การจัดงานอีเวนต์แบบ Hybrid ซึ่งเป็นการผสมผสานระหว่างงานอีเวนต์แบบ on-site กับออนไลน์เข้าด้วยกันได้รับความนิยมอย่างมากหลังการระบาดของโควิด-19 ระหว่างช่วงการปรับตัวนี้ ซึ่งหนึ่งสิ่งสำคัญที่จะขาดไปไม่ได้เลยก็คือ ไอเดียจัดงานไฮบริดอีเวนต์ ที่ดีและชวนให้ผู้ร่วมงานมีส่วนร่วมไปกับคุณ
ออร์แกไนเซอร์หรือผู้จัดอีเวนต์หลายท่านอาจประสบปัญหาในการจัดอีเวนต์ออนไลน์ ทั้งในแง่เทคนิคในการเชื่อมต่อ ออกอากาศออนไลน์ และการร่วมกิจกรรมของผู้เข้าร่วมงาน รวมถึงออกแบบรูปแบบกิจกรรมที่เหมาะกับกับ hybrid event ที่มีผู้เข้าร่วมทั้งแบบออนไซต์และออนไลน์
ปัญหาดังกล่าวจะเบาบางยิ่งขึ้นด้วย 9 ไอเดียจัดงานไฮบริดอีเวนต์ ที่จะช่วยให้ hybrid event ของคุณมีประสิทธิภาพและสะดวกยิ่งขึ้นดังต่อไปนี้
เลือก Speaker ที่มีชื่อเสียง
ไม่ว่าจะเป็นอีเวนต์รูปแบบใด จุดขายแรกคือวิทยากรหรือแขกรับเชิญ
หลายครั้งออร์แกไนเซอร์เลือกหัวข้ออีเวนต์ที่น่าสนใจ แต่มีวิทยากรที่ไม่เป็นที่รู้จัก ก็ทำให้งานอีเวนต์ไม่ประสบความสำเร็จเท่าที่ควร
ดังนั้น นอกจากการกำหนดหัวข้ออีเวนต์ที่น่าสนใจ อยู่ในกระแส ผู้จัดอีเวนต์ควรคำนึงถึงการเชิญวิทยากรหรือแขกรับเชิญชื่อดังหรือเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขานั้นๆ เพื่อช่วยให้ผู้เข้าร่วมงานสนใจและเพิ่มโอกาสการลงทะเบียนร่วมอีเวนต์ของคุณมากยิ่งขึ้น
กิจกรรมหลากหลาย น่าสนใจ เวลาพอดี
หลายคนที่ผ่านการประชุมออนไลน์หรือดูไลฟ์รายการต่างๆ คงเคยประสบปัญหาตาล้า สมาธิหลุด หรือถูกสิ่งแวดล้อมอื่นๆ ดึงความสนใจไป
ถ้าต้องจดจ่อกับการอยู่หน้าจอนานๆ hybrid event ก็เช่นเดียวกัน การจัดอีเวนต์แบบผสมผสานแบบนี้ มีโอกาสที่ผู้เข้าร่วมทางออนไลน์จะเสียสมาธิ หรือรู้สึกเบื่อหน่าย หากระยะเวลากิจกรรมนานเกินไป
ดังนั้น ออร์แกไนเซอร์ควรกำหนดระยะเวลากิจกรรมไม่นานจนเกินไปประมาณ 15 – 30 นาที เพื่อที่คุณสามารถจัดกิจกรรมได้หลากหลายชนิดในกรอบเวลาที่มี และผู้เข้าร่วมงานออนไลน์ไม่รู้สึกเบื่อและล้าจนเกินไป
ห้องย่อย (Breakout Room)
(© Redd F, Unsplash)
การทำงานออนไลน์ทำให้เราคุ้นเคยกับแพลตฟอร์มประชุมออนไลน์ที่มีฟังก์ชัน breakout room หรือการสร้างห้องย่อย
ออร์แกไนเซอร์สามารถนำฟังก์ชันนี้มาใช้การแบ่งห้องย่อยให้ผู้เข้าร่วมทั้งแบบออนไซต์และออนไลน์ได้ร่วมกิจกรรมในกลุ่มเล็กร่วมกัน ซึ่งช่วยให้ผู้เข้าร่วมงานมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างกัน และสนใจเข้าร่วมกิจกรรมตลอดงานอีเวนต์มากกว่าการจัดงานแบบกลุ่มใหญ่อย่างเดียว
คำแนะนำสำหรับการใช้ฟังก์ชันนี้คือ สมาชิกกลุ่มย่อยแต่ละกิจกรรมควรไม่ซ้ำกัน เพื่อให้ผู้เข้าร่วมได้รู้จักและทำกิจกรรมร่วมกับผู้เข้าร่วมอื่นๆ หลากหลายยิ่งขึ้น
เกมสนุกๆ สำคัญเสมอ
เราสรุปไอเดียเกมสนุกๆ ผ่าน breakout room ที่คุณสามารถนำไปประยุกต์เข้ากับงาน hybrid event มาแนะนำเบื้องต้นได้ดังต่อไปนี้
Virtual Reality (VR)
หากคุณมีงบประมาณมากหรือไม่จำกัด นอกจากการใช้ breakout room แล้ว การสร้าง VR (Virtual Reality) เป็นตัวเลือกที่น่าสนใจ
ปัจจุบันมีบริษัทรับสร้าง VR มากมาย คุณอาจติดต่อบริษัทดังกล่าวล่วงหน้า แจ้งความต้องการที่เหมาะสำหรับกิจกรรมใน hybrid event ของคุณ เพื่อให้บริษัทสร้าง VR สำหรับผู้เข้าร่วมทุกรูปแบบ
VR ที่ดี ควรมีการล็อกอินที่ปลอดภัยโดยใช้อีเมลของผู้เข้าร่วม จากนั้น ผู้เข้าร่วมสามารถสร้าง avatar เคลื่อนไหวใน VR ผ่านปุ่มหรือคีย์บอร์ดของอุปกรณ์ที่ผู้เข้าร่วมมีอยู่แล้ว เพื่อพบปะ พูดคุย หรือเล่นเกม ทำกิจกรรมร่วมกับผู้ร่วมงานอื่นๆ ได้โดยไม่ต้องมีอุปกรณ์เสริม
รางวัลดึงความสนใจ
(© Happenn)
ขึ้นชื่อว่ารางวัล ทุกคนก็อยากได้ทั้งนั้น
นอกจากรูปแบบอีเวนต์ที่น่าสนใจ แขกรับเชิญชื่อดัง กิจกรรมกลุ่มย่อยที่น่าสนใจแล้ว การแจกรางวัลยังสำคัญสำหรับการจัดงานอีเวนต์เสมอ
สำหรับ hybrid event สามารถจัดการแจกรางวัลได้โดยการสุ่มชื่อจากวงล้อที่มีชื่อผู้ร่วมงานทุกคนแบบสุ่มออนไลน์ หรืออาจผ่านการตอบคำถามที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาในงาน ผ่านช่องทาง chat ซึ่งสามารถตรวจสอบลำดับคนตอบถูกได้ง่าย
คอนเสิร์ต
การจัดงานอีเวนต์ที่ผ่านมา คุณคงคุ้นเคยกับการเชิญศิลปินชื่อดังที่มีกระแสในเวลานั้นๆ มาแสดงโชว์สั้นๆ ระหว่างพัก ประมาณ 15 – 30 นาที เพื่อดึงดูดความสนใจของผู้เข้าร่วมงาน และสำคัญมากสำหรับ hybrid event ที่ผู้เข้าร่วมงานออนไลน์อาจเบื่อหน่ายได้ง่าย
การแสดงดนตรีเพราะๆ เป็นอีกปัจจัยที่ช่วยให้ผู้เข้าร่วมงานตั้งหน้าตั้งตารอ รู้สึกสนุก ผ่อนคลาย โดยเฉพาะอีเวนต์ที่มีหัวข้องานมีความจริงจัง
คุณสามารถใช้การเชิญศิลปินมาแสดงนี้มาโฆษณาอีเวนต์ และหากศิลปินมีกลุ่มแฟนคลับ ศิลปินดังกล่าวยังช่วยคุณโปรโมตงานอีเวนต์ผ่านทางช่องทาง social media ดึงดูดให้กลุ่มแฟนคลับเข้าร่วมงาน ช่วยขยายกลุ่มผู้เข้าร่วมของคุณมากยิ่งขึ้น
บริการแปลภาษา
(© Sigmund, Unsplash)
วิทยากรหรือแขกรับเชิญที่น่าสนใจอาจไม่ได้พูดภาษาไทยได้เสมอไป
หลายหัวข้อมีผู้เชี่ยวชาญชื่อดังเป็นชาวต่างประเทศ หากคุณมีวิดีโอพรีเซนเทชันของแขกรับเชิญดังกล่าว ควรมีการทำคำแปลหรือ subtitle ในวิดีโอดังเพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานเข้าใจและสนใจสิ่งที่แขกรับเชิญมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ แพลตฟอร์มจัด hybrid event
หลายแห่งมีบริการการแปลสดให้กับผู้เข้าร่วมงานแบบออนไลน์ หรือสามารถจ้างนักแปลหรือล่ามมาแปลที่สถานที่จัดงานเพื่อสื่อสารทั้งกับผู้เข้าร่วมงานแบบออนไซต์และออนไลน์ในเวลาเดียวกัน
การแบ่งปันประสบการณ์
การแบ่งปันประสบการณ์นี้สามารถทำได้ทั้งแบบกลุ่มใหญ่หรือกลุ่มย่อย นอกจากความรู้ที่ได้จากวิทยากรและแขกรับเชิญแล้ว ออร์แกไนเซอร์ควรจัดกิจกรรมแบ่งปันประสบการณ์หรือ sharing session เพื่อช่วยให้ผู้เข้าร่วมงานได้แบ่งปันประสบการณ์ ความเห็น ถามคำถาม รู้สึกมีส่วนร่วมกับงาน และออร์แกไนเซอร์ยังสามารถนำข้อมูลจากการแบ่งปันประสบการณ์ดังกล่าวไปเป็นไอเดียในการจัดอีเวนต์ในอนาคตได้อีกด้วย
อัดวิดีโอทุกกิจกรรม
คุณสามารถอำนวยความสะดวกให้กับผู้เข้าร่วมด้วยฟังก์ชันชมวิดีโอย้อนหลัง เพื่อให้ผู้เข้าร่วมดูหัวข้อที่สนใจหรือหัวข้อที่ยังไม่เข้าใจระหว่างร่วม hybrid event ผ่านวิดีโอย้อนหลังได้
หากคุณสนใจฟังก์ชันนี้ควรกำหนดเวลาที่สามารถดูวิดีโอได้หรือมีการเข้ารหัสเพื่อป้องกันการนำวิดีโอไปเผยแพร่ในวงกว้าง นอกจากนี้ ออร์แกไนเซอร์ยังสามารถนำวิดีโอดังกล่าวมาวิเคราะห์ว่าหัวข้อไหนที่ผู้เข้าร่วมสนใจ หรือกิจกรรมไหนที่สนุกสนานถูกใจผู้เข้าร่วม เพื่อนำไปใช้ในงานอีเวนต์ครั้งหน้า
บทส่งท้าย
เป็นที่แน่ชัดแล้วว่า งานอีเวนต์แบบ Hybrid เป็นสิ่งที่จะมาแน่นอนในปี 2023 นี้ และนอกจากแผนการโปรโมตหรือแพลตฟอร์มในการจัดงานที่ดีแล้ว ไอเดียกิจกรรมต่าง ๆ ของงานไฮบริดอีเวนต์ก็จะช่วยให้คุณรักษาความคึกคักและมีชีวิตชีวาของงานท่ามกลางผู้ร่วมงานเอาไว้ได้ในขณะที่อีเวนต์ดำเนินไป เพราะฉะนั้น เราอยากแนะนำให้คุณใช้เวลาเพิ่มเติมเกี่ยวกับการคิดเรื่องไอเดียและกิจกรรมให้มากขึ้น เพราะสิ่งนี้จะได้อะไรกลับมาในภายหลังอย่างแน่นอน
และถ้าคุณผู้อ่านต้องการเรียนรู้เกี่ยวกับเรื่องของอีเวนต์ประเภทไฮบริดเพิ่มเติม ว่าจะจัดงานออกมายังไงให้ออกมาได้ประสิทธิภาพมากที่สุด ทาง Happenn ก็กำลังมีโครงการให้คำปรึกษาเรื่องอีเวนต์ออนไลน์แบบฟรี ๆ ไม่เสียค่าใช้จ่ายอยู่ด้วย หากสนใจ สามารถจองคิวนัดหมายประชุมกับเราผ่านลิงก์นี้ได้เลยครับ