การสร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนงานอีเวนต์ออนไลน์ให้ออกมามีประสิทธิภาพ จะต้องคำนึงถึงรูปแบบและวิธีการเก็บข้อมูลให้รอบคอบ เพราะฟิลด์การเก็บข้อมูลแต่ละฟอร์แมตมีข้อดีและข้อเสียที่แตกต่างกัน และส่งผลกระทบต่อ User Experience ในรูปแบบที่แตกต่างกันออกไป นอกจากนี้ยังทำให้คุณภาพของข้อมูลที่ได้รับมาจากการลงทะเบียนมีความแตกต่างกันด้วย ในการสร้างระบบลงทะเบียน หากเลือกใช้ Data Field ที่ไม่เหมาะสม อาจทำให้คุณ ในฐานะผู้จัดงานต้องทำงานเพิ่มในการจัดระเบียบข้อมูลทีไ่ด้มา ซึ่งอาจเป็นได้ทั้งหลักชั่วโมง วัน หรือสัปดาห์ ซึ่งไม่เป็นผลดีกับใครก็ตามที่เกี่ยวข้องกับงานส่วนนี้ครับ
เพราะฉะนั้น ในบล็อกล่าสุดของ Happenn ชิ้นนี้ เราจะพาคุณผู้อ่านไปดูข้อดีและข้อเสียของการเก็บข้อมูลผ่านฟิลด์ของแบบฟอร์มในรูปแบบต่างๆ ที่นิยมใช้กันในแพลตฟอร์มลงทะเบียนงานอีเวนต์ออนไลน์ เพื่อให้คุณสามารถตัดนำไปพัฒนาตัวแบบฟอร์มให้ออกมาดียิ่งขึ้นกว่าเดิมครับ
ช่องว่างขนาดนั้น หรือ Short Blank Space เป็นฟิลด์การเก็บข้อมูลรูปแบบหนึ่งที่มีความอเนกประสงค์มาก สามารถใช้เก็บข้อมูลขนาดสั้นจากผู้ลงทะเบียนได้อย่างหลากหลาย ซึ่งจะเหมาะกับการใช้ในการรับข้อมูลที่มีแต่ผู้กรอกเท่านั้นที่รู้ เช่น ชื่อ หรือนามสกุล เป็นต้น
ข้อดี:
• สามารถให้ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
• รองรับข้อมูลหลายประเภท
• มีความยืดหยุ่น ใช้งานไม่ยุ่งยาก
ข้อเสีย:
• มีขีดจำกัดในการรับข้อมูล ไม่เหมาะกับการเก็บข้อมูลที่เต็มไปด้วยรายละเอียด
• ข้อมูลที่ได้รับอาจมีความผิดพลาดหรือคลาดเคลื่อน เนื่องจากผู้ลงทะเบียนพิมพ์ด้วยตนเอง
• จำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลที่ได้รับมาเพิ่มเติมว่าถูกต้องตรงตามความต้องการ โดยเฉพาะข้อมูลเฉพาะทาง เช่น อีเมล หรือเบอร์โทรศัพท์ เป็นต้น
ช่องว่างแบบยาว หรือ Long Blank Space เป็นกล่องรับข้อความที่ถูกออกแบบมาให้มีขนาดใหญ่ เพื่อให้ผู้ลงทะเบียนเข้าร่วมงานสามารถกรอกข้อมูลได้มากกว่า เหมาะกับการใช้ในการเป็นแบบสอบถาม รับความคิดเห็น หรือคำแนะนำต่างๆ แต่เนื่องด้วยความยาวของข้อมูลที่ได้รับจะมีมากกว่า ก็ทำให้การตรวจสอบข้อมูลที่ได้รับมาเป็นงานที่ใหญ่ระดับหนึ่ง โดยเฉพาะกับงานอีเวนต์ที่มีผู้ร่วมงานหลักร้อยหรือพันคนขึ้นไป
ข้อดี:
• ผู้ใช้งานให้ข้อมูลแบบลงรายละเอียดได้มากกว่า
• เหมาะกับการเก็บฟีดแบ็กต่างๆ ความเห็นจากผู้ร่วมงาน หรือข้อมูลที่ต้องใช้การอธิบาย
ข้อเสีย:
• ผู้ใช้งานอาจรู้สึกเหนื่อยที่ต้องเขียนข้อความยาวๆ
• อาจทำให้ผู้ใช้เลือกที่จะข้ามคำถามส่วนนี้ ไม่ตอบไปเลย ซึ่งอาจกระทบกับ Completion Rate ในภายหลัง
• จำเป็นต้องมีวิธีคัดกรองความเห็นที่ไม่เกี่ยวข้อง หรือมีเนื้อหาที่ไม่เป็นประโยชน์ออกไป
ช่องกรอกอีเมลหรือเบอร์โทรศัพท์ เป็นฟิลด์การเก็บข้อมูลแบบเฉพาะทางซึ่งมีหน้าตาคล้ายกับช่องกรอกข้อความขนาดสั้นทั่วไป แต่ตัวระบบจะมีการกำหนดเงื่อนไขเพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลที่ถูกกรอกเข้ามา เป็นอีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์จริงๆ หรือไม่ จุดนี้จะช่วยลดความผิดพลาดในการเก็บและนำข้อมูลไปใช้ต่อ ไม่ว่าจะเป็นในการติดต่อผู้ร่วมงาน หรือการส่งข้อมูลสำคัญๆ ทั้งก่อนและหลังงานอีเวนต์ไปให้ผู้รับปลายทาง
ข้อดี:
• กำหนดฟอร์แมตในการเก็บข้อมูลไว้ชัดเจน
• ข้อมูลที่ได้มีความแม่นยำ ถูกต้อง ใช้งานได้
• ทำให้การติดต่อผู้ร่วมงานอีเวนต์เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
ข้อเสีย:
• อาจมีข้อจำกัดด้านฟอร์แมตหมายเลขโทรศัพท์ต่างประเทศ
• จำเป็นต้องมีมาตรการความปลอดภัยที่รัดกุม เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลจะไม่หลุดไป หรือถูกแฮ็กในภายหลัง
ปุ่ม Radio Button คือรูปแบบการเก็บข้อมูลผ่านการเลือกเพียงคำตอบเดียวแบบเรียบง่าย เป็นวิธีการที่เหมาะมากในกรณีที่คุณต้องการคำตอบที่ชัดเจนเพียงข้อเดียวจากผู้ลงทะเบียนร่วมงาน เช่น ประเภทของบัตรเข้างานที่ต้องการ หรือการเลือกเมนูอาหาร-เครื่องดื่มที่ต้องการในวันงาน เป็นต้น
ข้อดี:
• ได้ข้อมูลอย่างถูกต้องชัดเจน
• หน้าตาเข้าใจง่าย การใช้งานไม่ซับซ้อน
• นำข้อมูลไปวิเคราะห์และตีความต่อได้ง่าย
ข้อเสีย:
• ไม่เหมาะกับคำถามที่ตอบได้หลายตัวเลือกในข้อเดียว
• หากมีคำตอบจำนวนมากเกินไปอาจทำให้หน้าตาแบบฟอร์มดูรก ไม่น่าใช้
• ต้องได้รับการออกแบบอย่างระมัดระวัง ไม่ให้ตัวคำถามชี้นำอย่างมีอคติ
ช่องติ๊กเครื่องหมายถูก หรือ Checkbox คือการเปิดให้ผู้ลงทะเบียนเลือกคำตอบจากลิสต์ที่มีให้ ซึ่งลิสต์นี้เปิดให้ผู้ลงทะเบียนเลือกได้มากกว่าหนึ่งข้อ ทำให้คุณสามารถนำข้อมูลไปวิเคราะห์ในเชิงลึกได้มากกว่า เช่นใช้เพื่อถามว่าผู้ร่วมงานสนใจ Session ไหนของงาน หรือ Speaker คนไหนที่มาพูดในงานเป็นพิเศษ เป็นต้น
ข้อดี:
• สามารถเลือกตอบได้หลายข้อ
• เหมาะกับคำถามที่สามารถตอบได้หลายรูปแบบ
• มีความยืดหยุ่นและหลากหลายกว่า
ข้อเสีย:
• อาจทำให้ผู้ใช้งานสับสนเพราะมีตัวเลือกมากเกินไป
• ต้องออกแบบ UI ให้เข้าใจง่ายเพื่อลดความสับสน
• การวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้มามีความซับซ้อนมากขึ้น
เมนูตัวเลือกแบบ Drop Down ถูกออกแบบมาให้มีหน้าตาที่กระทัดรัด รวมตัวเลือกคำตอบเรียงกันไว้ด้านในอย่างเป็นระเบียบ หลักการใช้งานคล้าย Radio Button คือออกแบบมาเพื่อให้ผู้ใช้งานเลือกเพียงตัวเลือกเดียว แต่ด้วยความกระชับของตัวเมนูก็ทำให้ Drop Down เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมกว่าสำหรับตัวเลือกที่ยาวเป็นหางว่าว เช่น รายชื่อประเทศต่างๆ เป็นต้น
ข้อดี:
• เป็นตัวเลือกที่มีความกระทัดรัด ช่วยให้ตัวเลือกที่ยาวดูสั้นลง
• ประหยัดพื้นที่แบบฟอร์มเมื่อเทียบกับ Radio Button หรือ Checkbox
• ผู้ใช้งานสามารถเลือกคำตอบที่มีให้แล้วได้สะดวกกว่า
ข้อเสีย:
มีข้อจำกัดในด้านการมองเห็น ทำให้คำตอบหลายๆ ตัวเลือกอาจถูกมองข้าม
รายการคำตอบที่ยาวเหยียดอาจทำให้ผู้ใช้เกิดความรู้สึกยุ่งยาก
ช่องสำหรับกรอกตัวเลข คือพื้นที่ที่เปิดให้ผู้ใช้งานกรอกข้อมูลชนิดที่กำหนดไว้ เพื่อความถูกต้องและแม่นยำในการนำข้อมูลไปประมวลผล ฟิลด์ประเภทนี้ดูเหมือนช่องกรอกข้อมูลขนาดสั้นทั่วๆ ไป แต่มีการกำหนดเงื่อนไขให้กรอกได้แค่ตัวเลขเท่านั้น เพื่อให้ฝ่ายที่เก็บข้อมูลสามารถนำไปใช้งานต่อได้สะดวกขึ้น
ข้อดี:
• เหมาะกับการเก็บข้อมูลเชิงปริมาณ เช่น อายุ จำนวน หรือเงินทอง
• เป็นการตีกรอบให้ชัดเจนเพื่อให้ได้ข้อมูลในฟอร์แมตที่ต้องการ
ข้อเสีย:
• ผู้ใช้ต้องกรอกตัวเลขด้วยตัวเอง ซึ่งอาจก่อให้เกิดความคลาดเคลื่อนของข้อมูลได้
• ต้องมีวิธีการคัดกรองข้อมูลที่ไม่ใช่ตัวเลขออก ไม่ให้สามารถกรอกลงไปได้
เครื่องมือเลือกวันที่และเวลาแบบเฉพาะเจาะจง เป็นอีกหนึ่งฟีเจอร์ที่ช่วยให้ผู้ลงทะเบียนสามารถระบุช่วงเวลาที่ต้องการได้สะดวกขึ้นผ่าน User Interface ที่เข้าใจง่าย วิธีนี้จะช่วยให้คุณ ในฐานะผู้เก็บข้อมูลทำงานได้อย่างแม่นยำมากขึ้น เพราะระบบถูกออกแบบมาให้เลือกคำตอบแบบเฉพาะเจาะจงแล้ว ป้องกันไม่ให้ผู้ลงทะเบียนส่งข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องเข้ามาในระบบ ซึ่งอาจทำออกมาในรูปแบบของปฏิทิน หรือเป็นเมนู Drop Down ก็ได้ ขึ้นอยู่กับว่าคุณอยากให้หน้าตาของแบบฟอร์มมีความใช้ง่าย หรือดูดีมากกว่ากัน
ข้อดี:
• มีส่วนติดต่อผู้ใช้งาน (User Interface) ที่เป็นมิตรและเข้าใจง่าย
• ลดความผิดพลาดในการให้ข้อมูล เพราะมีฟอร์แมตที่เป็นมาตรฐาน
ข้อเสีย:
• อาจเกิดปัญหาการสับสนไทม์โซนในผู้ลงทะเบียนที่อยู่คนละประเทศกับสถานที่จัดงาน
• รวมถึงอาจก่อให้เกิดความสับสนด้านไทม์โซนสำหรับงานที่จัดแบบทั่วโลก (Global)
สไลเดอร์สำหรับให้คะแนน เป็นอีกเครื่องมือการเก็บข้อมูลที่น่าสนใจ วิธีการทำงานคล้ายปุ่ม Radio Button ซึ่งเป็นการกำหนดให้ผู้ลงทะเบียนเลือกตอบเพียงคำตอบเดียวเท่านั้น แต่จะต่างกันในรายละเอียดของส่วนติดต่อผู้ใช้งาน ที่จะมาในรูปแบบของแท่งบาร์สเกลคะแนนให้เลือกระหว่างน้อยที่สุดไปจนถึงมากที่สุด หรือพึงพอใจน้อยที่สุด ไปจนถึงพึงพอใจมากที่สุด เป็นต้น
ข้อดี:
• เป็นฟอร์แมตที่เหมาะกับข้อมูลที่ต้องเก็บเป็นคะแนน
• ทำการวิเคราะห์เชิงปริมาณได้ง่าย
ข้อเสีย:
• ตัวเลือกมีจำกัด ไม่สามารถเก็บข้อมูลได้อย่างครอบคลุม
• ผู้ใช้งานอาจตัดสินใจไม่ได้ว่าควรให้คะแนนมากน้อยแค่ไหน
• จำเป็นต้องใช้คำ และการออกแบบที่สื่อสารได้ชัดเจน เข้าใจง่าย
การเปิดให้ผู้ลงทะเบียนสามารถส่งไฟล์เอกสารต่างๆ เข้ามาในระบบ เป็นวิธีที่เราแนะนำเฉพาะในกรณีที่จำเป็นจริงๆ เท่านั้น เช่นการขอสลิปการชำระเงิร หรือผลตรวจโควิด-19 เป็นต้น เพราะการอัปโหลดไฟล์เป็นขั้นตอนที่มีความจุกจิกมากกว่าการกรอกข้อมูลผ่านตัวแพลตฟอร์มตรงๆ นั่นเอง
ข้อดี:
• สามารถส่งไฟล์ที่เป็นรายละเอียดเพิ่มเติมเข้ามาในระบบได้
• เหมาะกับงานที่จำเป็นต้องตรวจเอกสารบางอย่างก่อน
• เป็นการอำนวยความสะดวกในกรณีที่จำเป็นต้องส่งไฟล์กันจริงๆ
ข้อเสีย:
• ข้อจำกัดด้านขนาดไฟล์
• มีความสุ่มเสี่ยงในแง่ของความปลอดภัย อาจเจอมัลแวร์หากทำระบบออกมาได้ไม่รัดกุม
• ต้องมีการคัดกรองไฟล์ที่เป็นระบบ สามารถตรวจสอบได้ว่าสิ่งที่ส่งเข้ามาถูกต้องตามที่ระบุไว้
Captcha/ReCAPTCHA คือตัวช่วยในการป้องกันบ็อตและสแปมต่างๆ ไม่ให้เข้ามายุ่งกับระบบลงทะเบียน เนื่องจากเมื่อเป็นแพลตฟอร์มออนไลน์ คุณจะไม่ได้รับมือแค่มนุษย์จริงๆ ที่เข้ามาในระบบอย่างเดียว และสแปมเหล่านี้ก็สามารถสร้างความเสียหายให้คุณได้ในระยะเวลาอันสั้นอีกด้วย ระบบความปลอดภัยชนิดนี้เป็นหนึ่งในสิ่งที่เราแนะนำให้คุณติดตั้งไว้เมื่อสร้างระบบลงทะเบียน
ข้อดี:
• ปกป้องแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์จากสแปมบ็อตต่างๆ
• คัดกรองให้แน่ใจว่าข้อมูลลงทะเบียนที่ได้มามาจากคนจริงๆ
• เพิ่มระดับความปลอดภัยในการปกป้องข้อมูลส่วนตัว
ข้อเสีย:
• ต้องดูให้แน่ใจว่ามีสมดุลที่พอเหมาะระหว่างความปลอดภัยและความสะดวกสบายของผู้ลงทะเบียนในการใช้งาน
การเลือกฟอร์แมตของฟิลด์เก็บข้อมูลในระะบบลงทะเบียนออนไลน์ให้เหมาะสม คือปัจจัยสำคัญในการทำให้ประสบการณ์ของผู้ใช้งานออกมาดี รวมถึงช่วยให้คุณได้ข้อมูลที่มีประสิทธิภาพในการไปใช้งานต่อ ซึ่งตรงนี้เป็นเรื่องจำเป็นมากที่คุณจะต้องเข้าใจธรรมชาติของข้อมูลแต่ละประเภทที่เก็บ รวมถึงพฤติกรรมของผู้ใช้งาน และเข้าใจว่างานอีเวนต์ของคุณต้องการข้อมูลแบบไหนมากที่สุด ซึ่งการเข้าข้อดีและข้อเสียของแต่ละฟิลด์ก็จะช่วยให้คุณสามารถออกแบบระบบลงทะเบียน ที่ได้ทั้ง Engagement และ Insight ที่เป็นประโยชน์กับงานอีกมากครับ
ที่ Happenn เราให้บริการซอฟต์แวร์ระบบลงทะเบียนสำหรับงานอีเวนต์โดยเฉพาะ รวมถึงซอฟต์แวร์สำหรับจัดการงานต่างๆ ภายในงานอีเวนต์ให้สามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่นยิ่งขึ้น หากสนใจ คุณผู้อ่านสามารถเข้าไปดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่เว็บไซต์ happenn.com ของเรา หรือสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ผ่านการกรอกแบบฟอร์มในหน้า ติดต่อเรา หรือที่อีเมล hello@happenn.com แล้วจะมีทีมงานติดต่อกลับไปโดยเร็วครับ
