ในโลกขององค์กร การจัดงานอีเวนต์คือหนึ่งในวิธีการที่จะพาคุณไปให้ถึงเป้าหมายทางธุรกิจที่วางไว้ ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่มกำลังใจให้พนักงาน เปิดตัวสินค้าหรือบริการใหม่ๆ ไปจนถึงการจัดงานฉลองความสำเร็จต่างๆ ซึ่งเรามักจะพูดอยู่บ่อยครั้งว่าการจัดงานอีเวนต์เหล่านี้ไม่ใช่แค่การรวมคนเข้ามาไว้ด้วยกันเท่านั้น แต่ยังมีหลายสิ่งที่คุณสามารถทำได้ เพื่อให้มั่นใจว่างานอีเวนต์ที่จัดจะมีประโยชน์กับคุณที่สุด สิ่งหนึ่งที่สามารถทำได้แน่นอนก็คือ การสำรวจความคิดเห็นหลังจบงาน หรือที่เรียกกันว่า Post-Event Survey
ปฏิเสธไม่ได้ว่า ข้อมูล คือสิ่งที่มีบทบาทสำคัญมากในการทำงานไม่ว่าคุณจะอยู่ในอุตสาหกรรมไหนก็ตาม ไม่ว่าจะเป็นการศึกษากลุ่มเป้าหมายหรือคู่แข่ง จะงานไหนก็จำเป็นต้องนำข้อมูลมาใช้ทั้งสิ้น และผู้ร่วมงานอีเวนต์ของคุณก็เป็นอีกหนึ่งแหล่งข้อมูลชั้นดี ที่คุณสามารถรับฟังและเก็บข้อมูลเชิงลึก หรือ Insight ได้อย่างตรงไปตรงมา เพื่อที่จะได้สามารถตัดสินใจโดยมีข้อมูลอ้างอิงที่มีคุณภาพต่อไปในอนาคตได้
ในบล็อกนี้เราจะพาคุณไปดูถึงความสำคัญของการทำแบบสอบถามหลังงานอีเวนต์และให้คำแนะนำเกี่ยวกับการเก็บความเห็นหรือข้อมูลจากผู้ร่วมงาน ให้ออกมามีประสิทธิภาพมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
ความสำคัญของการทำ Post-Event Survey
การทำแบบสอบถามหลังจบงานอีเวนต์เป็นเรื่องสำคัญ เพราะสิ่งนี้สามารถช่วยให้ผู้จัดงานถามสิ่งที่ต้องการรู้จากผู้ร่วมงานได้โดยตรง
ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดก็เช่นการฟังความเห็นจากพนักงานที่มีต่อบริษัท เพื่อที่จะได้เห็นคำตอบชัดๆ ว่าควรจะพัฒนาองค์กรไปในทิศทางไหนต่อ ให้ผู้คนมีความสุขในการทำงานต่อไป หรือจะบอกว่าใช้การฟังความเห็นเหล่านี้เพื่อนำทางว่าธุรกิจควรจะดำเนินไปในทิศทางใดต่อ เป็นต้น
กำหนดเป้าหมายในการทำให้ชัดเจน
เหนือสิ่งอื่นใด ก่อนจะเริ่มต้นลิสต์คำถามสำหรับทำ Survey คุณควรเริ่มจากการตั้งเป้าหมายให้ชัดเจนว่าต้องการรู้เรื่องอะไรจากอีกฝ่าย เพื่อให้ได้คำถามที่มีประสิทธิภาพ เพราะคำถามแบบสอบถามที่คิดมาอย่างดี จะช่วยคัดครองข้อมูลให้คุณได้ Insight ที่มีคุณภาพมากกว่าเมื่อถึงเวลาต้องนำชุดข้อมูลที่ได้มาตีความ
ลองคิดภาพตามว่า คุณกำลังจะจัดงานเปิดตัวสินค้าใหม่ของบริษัท สิ่งที่องค์กรควรทราบจากผู้ร่วมงานก็ไม่ควรเป็นเรื่องคุณภาพของอาหารและเครื่องดิ่มในงาน แต่เป็นความเข้าใจและความสนใจต่อตัวสินค้าที่นำเสนอไป เพื่อที่จะได้เห็นให้ชัดขึ้นว่าคนกลุ่มไหนดูมีแนวโน้มจะซื้อหรือใช้บริการ กลุ่มไหนยังไม่สนใจ และทำไมถึงยังไม่สนใจ เพื่อที่คุณจะได้ตัดสินใจได้ว่าจะทำการตลาดกับคนแต่ละกลุ่มอย่างไรดี เป็นต้น
ออกแบบคำถาม Post-Event Survey ให้มีประสิทธิภาพ
คำถาม คือปัจจัยที่สำคัญที่สุดที่ต้องให้ความสำคัญในการทำแบบสอบถาม หลักการเดียวที่ต้องยึดไว้ให้มั่นคือพยายามทำให้ตัวคำถามที่ความอคติ (Bias) น้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เราเข้าใจดีว่า เสียงตอบรับเชิงบวก คือสิ่งที่ทุกคนอยากได้ยิน แต่ในการทำ Survey แล้ว ข้อมูลที่มีความตรงไปตรงมาและปราศจากอคติจะสามารถให้ประโยนช์กับคุณได้มากกว่าในท้ายที่สุด
เราแนะนำให้ใช้เวลากับการทำความเข้าใจผู้ร่วมงาน กลุ่มเป้าหมายของคุณเอง ไม่ว่าจะเป็นความสนใจของพวกเขา และรวมถึงข้อมูลที่พวกเขาน่าจะช่วยตอบให้กับเราได้ หลังจากนั้นจึงเริ่มต้นลิสต์คำถามออกมาให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ก่อนจะตัดคำถามออกให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ (ยิ่งแบบสอบถามสั้นมาก ก็จะยิ่งทำให้อัตราการทำแบบสอบถามสำเร็จ หรือ Completion Rate สูงตามไปด้วย)
ดูตัวอย่างคำถามในการทำ Survey สำหรับงานอีเวนต์ที่น่าสนใจจาก Happenn ได้ที่บทความนี้
และเมื่อคุณได้คำถามที่ใช่สำหรับแบบสอบถามของคุณแล้ว ก็จะมาถึงขั้นตอนการนำเสนอออกไปให้ผู้ร่วมงานอีเวนต์ได้เห็น บางคำถามเช่น เพศ หรือย่านที่อยู่อาศัยของผู้ร่วมงาน อาจทำออกมาได้รูปแบบของเมนูแบบ Drop Down ก็ได้ แต่ในขณะเดียวกันคำถามเกี่ยวกับความถึงพอใจ (Satisfaction Rate) ก็อาจทำออกมาในรูปแบบของสเกล 1 ถึง 10 ให้เลือกคะแนนแทน หรือหากต้องการคำตอบที่ชัดเจนเพียงข้อเดียวจากผู้ร่วมงาน การทำเป็น Radio Button ก็เป็นอีกวิธีการที่น่าสนใจ
จังหวะการปล่อยแบบสอบถาม
ที่จริงแล้วการทำ Survey สามารถทำตอนไหนก็ได้ ยกตัวอย่างเช่น การทำ Pre-Event (ก่อนงานเริ่ม) เพื่อดูว่าการตลาดที่ทำไปเพื่อโปรโมตงานก่อนหน้านี้เป็นอย่างไร หรือการทำ Survey ระหว่างที่อีเวนต์กำลังดำเนินไปก็อาจช่วยคุณได้มาก หากมีการวางกลยุทธ์มาอย่างดี ส่วนการทำ Post-Event Survey นับว่าเป็นหนึ่งในโอกาสสุดท้ายที่คุณจะได้สื่อสารกับผู้ร่วมงาน เพื่อฟังความเห็นจากพวกเขา ก่อนที่จะเริ่มหลงลืมรายละเอียดเมื่อเวลาผ่านไป
การปล่อยแบบสอบถามออกไปสามารถทำได้หลายวิธี โดยทั่วไปแล้วมักใช้การส่งอีเมลแบบ Blasting (หรืออาจเป็นการส่ง SMS ชวนให้ทำ) หลังงานจบ ซึ่งอาจจะเป็นในคืนนั้นๆ ทันทีหรือจะเป็นวันถัดไปก็ได้เช่นกัน แต่ไม่ควรนานเกินไปเนื่องจากผู้ร่วมงานอาจหลงลืมรายละเอียดไปได้ หรือถ้างานอีเวนต์ของคุณมีการทำแอปพลิเคชันสำหรับมือถือ ก็เป็นอีกช่องทางที่นำมาใช้ได้เช่นกัน และอีกวิธีก็คือการติดตั้ง QR Code ไว้ให้แสกนกันภายในงาน อาจจะเป็น ณ ประตูทางออก ที่เคาเตอร์ในจุดต่างๆ ของงาน หรือโชว์บนจอเวทีหลักก็ได้เช่นกัน
ปัจจัยสำคัญเรื่องหนึ่งที่ไม่ควรมองข้ามคือ จังหวะเวลา (Timing) เพราะเนื่องด้วยผู้คนสามารถหลงลืมรายละเอียดต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว เพราะฉะนั้นยิ่งเราสามารถทำ Survey ได้เร็วแค่ไหน ยิ่งดีเท่านั้น อย่างที่เราบอกไปข้างต้นว่าสามารถทำได้ทันที และไม่ควรทิ้งไว้เกินหนึ่งวัน
การกระตุ้นให้ผู้คนอยากร่วมทำแบบสอบถาม
และอีกหนึ่งปัจจัยสำคัญระหว่างการจัดเตรียมแบบสอบถามก็คือ วิธีจะดึงให้คนเข้ามามีส่วนร่วมกับตัวแบบสอบถามนี้ให้ได้
แต่ก็มีหลายปัจจัยที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้แน่ใจว่าจะมีคนเข้ามาทำแบบสอบถามจริงๆ ทั้งเรื่อง Timing ที่กล่าวถึงไปก่อนหน้า การแจ้งเตือน การสื่อสารที่ชัดเจน หรือการให้ของตอบแทนเล็กๆ น้อยๆ เช่นโค้ดส่วนลดสำหรับงานอีเวนต์ครั้งต่อไป หรือส่วนลดสำหรับซื้อสินค้าของสปอนเซอร์ในงาน เป็นต้น รวมถึงการให้สิทธิ์ในการลุ้นรับรางวัล Lucky Draw หลังจากร่วมทำแบบสอบถามก็เป็นอีกหนึ่งกลยุทธ์ที่สามารถดึงให้คนเข้ามาร่วมกิจกรรมได้
ความเป็นส่วนตัวของข้อมูล
สำหรับการทำงานด้านข้อมูลในปัจจุบัน เรื่องความเป็นส่วนตัว (Privacy) และจริยธรรม (Ethics) ในการเก็บข้อมูล ก็เป็นอีกเรื่องที่มองข้ามไม่ได้เช่นกัน ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็นหัวข้อหลักๆ ได้สองมุม คือในมุมขององค์กร (Organizational) เช่นการดูให้แน่ใจว่าวิธีการเก็บข้อมูลในแบบสอบถามของคุณสอดคล้องกับกฎหมายด้านความเป็นส่วนตัวอย่าง GDPR ของสหภาพยุโรป หรือสอดคล้องกับกฎหมายเฉพาะของแต่ละประเทศ (เช่น PDPA ของประเทศไทย) หรือไม่ เป็นต้น
และอีกส่วนเป็นเชิงเทคนิค (Technical) ด้านซอฟต์แวร์เป็นหลัก เช่นความปลอดภัยของเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้
เพราะหลายคนอาจไม่ยินดีจะให้ข้อมูล หากไม่มั่นใจว่าข้อมูลที่มอบให้จะถูกเก็บไว้อย่างมิดชิดเป็นส่วนตัว และถูกใช้เฉพาะในจุดประสงค์หลักของตัวแบบสอบถามที่แจ้งไว้เท่านั้น
เพราะ Post-Event Survey คืออีกหนึ่งปัจจัยสำคัญในการเก็บ Insight คุณภาพจากผู้ร่วมงานอีเวนต์
กล่าวโดยสรุป การทำแบบสอบถามหลังงานอีเวนต์ นับว่าเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากสำหรับผู้จัดงานอีเวนต์ที่เป็นองค์กร ไม่ว่าจะเป็นในการพัฒนางานอีเวนต์ให้ดีขึ้น หรือช่วยให้ธุรกิจเดินไปถึงเป้าหมาย ข้อมูล เสียงตอบรับต่างๆ ที่ได้มาสามารถใช้ประกอบการตัดสินใจในอนาคตได้
ทำให้งานอีเวนต์ของคุณเป็นได้มากกว่า ด้วย Tech Solution สำหรับงานอีเวนต์จาก Happenn
หากคุณกำลังมองหาวิธียกระดับงานอีเวนต์ให้ขึ้นไปอีกขั้น Happenn สามารถเป็นคนคนนั้นให้คุณได้ ด้วย Event Tech Solution จำนวนมาก ตั้งแต่ระบบ Survey ที่ทรงพลัง ไปจนถึงแพลตฟอร์มลงทะเบียนร่วมงานที่ทำงานได้อย่างลื่นไหล หรือแม้แต่แอปพลิเคชันเช็กอินหน้างานที่มีประสิทธิภาพ
ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้จัดอีเวนต์ระดับองค์กร หรือออร์แกไนเซอร์ ซอฟต์แวร์ของเราก็ออกแบบมาเพื่อช่วยให้คุณสามารถจัดการงานอีเวนต์ให้ดำเนินไปได้อย่างราบรื่น และช่วยเก็บข้อมูลที่มีคุณภาพจากผู้ร่วมงานให้คุณได้
สามารถติดต่อเราได้ที่หน้า Contact Us หรือส่งอีเมลหาเราโดยตรงได้ทาง hello@happenn.com แล้วเราจะ Make It Happen ให้คุณเองครับ