การจัดงานอีเวนต์แบบออนไซต์ (on-site) ไม่ใช่แค่การนำสิ่งต่างๆ มากองรวมกันในสถานที่จัดงาน แต่ยังรวมถึงการใช้เครื่องมือที่ถูกต้องในการส่งมอบประสบการณ์ที่ดีให้กับทุกๆ ฝ่ายที่เกียวข้องกับงานด้วย ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายออร์แกไนเซอร์ ทีมงานเบื้องหลัง หรือผู้ร่วมงานก็ตาม และเมื่อพูดถึง ‘เครื่องมือ’ ในที่นี่ เราหมายถึงเครื่องมือด้านเทคโนโลยีเป็นหลัก ไม่ว่าจะเป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้งานกับอุปกรณ์อย่างคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์มือถือก็ตาม
ในบล็อกนี้เราจะช่วยแนะนำคุณผู้อ่านในผ่านขั้นตอนต่างๆ ในการจัดงานอีเวนต์แบบมีซอฟต์แวร์ (และฮาร์ดแวร์ในบางจุด) ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดงาน ถ้าพร้อมแล้วเลื่อนลงไปด้านล่างต่อได้เลยครับ
คลิกเพื่อข้ามไปอ่านแต่ละช่วง:
ก่อนงานเริ่ม: การลงทะเบียนและ PR
1. เว็บไซต์/ระบบลงทะเบียน/อีเมล
ช่วงเตรียมงานอีเวนต์มีสิ่งที่ต้องทำเยอะพอตัว อย่างแรกคือเว็บไซต์ซึ่งเปรียบเสมือนสถานที่สำหรับใส่รายละเอียดทุกอย่างเกี่ยวกับงานลงไป รวมถึงใช้เป็นแพลตฟอร์มในการลงทะเบียนเข้างานล่วงหน้า เพื่อที่คุณและผู้ร่วมงานจะได้สามารถติดต่อกันได้ ไม่ว่าจะผ่านการส่งอีเมล SMS หรือช่องทางการติดต่ออื่นๆ ที่ผู้สมัครระบุไว้
2. ฟีเจอร์อื่นๆ
ถ้างานของคุณไม่ได้จัดคู่ไปกับงานออนไลน์ (หรือที่เรียกว่าไฮบริด) แค่เว็บไซต์ที่สามารถให้ข้อมูลได้ กับระบบลงทะเบียนก็น่าจะเพียงพอแล้ว ที่เหลือนอกจากนี้เป็นส่วนขยายที่จะมีหรือไม่มีก็ได้ ขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ เช่น ถ้างานมีการจำหน่ายบัตรด้วย ก็ควรจะเชื่อมต่อเว็บไซต์เข้ากับบริการ payment gateway และขายบัตรโดยตรงจากเว็บของคุณเองไปเลย ไม่จำเป็นต้องฝากขายกับแพลตฟอร์มภายนอกเหมือนที่ผ่านมา หรือจะใส่ฟีเจอร์อย่างแบบสอบถามออนไลน์เข้าไป เพื่อช่วยในการทำความรู้จักกับเพื่อนร่วมงานทั้งในช่วงก่อน ระหว่าง และหลังจัดงานด้วยก็ได้ หากคุณต้องการจะรับรู้สิ่งที่พวกเขาคิดอยู่ในใจโดยตรง
3. แอปพลิเคชันงานอีเวนต์
หรือถ้าอยากได้แบบแอดวานซ์ คุณอาจจะทำแอปพลิเคชันขึ้นมาซักแอป ใส่ทุกอย่างที่สามารถอำนวยความสะดวกให้กับผู้ร่วมงานที่มาถึงสถานที่จัดลงไปให้ครบ อาจจะไม่ใช่สิ่งจำเป็นแบบสุดๆ สำหรับปีนี้ (คือ มีหรือไม่มีก็ได้) แต่ในอนาคตจะกลายมาเป็นจุดขายรูปแบบหนึ่งของงานอีเวนต์อย่างแน่นอน
4. Data Management
ถ้าอินเทอร์เน็ตของคุณดีพอ การเชื่อมต่ออุปกรณ์ลงทะเบียนหน้างานกับฐานข้อมูลออนไลน์ก็ดูจะเป็นวิธีที่เข้าท่าที่สุดแล้ว แต่ถ้าไม่ การเตรียมข้อมูลเหล่านี้ไว้ในรูปแบบออฟไลน์พร้อมใช้ก็เป็นการเตรียมพร้อมสำหรับวันงานที่ไม่ควรมองข้ามเช่นกัน แต่ข้อเสียก็คืองานพวกนี้ต้องทำเองแบบแมนนวลเท่านั้น อย่าลืมเช็กให้ดีว่าอุปกรณ์เช็กอินเข้างานที่เตรียมไป พร้อมใช้เมื่อติดตั้งที่เคาเตอร์หน้างานเมื่อเวลามาถึง
วันงาน: ทำให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปอย่างราบรื่น
5. เฝ้าระวังอย่างใกล้ชิด
สิ่งที่ยากที่สุดของวันงานแตกต่างจากการเตรียมงานพอสมควร เพราะหนักไปการเฝ้าระวังเป็นหลัก ยกตัวอย่างเช่น ถ้าอุปกรณ์อย่าง iPad สำหรับเช็กอิน เครื่องปรินต์ป้ายห้อยคอทำงานได้ปกติ ก็ไม่มีปัญหาอะไร แต่ถ้าระบบถามตอบ Q&A ไม่ทำงานหลังจากที่บนเวทีพูดจบแล้ว ก็อาจจะเป็นปัญหาขึ้นมาได้
6. เทรนสตาฟให้แม่น
จากประสบการณ์ของเรา ความผิดพลาดในวันงานอีเวนต์มาจากการสื่อสารที่ไม่ครบถ้วนเป็นส่วนใหญ่ เพราะฉะนั้นการเทรนทีมงานของคุณจึงเป็นเรื่องสำคัญมากอันดับต้นๆ เลยก็ว่าได้ เรื่องแรกคือการใช้อุปกรณ์อำนวยความสะดวกในงานให้เป็นก่อน ไม่ว่าจะเป็นระบบเช็กอินหรือฟีเจอร์อื่นๆ ก็ตาม และถ้าไม่ต้องการให้เกิดเหตุไม่คาดฝันขึ้นที่หน้างาน หากมีเวลาเราแนะนำให้ทำคู่มือการใช้งานติดไว้กับตัวอุปกรณ์ด้วยแบบเหลือดีกว่าขาด นอกจากนี้ก็เป็นเรื่องของระเบียบการทำงานเป็นส่วนใหญ่ ว่าหากเกิดอะไรขึ้นแต่ละคนต้องจัดการยังไง ติดต่อใคร หัวหน้างานต้องทำให้เรามั่นใจได้ว่าทุกคนพร้อมทำงานแล้ว
7. อย่าลืมเตรียม Tech Support
การมีฝ่ายเทคนิคอยู่ด้วยที่หน้างานก็เป็นเรื่องจำเป็นไม่น้อยทีเดียว เพราะเราไม่สามารถคาดหวังให้สตาฟที่ดูแลจัดการเรื่องทั่วๆ ไปมาแก้ไขปัญหาเชิงเทคนิคให้เราได้ หลายครั้งเราจะเห็นว่าผู้จัดงานไม่ได้เตรียมพร้อมในส่วนนี้เพราะคิดว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น ซึ่งก็อาจจะดีไปหากไม่มีอะไรเกิดขึ้นที่หน้างาน แต่การตัดสินใจแบบนี้ก็ถือเป็นการลองเสี่ยงรูปแบบหนึ่งเหมือนกัน ซึ่งอาจจะทำให้คุณต้องเสียหายมากกว่าการลงทุนเตรียมพร้อมรับมือไว้ตั้งแต่แรกก็เป็นได้
8. เทสต์แล้วก็เทสต์อีก
เช็กให้แน่ใจว่าเซิร์ฟเวอร์ ซึ่งเป็นหัวใจหลักของระบบลงทะเบียน (และฟีเจอร์อื่นๆ)สามารถรับมือผู้คนในเวลาพร้อมๆ กันได้ตามที่คาดการณ์ไว้ ตรงนี้อาจจะต้องมีการพูดคุยเกี่ยวกับจำนวนผู้ร่วมงานคร่าวๆ กับทางลูกค้าเพื่อเอาจำนวนตรงนี้มาทำ Stress Test ซักสองสามครั้งให้แน่ใจว่าสุดท้ายระบบจะไม่ไปพังที่หน้างาน
หลังงาน: โอกาสสุดท้ายในการพูดคุยกับผู้ร่วมงาน
ช่วงหลังงานคือการใช้ประโยชน์จากเวลาที่มีให้คุ้มค่าที่สุด เราแนะนำว่าคุณอย่าเพิ่งจบงานของตัวเองลงพร้อมๆ กันกับตัวอีเวนต์ เพราะที่จริงคุณสามารถทำอะไรได้มากกว่านั้นแม้ว่าผู้ร่วมงานคนสุดท้ายจะกลับบ้านไปแล้วก็ตาม ส่วนใหญ่จะเป็นเกี่ยวกับเป้าหมายด้านการตลาดครับ
9. ส่งอีเมล (หรือ SMS) หาทุกคน
โดยปกติแล้ว ผู้จัดงานอีเวนต์จะส่งอีเมลไปหาผู้ร่วมงานตามแอดเดรสที่ลงทะเบียไว้เพื่อทำการขอบคุณ แต่ใจปัจจุบันนักการตลาดใช้จังหวะตรงนี้ทำอะไรมากกว่านั้น เช่นการแนบแบบสอบถาม หรือบางทีก็มีของขวัญเล็กๆ น้อยๆ พ่วงไปด้วย
ในกรณีแบบนี้ คุณอาจจะใช้อีเมลขอบคุณในการแนะนำอีเวนต์อื่นๆ ที่กำลังจะมาถึง ชวนให้สมัครติดตามอีเมลจดหมายข่าวจากคุณ หรือแนะนำให้ลองเข้าไปดูรายละเอียดต่างๆ บนเว็บไซต์หรือแอปพลิเคชัน เพื่อดึงให้คนเหล่านี้ยังอยู่กับเราต่อไปจนถึงงานครั้งหน้า เป็นต้น
10. ทำวิดีโอให้ชมย้อนหลัง
หรือ ถ้างานของคุณมีการถ่ายทอดสดให้ชมออนไลน์ผ่านเว็บไซต์/โซเชียลมีเดียด้วย คูณอาจจะนำวิดีโองานมาตัดต่อใหม่และอัปโหลดขึ้นไปให้ชมกันแบบ on-demand ย้อนหลัง วิธีนี้อาจจะช่วยให้สื่อสารถึงกลุ่มเป้าหมายที่ไม่ได้มาร่วมในวันงานได้เพิ่มขึ้นด้วย หรืออาจจะใช้วิธีขอไลฟ์พรีเซนเทชันต่างๆ จากสปีกเกอร์ที่มาขึ้นพูดในงาน เพื่อนำมาแจกจ่ายให้ดาวน์โหลดกันฟรีๆ (แลกกับการรับจดหมายข่าวทางอีเมลหรืออะไรก็ว่าไป)
โซลูชันที่เราอยากแนะนำ
Happenn มีโซลูชันเทคโนโลยีเพื่องานอีเวนต์ที่สามารถช่วยผู้จัดงาน หรือออร์แกไนเซอร์ให้สามารถจัดการอีเวนต์ต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณผู้อ่านสามารถดูรายละเอียดผลิตภัณฑ์ต่างๆ ของเราที่หน้า Products ได้ตามสะดวก หรือเลื่อนลงไปดูรายการด้านล่างตามที่เราสรุปไว้ให้คร่าวๆ ก็ได้เช่นกันครับ
ก่อนงาน:
ระหว่างงาน:
หลังงาน:
หรือติดต่อเราผ่านการกรอกแบบฟอร์มนี้เพื่อขอรายละเอียดเพิ่มเติม