คุณเลือกมีอาหารและเครื่องดื่มเตรียมไว้ให้เป็นทางเลือกที่ด้านใน ไม่ว่าจะเป็นจากตัวงานอีเวนต์เอง หรือจากร้านอาหาร คาเฟ่ต่างๆ ที่อยู่ในพื้นที่ของสถานที่จัดงานเดียวกัน เพราะถึงแม้ว่าผู้ร่วมงานของคุณจะมีร่มหรือเสื้อกันฝนพร้อมแล้ว หากไม่จำเป็นไม่น่าจะมีใครเดินออกไปทั้งๆ ที่ฝนยังตกอยู่
จัดทางเข้าให้พร้อมรับกับหน้าฝน
ทางเข้างานที่เลอะเทอะ เปียก และลื่นไม่เป็นผลดีกับใครทั้งนั้น เพราะฉะนั้นการเตรียมทางเข้าให้พร้อมก็เป็นส่วนเสริมที่จำเป็นเช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นการเตรียมพรมที่สามารถเช็ดรองเท้าเปียกของผู้คนจำนวนมากได้ดีตลอดวัน เตรียมถุงพลาสติกสำหรับใส่ร่มเปียกเพื่อป้องกันหยดน้ำที่จะกระจายไปตามพื้นทั่วทั้งงาน รวมถึงมีพื้นที่จุดหนึ่งให้ผู้ร่วมงานที่ใส่เสื้อกันฝนมาได้จัดเก็บสัมภาระของตัวเองให้เป็นระเบียบได้ก็จะเป็นเรื่องดี
เพิ่มตัวเลือกการเดินทางเสริมระหว่างที่จัดงานและขนส่งสาธารณะ
นอกจากการเลือกสถานที่จัดที่ตอบโจทย์ครบทุกอย่างตามความต้องการ คุณก็อาจเจอปัญหาด้านอื่นแทน เช่น ระยะการเดินที่ไกลเกินจะลุยฝนมาได้ ซึ่งตรงนี้การจัดเตรียมชัตเทิลบัสระหว่างสถานที่จัดงานกับจุดนัดพบของผู้ร่วมงานก็เป็นอีกตัวเลือกที่ดีในแง่ของการเพิ่มความพึงพอใจ (Satisfaction) ให้กับผู้ร่วมงาน ซึ่งจะแปรเปลี่ยนมาเป็นผลดีกับชื่อเสียงของแบรนด์ในภายหลัง
หรือหากคุณมีพาร์ตเนอร์หรือสปอนเซอร์ของงานที่เป็นธุรกิจรถรับส่ง ก็เป็นโอกาสอันดีในการคุยกันเกี่ยวกับการนำบริการเหล่านี้มาใช้ในงาน เช่นการโฆษณาผ่านการมอบส่วนลดให้ผู้ที่ตั้งใจเดินทางมาที่งาน ซึ่งก็จะได้ประโยชน์กันทุกฝ่ายทั้งผู้ร่วมงาน รวมถึงทำให้สายสัมพันธ์ระหว่างสปอนเซอร์กับคุณซึ่งเป็นผู้จัดงานดีขึ้นไปอีกในระยะยาว
อัปเดตข้อมูลกับผู้ร่วมงานอย่างต่อเนื่อง
ยิ่งมีข้อมูลเกี่ยวกับการจัดงานให้ผู้จัดรับทราบได้มาก ก็จะยิ่งเป็นผลดีมาก รวมถึงการกำชับให้ผู้ร่วมงานพกร่มหรือชุดกันฝนให้พร้อมก็เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้ แต่สิ่งที่คุณทำได้ก็ไม่ได้มีแค่เรื่องเหล่านี้
เช่น คุณอาจอัปเดตรายงานสภาพอากาศล่วงหน้ากับผู้ร่วมงานเป็นระยะๆ เพื่อให้สามารถกะเกณฑ์เวลาในการเดินทางมาที่งานได้อย่างแม่นยำ หรือใช้การให้โค้ดส่วนลดในบริการเรียกรถต่างๆ (ตามที่กล่าวถึงไปก่อนหน้า) รวมถึงการใส่ใจในรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ เช่นแจ้งว่าที่หน้างานมีถุงร่มให้ หรือที่ฝากของอยู่ตรงไหน ก็เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ดีในการทำให้ผู้ร่วมงานเกิดความประทับใจในการจัดงาน
มีแผนสองรองรับไว้เสมอ
เรื่องนี้ไม่ต้องอธิบายมาก แต่เป็นเรื่องจำเป็นที่ต้องย้ำ เพราะในหน้าฝนมักมีความท้าทายที่คาดเดาไม่ได้เกิดขึ้นหลายเรื่อง ทั้งสภาพการจราจรที่ย่ำแย่ หรืออาจเป็นเรื่องไฟดับ การจัดงานในฤดูแบบนี้จึงจำเป็นจะต้องพิจารณาถึงเหตุการณ์ที่แย่ที่สุดที่อาจเกิดขึ้นได้ไว้หลายๆ รูปแบบ และพัฒนาแนวทางการแก้ไขจากจุดนั้น
ฝนตกสามารถเป็นสาเหตุของทั้งการเดินทางที่ล่าช้ากว่ากำหนด การต้องเปลี่ยนแปลงเซ็ตอัปหน้างานแบบกระทันหัน หรือเป็นสาเหตุให้ต้องปรับตารางกิจกรรมในงานใหม่ ซึ่งการลิสต์เหตุการณ์ต่างๆ ที่สามารถเกิดขึ้นได้ขึ้นมาเพื่อเตรียมโซลูชันในการแก้ไข ก็จะช่วยลดโอกาสของความเสียหาย และช่วยการันตีได้ว่างานอีเวนต์จะสามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่นสำหรับทุกฝ่าย ไม่ว่าจะผู้จัดหรือผู้ร่วมงาน
การมีแผนสำรองแสดงให้เห็นถึงทั้งความเป็นมืออาชีพและความมุ่งมั่นในการจะทำงานอีเวนต์ให้ออกมาประสบความสำเร็จ โดยเฉพาะในช่วงที่สภาพอากาศไม่เป็นใจ นอกจากนี้ ยังเป็นการปลูกฝังความมั่นใจในฝั่งผู้ร่วมงาน ให้เห็นว่าคุณพร้อมสำหรับทุกสถานการณ์มากแค่ไหน
ฤดูฝนคือช่วงเวลาของการทดสอบทั้งการปรับตัวและสัญชาติญาณการเอาตัวรอด ซึ่งการอ้าแขนรับกับความสวยงามของธรรมชาติในจุดนี้ และใช้ความเข้าใจมาเปลี่ยนเป็นการเตรียมตัวให้พร้อมและลงมือทำตามที่วางแผนไว้ คุณก็จะสามารถก้าวผ่านอุปสรรคต่างๆ ที่มาพร้อมกับสายฝนได้
ในฐานะผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับงานอีเวนต์ Happenn สามารถช่วยคุณให้สื่อสารกับผู้ร่วมงานในช่วงหน้าฝนได้ด้วยเครื่องมืออย่าง Email/SMS Blasting แอปพลิเคชันมือถือสำหรับงานอีเวนต์ หรือผ่านเว็บไซต์ของงาน ดูรายละเอียดบริการต่างๆ ของเราได้ที่หน้าเว็บไซต์ happenn.com หรือสอบถามกับเราโดยตรงได้ทางอีเมลที่ happenn.com หรือสอบถามกับเราโดยตรงได้ทางอีเมลที่ hello@happenn.com ยินดีให้บริการครับ ยินดีให้บริการครับ