การวางแผนและจัดเตรียมงานอีเวนต์ที่จำเป็นต้องทั้งใส่ใจรายละเอียด ตัดสินใจอย่างมีกลยุทธ์ และเข้าใจความคาดหวังของผู้ร่วมงาน ซึ่งระหว่างทางของการไปสู่ความสำเร็จของงานอีเวนต์ บางท่านก็อาจมองข้ามความสำคัญของเครื่องมือดีๆ อย่างแบบสอบถาม (Survey) ไป เจ้าเครื่องมือที่ดูเรียบง่ายแต่ทรงพลังชิ้นนี้ คือสิ่งที่จะช่วยให้ผู้จัด หรือออร์แกไนเซอร์ของงานอีเวนต์สามารถเข้าถึงข้อมูลเชิงลึก (Insights) ดีๆ ซึ่งนำมาช่วยพัฒนากลยุทธ์ในการจัดงาน พัฒนาประสบการณ์ของผู้ร่วมงาน รวมถึงช่วยพางานอีเวนต์ของคุณไปให้ถึงความสำเร็จที่ตั้งเป้าไว้ได้
แบบสอบถามมีบทบาทสำคัญมากในการเก็บฟีดแบ็กและวัดผลความสำเร็จของงานอีเวนต์ เพราะคำถามเหล่านี้จะทำหน้าที่เป็นสะพานเชื่อมระหว่างผู้จัดและออร์แกไนเซอร์ของงานเข้ากับความเห็นที่มีประโยชน์ ความชอบต่างๆ รวมถึงการสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้ร่วมงาน การถามคำถามที่ถูกต้องจะช่วยให้คุณรับรู้ถึงความพึงพอใจของผู้ร่วมงาน รู้ว่าจะต้องปรับปรุงส่วนไหน และเข้าถึงข้อมูลเชิงลึกที่ซ่อนอยู่และอาจถูกมองข้ามได้ง่าย และในทางกลับกัน การทำแบบสอบถามที่คิดคำถามออกมาไม่ดี หรือไม่พร้อม ก็สามารถนำไปสู่การได้ข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์แบบ และทำให้ไม่สามารถหาข้อสรุปที่แม่นนำ ซึ่งนำไปสู่การตัดสินใจผ่านชุดข้อมูลที่ได้รับมาอย่างมีประสิทธิภาพได้
เนื้อหาด้านล่างในบล็อกนี้จะพาคุณไปดูว่าชุดคำถามสำหรับแบบสอบถามงานอีเวนต์ ทั้งสำหรับช่วงเวลา ก่อน และหลังงานอีเวนต์ เพื่อให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกที่มีประโยชน์สูงสุดจากผู้ร่วมงาน และทำให้การตัดสินใจสำหรับงานอีเวนต์ในอนาคตครั้งต่อไปออกมาดีขึ้น
คำถาม Pre-Event Survey: การปูทางสู่ความสำเร็จของงานอีเวนต์
ความสำเร็จของงานอีเวนต์ขึ้นอยู่กับการวางแผน และการดำเนินการอย่างระมัดระวัง และปัจจัยหนึ่งที่สำคัญในขั้นตอนนี้ก็คือการทำความเข้าใจความต้องการ และความชอบของผู้ร่วมงานของคุณ
คำถาม Pre-Event คือรากฐานของการสร้างประสบการณ์งานอีเวนต์ที่สะท้อนความต้องการของผู้ร่วมงาน การถามคำถามที่ถูกต้องก่อนงานอีเวนต์เริ่มจะทำให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกที่มีประโยชน์ ซึ่งทำให้คุณสามารถปรับงานอีเวนต์ให้ตรงกับความต้องการของผู้ร่วมงานแบบเฉพาะเจาะจงยิ่งขึ้นได้
ในหัวข้อนี้ เราจะพาคุณไปดูความสำคัญของการถามคำถามในแบบสอบถามช่วงก่อนเริ่มงานอีเวนต์ ประโยชน์ที่จะได้รับ และคำตอบว่าคำถามเหล่านี้สามารถช่วยให้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถส่งมอบประสบการณ์ที่น่าจดจำให้ผู้ร่วมงานได้อย่างไร
1. เหตุผลในการตัดสินใจเข้าร่วมงานครั้งนี้?
คำถามนี้จะช่วยให้ผู้จัดงานเข้าใจแรงขับเคลื่อนและความสนใจของผู้ร่วมงาน โดยตัวข้อมูลที่ได้มาจะทำให้เราได้ทราบว่าปัจจัยไหนของงานอีเวนต์ที่เป็นตัวดึงดูดผู้ร่วมงาน ซึ่งจะทำให้ผู้จัดงานสามารถพัฒนาปรสบการณ์ของงานให้ตอบโจทย์ความคาดหวังได้มากขึ้น
2. ทราบข่าวการจัดงานอีเวนต์นี้ได้อย่างไร?
คำถามนี้จะทำให้ผู้จัดงานได้เห็นผลลัพธ์ในการทำการตลาดและการโปรโมตงานอีเวนต์ ช่วยให้เห็นภาพชัดขึ้นว่าช่องทางหรือแพลตฟอร์มไหนที่ส่งข่าวให้ผู้ร่วมงานได้มากที่สุด ซึ่งจะทำให้ผู้จัดงานสามารถปรับกลยุทธ์ในการทำแคมเปญการตลาดในอนาคตได้ดียิ่งขึ้น
3. เคยเข้าร่วมงานอีเวนต์ประเภทนี้มาก่อนหรือไม่?
คำถามนี้ตั้งขึ้นเพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับประสบการณ์ของงานอีเวนต์ประเภทเดียวกันในหมู่ผู้ร่วมงาน ข้อมูลเชิงลึกที่ผู้จัดงานได้รับจากคำถามนี้ จะทำให้ผู้จัดงานสามารถปรับเนื้อหาและกิจกรรมให้เหมาะสมและตอบโจทย์ได้ผู้ร่วมงานที่มีความคุ้นเคยกับงานอีเวนต์ในระดับที่แตกต่างกันได้อย่างเหมาะสม
4. คาดหวังอะไรจากงานอีเวนต์ครั้งนี้?
การทำความเข้าใจความคาดหวังของผู้ร่วมงาน เป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถส่งมอบคุณค่าและประสบการณ์ที่น่าพึงพอใจให้กับผู้ร่วงานได้ คำถามนี้จะช่วยในการหาว่าผู้ร่วมงานต้องการผลลัพธ์แบบไหน หรือประสบการณ์แบบไหนจากงาน ทำให้ผู้จัดงานสามารถปรับเปลี่ยนโปรแกรมงานให้ตอบโจทย์ความคาดหวังเหล่านี้ได้
5. สนใจเนื้อหาใดของงานเป็นพิเศษ?
ผู้จัดงานอีเวนต์สามารถหาคำตอบว่าหัวข้อหรือห้องสัมมนาห้องไหนในโปรแกรมการจัดงานได้รับความสนใจมากที่สุดได้ผ่านการถามคำถามนี้ในแบบสอบถาม ข้อมูลจุดนี้จะช่วยให้คุณสามารถปรับทรัพยากรที่มีในงานไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถสร้างเนื้อหาที่ Engage ได้มากกว่า และเป็นการทำให้แน่ใจว่าผู้ร่วมงานจะได้รับสิ่งที่ต้องการอย่างแท้จริง
6. ท่านเดินทางมาจากจังหวัดอื่นหรือไม่?
คำถามนี้จะช่วยให้ผู้จัดงานสามารถระบุได้ว่าผู้ร่วมงานที่เดินทางมาไกลมีมากน้อยแค่ไหน ซึ่งจะทำให้สามารถจัดการงานต่างๆ ออกมาได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เช่นการให้รายละเอียดวิธีการเดินทาง แนะนำที่พักใกล้สถานที่จัดงาน หรือข้อมูลที่จำเป็นสำหรับผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับสถานที่จัดงาน
7. ท่านสนใจเกี่ยวกับโอกาสในการสร้างเน็ตเวิร์กในงานอีเวนต์ครั้งนี้หรือไม่?
คำถามนี้จะช่วยให้ผู้จัดงานสามารถวัดความสนใจเกี่ยวกับเรื่อง Networking ภายในงาน และวางแผนกิจกรรมช่วงนี้ได้อย่างเหมาะสม ซึ่งการทราบข้อมูลส่วนนี้จะทำให้คุณสามารถสร้างที่จัดงานที่สภาพแวดล้อมเอื้อต่อการสร้างเครือข่าย และเปิดโอกาสให้ธุรกิจไปต่อได้ง่ายขึ้น
8. คุณชอบกิจกรรมประเภทไหนในงานมากที่สุด (เช่น เวิร์กช็อป วงเสวนา หรือ Networking)?
การทำความเข้าใจว่าผู้ร่วมงานชอบกิจกรรมแบบไหนมากกว่ากัน จะทำให้ผู้จัดงานสามารถปรับโปรแกรมงานให้มีสิ่งเหล่านี้รองรับตามความต้องการของผู้ร่วมงานได้อย่างเหมาะสม คำถามนี้จะช่วยให้ผู้จัดงานสร้างได้ทั้งกิจกรรมที่หลากหลาย และทำให้กิจกรรมต่างๆ น่าสนใจมากยิ่งขึ้น
คำถาม Post-Event Survey: เส้นทางสู่การพัฒนางานอีเวนต์ครั้งถัดไป
การสิ้นสุดลงของงานอีเวนต์ คือจุดเริ่มต้นของการทำงานในเฟสถัดมา นั่นก็คือการทบทวนสิ่งที่เกิดขึ้น วิเคราะห์เสียงตอบรับของงาน และมองหาจุดที่ควรปรับปรุงสำหรับครั้งต่อไป
การส่งแบบสอบถามหลังงานอีเวนต์เป็นเรื่องสำคัญมากสำหรับขั้นตอนนี้ เพราะจะทำให้ผผู้จัดงานสามารถเก็บข้อมูลเชิงลึกที่มีประโยชน์จากมุมมองของผู้ร่วมงาน รวมถึงได้ทราบความพึงพอใจของงานในภาพรวมด้วย คำถามเหล่านี้ทำหน้าที่เป็นเหมือนเข็มทิศบอกทางให้ผู้จัดงานสามารถปรับปรุงกลยุทธ์ในการจัดงาน และทำให้งานอีเวนต์ครั้งต่อไปออกมาดียิ่งขึ้น
ในหัวข้อนี้ เราจะเจาะลึกลงไปที่คำถามสำหรับช่วง Post-Event โดยเฉพาะ เพื่อดูว่าประโยชน์อะไรบ้างที่คุณจะได้รับ และคำถามเหล่านี้สามารถช่วยให้ผู้จัดงานสามารถเรียนรู้จากสิ่งที่เกิดขึ้น และกรุยทางไปสู่ความสำเร็จในอนาคตต่อไปได้อย่างไร
9. ท่านพึงพอใจกับงานอีเวนต์ครั้งนี้โดยรวมมากแค่ไหน?
คำถามนี้เป็นการประเมินความพึงพอใจโดยรวมที่ผู้ร่วมงานมีต่องานอีเวนต์ครั้งนี้ ซึ่งเป็นการวัดแบบกว้างๆ เกี่ยวกับประสบการณ์ที่ผู้ร่วมงานได้รับ รวมถึงสามารถใช้เป็นตัวชี้วัดความสำเร็จของงานจากมุมมองของผู้ร่วมงานได้อีกด้วย
10. งานอีเวนต์ครั้งนี้ตรงกับความคาดหวังของท่านหรือไม่?
การถามคำถามนี้จะทำให้ผู้จัดงานสามารถวัดผลได้ว่างานอีเวนต์เป็นไปตามที่ผู้ร่วมงานคาดหวังหรือไม่ ซึ่งจะช่วยให้สามารถระบุขอบเขตของงาน ว่าจุดไหนทำออกมาได้ดี และจุดไหนยังคงต้องทำการปรับปรุงต่อไป
11. จุดไหนที่ท่านชื่นชอบที่สุดในงานอีเวนต์ครั้งนี้?
คำถามประเภท Open-Ended ข้อนี้เป็นการเปิดให้ผู้ร่วมงานแบ่งปันช่วงเวลา ประสบการณ์ หรือมุมมองที่ชอบที่สุดเกี่ยวกับงานออกมา ซึ่งจะช่วยให้ผู้จัดงานได้รับข้อมูลเชิงลึกที่ช่วยให้สามารถมองเห็นได้ชัดขึ้นว่า ส่วนไหนของงานอีเวนต์ที่มีผลในทางบวกในหมู่ผู้ร่วมงานมากที่สุด
12. ท่านรู้สึกว่าเนื้อหาในงานตอบโจทย์หรือไม่?
คำถามนี้พุ่งเป้าไปที่การวัดผลผ่านมุมมองของผู้ร่วมงาน ว่าเนื้อหาของงานตรงตามความสนใจ หรือสามารถดึงความสนใจของพวกเขาให้อยู่กับงานได้หรือไม่ ซึ่งการถามเรื่องนี้จะช่วยให้ผู้จัดสามารถประเมินได้ว่าเนื้อหาที่เตรียมไว้มีประสิทธิภาพมากแค่ไหน
13. ให้คะแนน Speaker ของงานเท่าไหร่?
คำถามนี้เป็นการประเมินการทำงานของผู้บรรยายในงานอีเวนต์จากมุมมองของผู้ร่วมงาน ซึ่งเสียงตอบรับตรงนี้จะทำให้ผู้จัดงานอีเวนต์ได้ทราบเกี่ยวกับความสามารถของผู้ที่เลือกมาแบ่งปันความเชี่ยวชาญหรือประสบการณ์ในงานว่าออกมาดีมากน้อยแค่ไหน
14. สถานที่จัดงานและสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ ตอบโจทย์หรือไม่?
คำถามนี้เป็นการประเมินว่าสถานที่จัดงานอีเวนต์ครั้งดังกล่าว รวมถึงสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ ภายในงานถูกจัดเตรียมไว้อย่างเหมาะสมหรือไม่ ไม่ว่าจะเป็นการจัดเตรียมเก้าอี้ที่นั่งในงาน คุณภาพของอุปกรณ์เครื่องเสียง หรือสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ ซึ่งจะช่วยให้ผู้จัดงานสามารถวัดผลในภาพรวมด้วยว่าได้อำนวยความสะดวกผู้ร่วมงานอย่างดีหรือไม่ อย่างไร
15. งานอีเวนต์ครั้งนี้ให้ประโยชน์ด้าน Networking เพียงพอหรือไม่?
เรื่อง Networking Opportunity ถือเป็นปัจจัยสำคัญมากสำหรับงานอีเวนต์หลายๆ งาน และคำถามนี้ก็เป็นการเปิดให้ผู้ร่วมงานได้แสดงความเห็นเกี่ยวกับเรื่องนี้ทั้งในเชิงคุณภาพและปริมาณไปพร้อมๆ กัน ซึ่งจะช่วยให้ผู้จัดงานเข้าใจได้ว่าจำเป็นจะต้องมีกิจกรรมเหล่านี้เพิ่มขึ้นหรือไม่ หรือจำเป็นจะต้องปรับปรุงงานไปทางไหน
16. งานอีเวนต์ครั้งนี้ช่วยให้คุณบรรลุจุดประสงค์ของการร่วมงานหรือไม่?
การถามคำถามนี้จะทำให้ผู้จัดงานสามารถวัดผลได้ว่า ตัวงานอีเวนต์ตอบโจทย์ตามเป้าหมายของผู้ร่วมงานมากน้อยแค่ไหน คำถามนี้จะช่วยให้ผู้จัดงานได้เสียงตอบรับที่เป็นประโยชน์ในมุมที่ว่า ตัวงานอีเวนต์มีบรรลุผลในการส่งมอบประสบการณ์ตามโจทย์ของตัวเองตามความต้องการแบบเฉพาะเจาะจงของผู้ร่วมงานได้หรือไม่
17. ท่านมีแนวโน้มจะร่วมงานอีเวนต์ที่จัดโดยทีมงาน/บริษัทเดิมมากน้อยแค่ไหน?
คำถามนี้เป็นการประเมินว่าผู้ร่วมงานยังสนใจจะมาร่วมงานที่จัดโดยทีม หรือบริษัทของคุณอยู่อีกหรือไม่ ซึ่งช่วยให้ผู้จัดงานสามารถว้ดผลได้ว่า ความภักดีต่อแบรนด์ หรือ Brand Loyalty และความพึงพอใจของผู้ร่วมงานที่มีแนวโน้มจะกลับมาร่วมงานอีกครั้งมีมากน้อยแค่ไหน
18. ท่านจะแนะนำงานอีเวนต์นี้ให้ผู้อื่นหรือไม่?
คำถามนี้จะช่วยให้ผู้จัดงานวัดผลได้ถึงแนวโน้มที่ผู้ร่วมงานของตัวเองจะแนะนำงานอีเวนต์ให้คนรอบข้าง ตัวคำตอบจะทำหน้าที่ชี้ชัดเกี่ยวกับความพึงพอใจโดยร่วมของงาน และเป็นตัวชี้วัดว่างานจะมีโอกาสถูกบอกต่อแบบปากต่อปากโดยอัตโนมัติได้มากน้อยแค่ไหน
19. ข้อคิดเห็น/คำแนะนำที่อยากบอกต่อเพื่อปรับปรุงงานครั้งต่อไป?
คำถามปลายเปิด (Open-Ended) ข้อนี้เป็นการเปิดให้ผู้ร่วมงานได้ส่งคำแนะนำสำหรับพัฒนาตัวงานอีเวนต์ในอนาคตเข้ามา ซึ่งเป็นการช่วยให้ผผู้จัดได้ข้อมูลเชิงลึกที่มีประโยชน์ รวมถึงไอเดีย วิธีคิดใหม่ๆ ในการนำไปพัฒนาประสบการณ์ของงานอีเวนต์ให้ดีขึ้น รวมถึงเป็นการชี้เป้าข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นระหว่างจัดงานด้วย
20. ผู้จัดงานมีการสื่อสารและอัปเดตข้อมูลต่างๆ อย่างเพียงพอหรือไม่?
คำถามนี้เป็นการประเมินเกี่ยวกับประสิทธิภาพในการสื่อสารของผู้จัดงานในช่วงก่อนเริ่มงาน ซึ่งจะทำให้ฝ่ายผู้จัดงานได้เข้าใจว่าที่ผ่านมา ได้ให้ข้อมูลต่างๆ รวมถึงแนะนำขั้นตอนที่จำเป็นสำหรับผู้ร่วมงานในช่วงก่อนงานอีเวนต์เริ่มอย่างเพียงพอหรือไม่
กล่าวโดยสรุป
การทำแบบสอบถามเป็นหนึ่งในขั้นตอนงานที่สำคัญในการทำงานอีเวนต์ ทั้งในช่วงก่อนและหลังการจัดงาน
แบบสอบถามก่อนเริ่มงานอีเวนต์ หรือ Pre-Event Survey เป็นการวางรากฐานในการทำความเข้าใจเกี่ยวกับความคาดหวัง ความชอบ และความต้องการของผู้ร่วมงาน ซึ่งจะช่วยให้ฝ่ายผู้จัดงานสามารถส่งมอบประสบการณ์ในงานอีเวนต์ให้ตอบโจทย์ความต้องการเหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ในทางกลับกัน แบบสอบถามหลังงานอีเวนต์จบ หรือ Post-Event Survey ก็จะทำหน้าที่ให้ข้อมูลเชิงลึก หรือ Ingisht เกี่ยวกับความพึงพอใจของผู้ร่วมงาน ชี้ให้เห็นจุดที่เป็นไฮไลต์ของงาน ขอบเขตของงานที่จำเป็นต้องปรับปรุง รวมถึงคำแนะนำดีๆ ที่สามารถนำไปปรับปรุงงานอีเวนต์ในครั้งต่อไปได้ การเก็บรวบรวมความเห็นจากผผู้ร่วมงานจะช่วยให้ผู้จัดสามารถปรับปรุงกลยุทธ์ในการเตรียมงาน พัฒนาประสบการณ์ของงาน และพางานไปสู่จุดที่เรียกว่าความสำเร็จได้
คำถามในแบบสอบถามมีพลังในการรวบรวมข้อมูลเชิงลึกที่มีประโยชน์ และสามารถใช้เป็นตัวบอกทางผู้จัดงานในการเดินทางไปสู่ความสำเร็จ รวมถึงเป็นตัวการันตีให้แน่ใจว่าทุกๆ งานอีเวนต์ที่ทำออกมาจะเต็มไปด้วยประสบการณ์ที่น่าประทับใจ และลืมไม่ลงในความทรงจำของผู้ร่วมงานทุกคนที่ได้มาเยือน
และถ้าหากคุณกำลังมองหาระบบลงทะเบียนงานอีเวนต์ที่ดี
ที่ Happenn เราให้บริการซอฟต์แวร์ระบบลงทะเบียนสำหรับงานอีเวนต์โดยเฉพาะ รวมถึงซอฟต์แวร์สำหรับจัดการงานต่างๆ ภายในงานอีเวนต์ให้สามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้น หากสนใจ คุณผู้อ่านสามารถเข้าไปดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่เว็บไซต์ happenn.com ของเรา หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ผ่านการกรอกแบบฟอร์มในหน้า ติดต่อเรา หรือที่อีเมล hello@happenn.com แล้วจะมีทีมงานติดต่อกลับไปโดยเร็วครับ