ในฐานะผู้จัด หรือออร์แกไนเซอร์ของงานอีเวนต์ การเก็บข้อมูลผู้ร่วมงานถือเป็นเรื่องสำคัญ และจำเป็นต่อระบบต่างๆ ของงาน เช่นระบบลงทะเบียนหรือเช็กอินเข้างาน เป็นต้น ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญมากที่เราจะต้องคงสมดุลระหว่างการเก็บข้อมูลที่จำเป็นสำหรับงาน กับการเคารพในความเป็นส่วนตัวของผู้ร่วมงานไปพร้อมๆ กัน
ในบทความชิ้นนี้ เราจะพาคุณไปดูว่า ข้อมูลชนิดไหนที่ผู้จัดควรเก็บจากผู้ร่วมงาน เพื่ออะไร และต้องทำอย่างไรให้การเก็บข้อมูลเหล่านี้เป็นไปตามข้อกำหนดความเป็นส่วนตัวอย่าง GDPR ของสหภาพยุโรป หรือ PDPA ของประเทศไทย เป็นต้น
ชื่อ-นามสกุล
ชื่อ-นามสกุลของผู้ร่วมงาน คือข้อมูลสำหรับใช้ในการยืนยันการลงทะเบียนเข้าร่วมงาน และการเช็กอินเข้างาน เพื่อให้แน่ใจว่าผู้ร่วมงานท่านดังกล่าวจะได้รับการอำนวยความสะดวกอย่างถูกต้องตลอดระยะเวลาการจัดงาน นอกจากการยืนยันตัวแล้ว ชื่อ-นามสกุลยังเป็นข้อมูลที่จะช่วยลดโอกาสในการเกิดการลงทะเบียนซ้ำซ้อน และเป็นข้อมูลที่สามารถต่อยอดด้านการตลาดได้ (หากได้รับการอนุญาต)
อีเมล
ข้อมูลอีเมลของผู้ร่วมงาน คือสิ่งที่จะช่วยให้คุณสามารถสื่อสารกับอีกฝ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งในช่วงก่อน ระหว่าง และหลังงานอีเวนต์ เพราะข้อมูลส่วนนี้จะช่วยให้ฝั่งผู้จัดสามารถส่งข้อมูลยืนยัน และอัปเดตเนื้อหาสำคัญๆ เช่นการเปลี่ยนแปลงกำหนดการต่างๆ ของงาน หรือการเพิ่มกิจกรรมใหม่เข้าไป เป็นต้น และนอกจากนี้แล้วอีเมลยังเป็นข้อมูลสำหรับระบุตัวตนผู้ร่วมงาน ใช้ในการเช็กอิน รวมถึงติดตาม Follow-Up ต่างๆ หลังงานอีเวนต์จบไปแล้ว
เบอร์โทรศัพท์
การเก็บข้อมูลเบอร์โทรศัพท์ระหว่างลงทะเบียนร่วมงานอีเวนต์ จะช่วยให้ฝั่งผู้จัดสามารถติดต่อผู้ร่วมงานได้ โดยเฉพาะเมื่อมีข้อมูลที่จำเป็นต้องแจ้งให้รับทราบโดยด่วน รวมถึงสามารถใช้เป็นข้อมูลในการยืนยันตัวตนการลงทะเบียนได้อีกทาง นอกเหนือจากข้อมูลอย่างอีเมล
อาหารที่ชอบ หรือทานไม่ได้
หากงานอีเวนต์ของคุณมีการจัดเตรียมอาหาร หรือเครื่องดื่มให้ผู้ร่วมงานแต่ละคนโดยเฉพาะ การสอบถามข้อมูลอาหารที่ชอบ หรือข้อจำกัดของผู้ร่วมงานแต่ละท่าน จะช่วยให้คุณสามารถอำนวยความสะดวกพวกเขาได้ดียิ่งขึ้นกว่าเดิม เพราะข้อมูลส่วนนี้จะช่วยให้คุณแน่ใจว่า ทางงานมีอาหารและเครื่องดื่มที่เหมาะสมให้กับผู้ร่วมงาน ไม่ก่อให้เกิดอาการแพ้ รองรับกลุ่มคนที่เป็นมังสวิรัติ หรือมีข้อจำกัดด้านศาสนา เป็นต้น
ข้อมูลอื่นๆ ที่ไม่แนะนำให้เก็บ
ข้อมูลบางหัวข้อ เช่น ตำแหน่งงาน ชื่อบริษัท หรือบัญชีโซเชียลมีเดียของผู้ร่วมงาน ควรเป็นข้อมูลประเภทที่ผู้ลงทะเบียนไม่จำเป็นต้องกรอกก็ได้ (Optional) จุดนี้คือการให้สิทธิ์ผู้ร่วมงานในการเลือกว่าจะให้ข้อมูลเหล่านี้หรือไม่ก็ได้ เพื่อหลีกเลี่ยงกรณีเข้าข่ายการเก็บข้อมูลที่ไม่จำเป็น และเป็นการเคารพความเป็นส่วนตัวของอีกฝ่ายไปพร้อมๆ กัน
ความเป็นส่วนตัวของผู้ร่วมงาน
เนื่องจากผู้คนตระหนักถึงความเป็นส่วนตัวมากขึ้นในยุคปัจจุบัน การปฏิบัติตามขเ้อกำหนดอย่าง GDPR ของสหภาพยุโรป หรือ PDPA ของประเทศไทยจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ไ่ม่สามารถมองข้ามได้เมื่อถึงเวลาต้องเก็บข้อมูลผู้ร่วมงาน คุณ ในฐานะผู้จัดงานจะต้องทำให้แน่ใจว่าทุกขั้นตอนเป็นไปอย่างโปร่งใส ได้รับการอนุญาตให้นำข้อมูลไปประมวลผลต่อได้ ด้วยการระบุจุดประสงค์ในการเก็บข้อมูลให้ชัดเจน ว่าจะถูกนำไปใช้อย่างไร มีองค์กรภายนอกเข้ามาเกี่ยวข้องด้วยหรือไม่ รวมถึงต้องทำระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลให้รัดกุม ไม่ว่าจะผ่านการเข้ารหัส จำกัดระดับการเข้าถึงข้อมูล การสำรองข้อมูล เป็นต้น และต้องไม่ลืมให้สิทธิ์เจ้าของข้อมูลในการตรวจสอบ แก้ไข หรือเรียกร้องให้ลบออกจากระบบได้ตลอดเวลา
หลีกเลี่ยงการเก็บข้อมูลที่ไม่จำเป็น
การเก็บข้อมูลผู้ร่วมงานเป็นเรื่องจำเป็น แต่ไม่ได้จำเป็นถึงขั้นจะสามารถละเมิดความเป็นส่วนตัวได้ มีข้อมูลหลายประเภทที่ผู้จัดงานไม่ควรขอ เก็บ หรือสอบถามผ่านแบบฟอร์มลงทะเบียนเข้าร่วมงาน เพื่อป้องกันไม่ได้ให้เกิดการล้ำเส้นความเป็นส่วนตัวระหว่างกัน รายการด้านล่างคือตัวอย่างข้อมูลในหัวข้อที่เราไม่แนะนำให้คุณเก็บในระบบของงาน
ข้อมูลด้านการเงิน
เลขที่บัญชีธนาคาร เลขที่บัตรเครดิต หรือข้อมูลด้านรายรับของผู้ร่วมงาน ไม่ใช่สิ่งที่จำเป็นสำหรับการลงทะเบียนเข้าร่วมงานอีเวนต์ ข้อมูลเหล่านี้มีความเปราะบาง และควรถูกขอโดยหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับการเงินหรือการชำระเงินเท่านั้น เพราะมีระดับการรักษาความปลอดภัยที่สูงกว่าทั่วๆ ไป
การเมืองหรือศาสนา
หลีกเลี่ยงการขอข้อมูลเกี่ยวกับจุดยืนทางการเมือง ความเชื่อทางศาสนา หรือข้อมูลเชิงอุดมการณ์ต่างๆ จากผู้ร่วมงานเพื่อเคารพความเป็นส่วนตัว พยายามเน้นไปในเรื่องที่เกี่ยวกับหัวข้อหลักของงาน ไม่ต้องลงรายละเอียดในความเห็นส่วนนี้ หรือหัวข้อไหนๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานโดยตรง
ที่อยู่ (ยกเว้นว่าจำเป็นต้องใช้จริงๆ)
การเก็บข้อมูลที่อยู่อาศัยของผู้ร่วมงาน อาจจำเป็นสำหรับงานอีเวนต์บางประเภท ฝ่ายผู้จัดงานเองควรตัดสินใจอย่างรอบคอบในการเก็บข้องมูลส่วนนี้ และเลือกเก็บในกรณีที่มีความเกี่ยวข้องกับงานโดยตรง อาทิ การจัดส่งบัตรสำหรับเข้าร่วมงานให้อีกฝ่าย เป็นต้น
บทส่งท้าย
การเก็บข้อมูลผู้ร่วมงานอย่างถูกต้อง คืองานส่วนสำคัญที่จะทำให้ประสบการณ์ในการลงทะเบียนและเช็กอินเข้าร่วมงานอีเวนต์ออกมาราบรื่น การขอข้อมูลอย่าง ชื่อ-นามสกุล อีเมล หรือเบอร์โทรศัพท์ จะทำให้ผู้จัดงานสามารถส่งมอบทั้งประสบการณ์ที่ดี และสามารถสื่อสารกับอีกฝ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพในทุกๆ ช่องทาง
อย่างไรก็ตาม การเก็บข้อมูลเองก็มีเส้นแบ่งที่จะต้องเคารพความเป็นส่วนตัว และสอดคล้องกับแนวทางของข้อกำหนดต่างๆ เช่น GDPR หรือ PDPA ด้วย เพราะฉะนั้น คุณ ในฐานะผู้จัดงานก็ต้องพยายามทำให้แน่ใจว่าการเก็บข้อมูลเป็นไปอย่างโปร่งใส รวมถึงมีการปกป้องข้อมูลเหล่านี้อย่างรัดกุม สิ่งสำคัญคือการหาสมดุลระหว่างการเก็บข้อมูลที่จำเป็นต้องใช้ โดยไม่ไปละเมิดความเป็นส่วนตัยตรงนี้ของอีกฝ่าย จะทำให้ประสบการณ์ในการร่วมงานอีเวนต์ออกมาดียิ่งขึ้นได้ครับ
เปลี่ยนขั้นตอนลงทะเบียนและร่วมงานอีเวนต์ของคุณให้ง่ายขึ้น พร้อมรองรับ GDPR / PDPA
หากคุณกำลังมองหาระบบลงทะเบียนและเช็กอินเข้าร่วมงานอีเวนต์ ที่รองรับ GDPR และ PDPA เคารพความเป็นส่วนตัวของผู้ร่วมงานในระดับสูงสุด Happenn คือตัวเลือกนั้นของคุณ เราคือโซลูชันการจัดงานอีเวนต์ที่ให้ความสำคัญกับการปกป้องข้อมูล ช่วยคุณเป็นข้อมูลและรักษาความเป็นส่วนตัวไปพร้อมๆ กัน ไม่ว่าจะเป็นโซลูชันการลงทะเบียน เช็กอิน หรือจัดการข้อมูลต่างๆ ของงาน เราช่วยคุณได้ทั้งหมด
ติดต่อเราได้ทางแบบฟอร์มในหน้า ติดต่อเรา หรือส่งอีเมลหาเราโดยตรงได้ทาง hello@happenn.com