แบบสำรวจก่อนเริ่มงานอีเวนต์ หรือ Pre-event Survey สามารถช่วยทำให้งานอีเวนต์ของคุณประสบคยวามสำเร็จมากขึ้นอีกได้ การเก็บข้อมูลและความคิดเห็นจากผู้ร่วมงานจะทำให้คุณสามารถปรับงานอีเวนต์ของคุณให้ตรงกับความต้องการและความชื่นชอบของผู้ร่วมงานของคุณได้ เจ้าเซอร์เวย์ตัวนี้จะทำให้คุณเข้าใจความต้องการของกลุ่มเป้าหมายได้ดีขึ้น และทำให้คุณสามารถสร้างประสบการณ์ที่ดีและเข้ากับผู้ร่วมงานมากที่สุด
ด้วยความสำคัญข้อนี้ จึงเป็นเรื่องจำเป็นมากๆ ที่เหล่าอีเวนต์แพลนเนอร์ควรจะหันมาให้ความสนใจกับการทำ Pre-event Survey ตัวนี้ให้มากขึ้น เพราะถ้าคุณไม่เข้าใจความต้องการของผู้ร่วมงาน งานอีเวนต์อาจจะออกมาไม่ตรงใจผู้คน ชื่อเสียงอาจกลายเป็นชื่อเสีย คนไม่มาร่วมงาน หรืออาจขาดทุนได้ในท้ายที่สุด
ทาง Happenn ในฐานะทีมที่ทำงานในแวดวงงานอีเวนต์มายาวนาน และได้มีโอกาสสร้างแบบสอบถามก่อนเริ่มงานอีเวนต์ เพื่อช่วยเหลือลูกค้าเราในการเก็บ Insights ที่น่าสนใจมาปรับปรุงตัวงาน ประสบการณ์ตรงนี้บอกกับเราว่า การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน คำถามที่ถูกต้อง และการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้มา คือส่วนประกอบสำคัญที่จะทำให้การทำแบบสอบถามประสบความสำเร็จ วันนี้เราจะมาแชร์เคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณสร้าง Pre-event Survey ที่ดี ซึ่งสามารถให้ Insights ที่มีคุณค่า และทำให้คุณไปถึงเป้าหมายในการจัดอีเวนต์ที่ตั้งไว้ครับ
กำหนดเป้าหมายแบบสอบถามให้ชัด
ก่อนจะลงมือสร้างแบบสอบถาม เราแนะนำให้คุณทำความเข้าใจเป้าหมายของตัวงานให้ชัดเจนก่อน จากนั้นค่อยตามมาด้วยการกำหนดเป้าหมายของตัวเซอร์เวย์ และข้อมูลที่คาดหวังว่าจะได้จากการทำครั้งนี้ ลองตั้งคำถามกับตัวเองว่า อยากจะเรียนรู้เรื่องอะไรเกี่ยวกับผู้ร่วมงาน เรื่องไหนที่ต้องการจะปรับปรุงในงานครั้งนี้ ข้อมูลส่วนไหนที่จะช่วยให้คุณนำมาประกอบการตัดสินใจต่างๆ ได้
ตัวอย่างการตั้ง Goal ก่อนสร้างแบบสอบถามที่เห็นกันส่วนใหญ่เป็นแบบนี้ครับ
เลือกคำถามที่ใช่
การตั้งคำถามที่ใช่สำหรับแบบสอบถาม คือไฟต์บังคับในการเก็บข้อมูลที่มีค่าจากผู้ร่วมงาน เราแนะนำให้คุณใช้รูปแบบการถามที่หลากหลาย ทั้งคำถามให้ตอบแบบปลายเปิด แบบตัวเลือก รวมถึงแบบให้คะแนน เน้นไปที่การถามเรื่องการเดินทาง เนื้อหาของงาน รวมถึงความคาดหวังที่จะได้จากกงาน ยกตัวอย่างเช่นคำถามแนวที่ว่า “หัวข้อไหนที่คุณอยากฟังในงานครั้งนี้มากที่สุด” หรือ “คุณจะแนะนำงานอีเวนต์ของเราให้คนรอบตัวหรือไม่” เป็นต้น
นี่คือตัวอย่างคำถามที่คุณสามารถนำไปใช้กับ Pre-event Survey ของคุณได้
คำแนะนำจาก Happenn:
พยายามปรับคำถามของคุณให้เข้ากับงานอีเวนต์ใดอีเวนต์หนึ่ง และผู้ร่วมงานนั้นๆ แบบเจาะจง จะได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการทำงานมากที่สุดกลับมาครับ
ช่วงเวลาการปล่อยแบบสอบถาม
ทั้งเรื่องของช่วงเวลา (Timing) และการปล่อยแบบสอบถามออกไป (Distribution) เป็นปัจจัยสำคัญของการทำ Pre-event Survey เป็นอย่างยิ่งครับ การยิงแบบสอบถามออกไปก่อนงานควรคำนึงถึงช่วงเวลาว่าเพียงพอต่อการตอบกลับหรือไม่ อาจใช้วิธีการส่งอีเมลเพื่อช่วยกระตุ้นให้คนทำเซอร์เวย์ให้มากขึ้น และถ้าต้องการให้ได้ผลลัพธ์ที่มากขึ้นไปอีก อาจจะลองใช้โซเชียลมีเดีย หรือเครื่องมืออย่างเว็บไซต์เข้ามาร่วมด้วยอีกทาง
วิเคราะห์ข้อมูลที่ได้รับมา
นี่คือสิ่งที่ต้องทำหลังจากได้ข้อมูลทั้งหมดมาแล้ว:
บทส่งท้าย
แบบสอบถาม Pre-event Survey คือเครื่องมือสำคัญในการทำความเข้าใจกลุ่มเป้าหมาย รวมถึงการปรับงานอีเวนต์ให้ตรงตามความต้องการของคนกลุ่มนี้ของคุณ เคล็ดลับที่เราแชร์กับคุณในบล็อกนี้จะช่วยให้คุณสร้างเซอร์เวย์ที่สามารถเก็บข้อมูลที่มีค่า และทำให้งานไปถึงเป้าที่วางไว้ได้ง่ายยิ่งขึ้น ลองนำไปปรับใช้กับงานที่กำลังจะเกิดขึ้นครั้งต่อไปเร็วๆ นี้กันได้ตามสะดวกครับ
และทาง Happenn เราเองก็มีผู้เชี่ยวชาญที่สามารถช่วยคุณสร้างแบบสอบถามเพื่อเก็บช้อมูลที่ใช่ให้งานอีเวนต์ของคุณได้ ถ้ากำลังมองหาแพลตฟอร์มสำหรับสร้างเซอร์เวย์อยู่ เราก็ยินดีช่วยเต็มที่ครับ