ไฮบริดอีเวนต์ (Hybrid Event) เป็นที่สนใจขององค์กรที่อยากจัดงานอีเวนต์ที่ครอบคลุมกลุ่มเป้าหมายเป็นวงกว้าง ทั้งผู้ร่วมงานในสถานที่จัดงานจริงและผู้ร่วมงานแบบออนไลน์ อีเวนต์ประเภทนี้จะช่วยให้คุณรวบรวมผู้ร่วมงานจากหลากหลายสถานที่ และส่งมอบประสบการณ์ที่ดีน่าจดจำให้กับพวกเขาได้เป็นอย่างดี
แต่ความท้าทายของการจัดไฮบริดอีเวนต์ ก็คือการที่คุณจะต้องทำให้แน่ใจว่าผู้ร่วมงานฝั่งออนไลน์และหน้างานจะได้ประสบการณ์ร่วมกันแบบไร้รอยต่อ ซึ่งการจะทำให้จุดนี้ออกมาดีได้ ก็จำเป็นจะต้องมีการวางแผน เตรียมตัว และการใส่ใจในรายละเอียดเป็นอย่างมาก
บทความชิ้นนี้จะช่วยทำหน้าที่เป็นเช็กลิสต์ให้คุณสามารถเตรียมการสำหรับการวางแผน และจัดงานไฮบริดอีเวนต์ให้ออกมาประสบความสำเร็จได้ในท้ายที่สุดครับ
Checklist: เตรียมตัวก่อนจัดงาน ไฮบริดอีเวนต์
การวางแผนงานไฮบริดอีเวนต์
เมื่อพูดถึงงานอีเวนต์ประเภทไฮบริด มีหลายเรื่องที่คุณจำเป็นจะต้องพิจารณาตั้งแต่ช่วงแรกๆ ของการวางแผน หนึ่งคือการวางเป้าหมายที่ชัดเจน รวมถึงวิธีการวัดผลความสำเร็จของงาน
ขั้นตอนด้านล่างนี้จะช่วยให้งานไฮบริดอีเวนต์ของคุณดำเนินไปได้อย่างราบรื่น และช่วยให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องบรรลุจุดประสงค์ของงานได้ดียิ่งขึ้นครับ:
การเตรียมตัวเรื่องสถานที่
การจัดงานไฮบริดอีเวนต์ยังคงมีเรื่องสถานที่เข้ามาเกี่ยวข้อง เพราะฉะนั้นการเลือกสถานที่จึงยังเป็นปัจจัยสำคัญสำหรับการทำงานให้ออกมาดีและประสบความสำเร็จ เรื่องแรกคือการกำหนดว่าจะจัดที่ไหน หาคิวว่าง ดูความสะดวกในการเดินทาง เพราะสถานที่นั้นอาจจะไม่ว่างให้เราก็ได้
ขั้นตอนด้านล่างจะช่วยให้คุณสามารถเตรียมการเรื่องสถานที่สำหรับจัดงาน Hybrid Event ได้เข้าที่เข้าทางตั้งแต่เริ่มต้นครับ:
การเตรียมงานฝั่งออนไลน์
การจะจัดงานไฮบริดอีเวนต์ให้ออกมาประสบความสำเร็จ การเลือกซอฟต์แวร์ในการรันงานก็เป็นปัจจัยสำคัญมากอีกหนึ่งเรื่อง ซอฟต์แวร์ประเภท all-in-one สำหรับงานอีเวนต์ที่ทำได้ครอบคลุมหลายเรื่องจะช่วยทำให้ขั้นตอนการเตรียมงานสามารถดำเนินไปได้อย่างไม่มีสะดุด และรวมถึงเรื่องการประสานงานที่จะทำออกมาได้ดียิ่งกว่าด้วย
และอีกเรื่องที่สำคัญก็คือจะต้องทำให้ผู้ร่วมงานออนไลน์สามารถเข้าถึงเนื้อหาต่างๆ ได้ไม่ต่างจากกลุ่มที่ไปร่วมงานในสถานที่จัดงาน
หากลิสต์ออกมาเป็นข้อๆ จะได้ขั้นตอนในการเตรียมซอฟต์แวร์จัดงานฝั่ง Hybrid/Virtual Event ประมาณนี้ครับ:
เตรียมตัวทีมงานให้พร้อม
เป็นเรื่องจำเป็นอย่างมากที่งานไฮบริดอีเวนต์จะต้องมีทีมงานที่พร้อมทำหน้าที่ ถือเป็นไฟต์บังคับเลยก็ว่าได้ในการชี้แจงให้ทีมงานของคุณเข้าใจบทบาท และความสำคัญในหน้าที่ต่างๆ ของพวกเขาในภาพใหญ่หรือ Big Picture ของงาน ว่าทำไมถึงขาดพวกเขาไม่ได้
และการมีรายการ Agenda ของงานอย่างละเอียด ซึ่งระบุว่าอะไรจะเกิดขึ้นเมื่อไหร่ก็จะช่วยให้ทีมงานของคุณเข้าใจ และรู้ว่าจะต้องทำอะไรในช่วงเวลาไหนของงานได้ดียิ่งขึ้น เพื่อทำให้งานออกมาราบรื่นขึ้น ซึ่งงานของสตาฟก็อาจจะรวมถึงทั้งการติดตั้งอุปกรณ์ ดูแลผู้ร่วมงาน ไปจนถึงการจัดการปัญหาเชิงเทคนิคที่เกิดขึ้น
สามารถลิสต์แผนการเตรียมทีมงานสำหรับงานไฮบริดอีเวนต์ออกมาเป็นข้อๆ ได้ดังนี้ครับ:
การทำงานร่วมกับผู้บรรยาย
และการจะทำงานไฮบริดอีเวนต์ให้ออกมาดี ก็จะมีเรื่องของการสนับสนุนผู้บรรยาย (Speaker) หรือผู้จัดแสดงสินค้า (Exhibitor) เข้ามาเกี่ยวข้องด้วย จำเป็นอย่างมากที่จะต้องช่วยอำนวยความสะดวกให้พวกเขาในการใช้แพลตฟอร์มของงาน เตรียมทีมงานไว้คอยดูแล รวมถึงมีทีม Tech Support คอยจัดการปัญหาเชิงเทคนิคที่อาจเกิดขึ้นได้
ด้านล่างเป็นรายการสิ่งที่ควรทำในการเตรียมตัวกับ Speaker และ Exhibitor ของงานครับ:
บทสรุป
การจะเตรียมงานและจัดงานไฮบริดอีเวนต์ให้ออกมาประสบความสำเร็จ เป็นเรื่องที่ท้าทายเป็นอย่างมาก แต่ก็ไม่ใช่ว่าจะเป็นเป้าหมายที่คุณไม่สามารถไปถึงได้ หากมีการวางแผน การเตรียมตัวที่ดี และการใส่ใจในรายละเอียดต่างๆ ในทุกแง่มุม
เช็กลิสต์ที่เรานำเสนอไปอาจไม่ได้เป็นโซลูชันที่จะช่วยได้กับงานอีเวนต์ทุกงานแบบร้อยเปอร์เซ็นต์ แต่ก็เป็นการตั้งต้นความคิดให้เป็นระบบระเบียบละจะช่วยให้คุณวางแผนงานได้ง่ายขึ้น หากสิ่งเหล่านี้ยังดูวุ่นวายหรือยากเกินไปสำหรับคุณ เราแนะนำให้ลองปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านงานอีเวนต์แบบเฉพาะทาง ซึ่งเรื่องนี้ทาง Happenn ก็สามารถช่วยคุณจัดงานไฮบริดอีเวนต์ที่ประสบความสำเร็จออกมาได้เช่นกัน ไม่ว่าจะเป็นในแง่ของการเข้าถึงผู้ร่วมงานที่เป็นวงกว้าม หรือประสบการณ์ที่ไร้รอยต่อ
สนใจสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม ติดต่อ Happenn ได้ผ่านแบบฟอร์มของเราที่ลิงก์นี้ครับ ยินดีให้บริการ