การลงทะเบียนเป็นหนึ่งในงานสำคัญของออร์แกไนเซอร์ ผู้จัดอีเวนต์มืออาชีพอย่างไม่ต้องสงสัย เพราะนอกจากคุณจะทราบจำนวนผู้เข้าร่วมอีเวนต์แล้ว สิ่งสำคัญมากกว่านั้นคือข้อมูลผู้ลงทะเบียนที่คุณสามารถนำไปวิเคราะห์เพื่อโอกาสทางธุรกิจในอนาคต นอกจากนี้ การระบาดของโควิด-19 และเทรนด์การทำงานแบบ Working from Home, Working from Anywhere ก็ยังเป็นตัวเร่งให้การลงทะเบียนแบบฟอร์มออนไลน์เป็นที่นิยมมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะบน Google Forms ที่เป็นที่นิยม
เชื่อว่าคุณคงเคยเป็นทั้งผู้ใช้งานและลงทะเบียนผ่าน Google Forms และมองเห็นประโยชน์ของแบบฟอร์มที่ช่วยให้การลงทะเบียนออนไลน์สะดวกขึ้น แต่ก็มีข้อสังเกตไม่น้อยที่ชวนให้เราคิดต่อว่า นี่คือคำตอบที่ใช่ที่สุดสำหรับการทำระบบลงทะเบียนงานอีเวนต์แล้วจริงๆ หรือไม่
จริง ๆ แล้ว Google Forms ใช้งานได้ง่าย ถ้าคุณมีบัญชี Google อยู่แล้ว คุณสามารถใช้งาน บริการนี้ได้ฟรีทันที โดยสามารถเลือกรูปแบบคำถามที่มีอยู่ รวมถึงรูปแบบหน้าตาของแบบสอบถามที่ปรับเปลี่ยนได้บ้าง นอกจากนี้ คุณยังสามารถดูรายงานข้อมูลคำตอบ ประเภทของผู้ตอบแบบสอบถามได้อย่างง่าย ๆ ฟังดูเหมือนว่าสิ่งนี้จะสามารถตอบโจทย์การทำแบบสอบถามแบบส่วนตัวหรือไม่เป็นทางการได้ดีพอสมควร
บริการฟรีจาก Google Forms อาจตอบสนองความต้องการของออร์แกไนเซอร์มืออาชีพที่ต้องการความน่าเชื่อถือของอีเวนต์ได้ไม่ทั้งหมด เพราะคุณต้องการบริการที่สามารถปรับแต่งแบบฟอร์มออนไลน์ให้เข้ากับภาพลักษณ์ขององค์กร นำข้อมูลเชิงลึกของผู้ใช้งานไปวิเคราะห์เพื่อการพัฒนาหรือต่อยอดธุรกิจในอนาคต หรือต้องการความปลอดภัยของข้อมูลบนแพลตฟอร์มเพื่อความเป็นส่วนตัวของผู้ตอบแบบสอบถามและป้องกันข้อมูลรั่วไหลและการโจรกรรมข้อมูลจากเหล่าแฮกเกอร์ที่มีข่าวออกมาอยู่เสมอ
ฟังมาถึงตอนนี้แล้ว Google Forms อาจไม่ใช่คำตอบสำหรับผู้ใช้งานระดับองค์กรหรือบริษัทจัดงานกิจกรรมอีเวนต์ที่ต้องใช้งานแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ที่เป็นทางการ มีความเป็นมืออาชีพ ปลอดภัย และน่าเชื่อถือ ด้วยเหตุผลหลัก ๆ 4 ประการดังนี้
เพราะเป็นผลิตภัณฑ์ฟรี หากคุณจัดงานอีเวนต์สำคัญที่ต้องการความน่าเชื่อถือ แน่นอนว่าคุณต้องการการลงทะเบียนบนแพลตฟอร์มทางการที่ดูน่าเชื่อถือ ซึ่งช่วยให้ผู้เข้าร่วมกิจกรรมมั่นใจในแบรนด์และสามารถเพิ่มจำนวนผู้ร่วมกิจกรรมได้มากยิ่งขึ้น
หลายครั้งคุณต้องการนำข้อมูลของผู้ลงทะเบียนที่ได้จากแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ไปใช้งานต่อ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลการติดต่อ ช่วงอายุ ความชอบส่วนตัว เพื่อนำเสนอผลงาน จัดงานกิจกรรม หรือออกผลิตภัณฑ์ใหม่ให้ตรงใจกลุ่มเป้าหมายเพื่อเพิ่มยอดขายมากยิ่งขึ้น คุณสามารถนำข้อมูลจาก Google Forms ออกมาได้ แต่ยังต้องนำข้อมูลนั้นไปวิเคราะห์ หรือสร้างการนำเสนอ วิเคราะห์ข้อมูล สถิติต่าง ๆ โดยใช้โปรแกรมอื่น ๆ ซึ่งทำให้งานของคุณหนักเพิ่มขึ้น
เนื่องจากระบบของ Google Forms เปิดให้คุณสามารถแชร์สิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลต่างๆ ได้ง่าย ซึ่งอาจทำให้คุณเผลอตั้งให้คนแปลกหน้าหรือคนที่ไม่ควรเข้าถึงข้อมูลได้เข้ามาดูข้อมูลหลังบ้านได้ง่ายมาก ความผิดพลาดเหล่านี้เป็นจุดที่ย้อนกลับไปแก้ไขไม่ได้ และอาจทำให้คุณต้องเจอกับความวุ่นวายที่ไม่จำเป็นในการทำงานอีกหลายเรื่อง หรือยกตัวอย่างการที่จะต้อง export ข้อมูลออกมาเป็นไฟล์ที่ไม่มีการป้องกันใดๆ ทุกครั้งเมื่อต้องการนำข้อมูลไปใช้ เพราะคุณไม่สามารถทำอะไรกับข้อมูลที่ได้มาได้เลยหากยังอยู่บนระบบของตัว Google Forms (เป็นต้น)
หลายครั้งที่ใช้ Google Forms คุณอาจอยากปรับเปลี่ยนรูปแบบ สีสันของแบบลงทะเบียนออนไลน์ให้เข้ากับองค์กรของคุณ แต่ก็ทำไม่ได้ หรือแม้แต่อาจจะอยากเปลี่ยนแปลงรูปแบบคำถามที่ไม่จำกัดเฉพาะแบบที่ Google Forms กำหนดให้ หลายคนอาจจะอยากใส่รูป ไฟล์ วิดีโอคลิปเพื่อสื่อสารกับผู้ตอบแบบสอบถามมากยิ่งขึ้น ซึ่งการปรับเปลี่ยนข้อมูลนี้นอกจากจะสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กรของคุณต่อผู้ใช้งานแล้ว คุณยังสามารถสร้างแบบสอบถามที่ตอบโจทย์ ได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์อย่างแท้จริงเพื่อการพัฒนาการจัดงานอีเวนต์ของคุณต่อไป
ด้วยข้อจำกัดเหล่านี้ คุณอาจจะกำลังมองหาบริการการสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ที่สามารถปรับเปลี่ยนได้แบบไร้ขีดจำกัด มีความปลอดภัย น่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น และที่สำคัญที่สุดคือมีข้อมูลเชิงลึกที่เข้าใจง่าย สามารถนำไปใช้งานได้ทันที โดยไม่ต้องใช้เวลาวิเคราะห์หรือสร้างการนำเสนอที่ซ้ำซ้อนและยุ่งยาก เราได้สรุปแบบฟอร์มลงทะเบียนหรือแบบสอบถามออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพมาให้คุณ 5 ข้อดังต่อไปนี้
หากคุณอยู่ในวงการออกแบบหรือวงการสร้างสรรค์เนื้อหาหรือ content คงคุ้นเคยกับคำว่า UX (User Experience) และ UI (User Interface) เป็นอย่างดี และการที่ผู้ใช้งานจะได้รับประสบการณ์ที่ดีนั้นก็มาจากหน้าตาแอปพลิเคชันหรือเว็บไซต์ นอกจากหน้าตาที่อ่านง่าย เข้าใจง่ายแล้ว ความเสถียรและการใช้งานง่ายและมีประสิทธิภาพก็สำคัญไม่แพ้กัน แบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ก็ควรมีลักษณะดังกล่าว เพราะหากแบบฟอร์มใช้งานง่าย ก็มีโอกาสที่ผู้ใช้งานจะแนะนำกันปากต่อปาก รวมถึงกลับมาใช้งานอีกครั้งในอนาคต
หลาย ๆ ครั้ง แบบฟอร์มออนไลน์เกิดข้อผิดพลาดจากข้อมูลที่ไม่อัปเดตก็นำมาสู่ปัญหาสำหรับผู้สร้างแบบสอบถามหรือลงทะเบียนออนไลน์ ดังที่พบเห็นจาก Google Forms ที่กล่าวมาในข้างต้น ดังนั้น จะดีกว่าไหมถ้าคุณสามารถสร้างแบบสอบถามหรือลงทะเบียนออนไลน์ที่สามารถดูข้อมูลแบบเรียลไทม์ มีความถูกต้อง แม่นยำ อัปเดตเสมอ และสามารถนำมาใช้งานต่อยอดได้ในเวลาอันรวดเร็ว
เชื่อว่าแบบฟอร์มที่คุณสามารถออกแบบได้เองแบบไร้ข้อจำกัดเป็นอีกปัจจัยหนึ่งที่คุณกำลังมองหา เพราะแต่ละองค์กรมีอัตลักษณ์ CI (Corporate Identity) ภาพลักษณ์ที่แตกต่างกัน การสื่อสารที่เหมาะกับองค์กรย่อมสร้างภาพลักษณ์ที่ดี ความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร และเช่นเดียวกับ UX/UI ถ้าแบบฟอร์มลงทะเบียนของคุณมีรูปแบบที่น่าจดจำ ใช้งานง่าย เหมาะสมกับภาพลักษณ์องค์กร เก็บข้อมูลได้ทุกมิติ ผู้ใช้งานก็จะประทับใจ กลับมาใช้งานแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ของคุณอย่างต่อเนื่อง ช่วยสร้างผลกำไรและการเจริญเติบโตให้กับองค์กรของคุณอย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพ
อย่างที่เราเอ่ยถึงไปแล้วด้านบน ว่าการใช้ Google Forms มีความเสี่ยงที่ข้อมูลจะหลุดออกไปได้มากกว่า เราจึงอยากแนะนำให้คุณมองหาระบบแบบฟอร์มที่อย่างน้อยก็มีการเข้ารหัส (วิธีสังเกตง่ายๆ คือถ้าเป็นระบบที่ web-based ลิงก์จะต้องนำหน้าด้วย HTTPS) และอย่าลืมลองแบ่งเวลามาอ่านนโยบายด้านความปลอดภัย เพื่อดูว่าวิธีการทำงานของผู้ให้บริการไปกันได้กับคุณหรือไม่ นี่คือสิ่งที่ผู้ร่วมงานอาจจะไม่ได้สังเกตเห็นตั้งแต่แรก แต่เมื่อไหร่ที่พวกเขาเห็น นั่นคือโมเมนต์ที่สร้างความเชื่อมั่นและความประทับใจระหว่างคุณได้อย่างเต็มที่
เมื่อไม่นานมานี้ คุณคงได้ยินคำว่า PDPA (Personal Data Protection Act) อยู่บ่อย ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณใช้งานบนแพลตฟอร์ม แอปพลิเคชัน หรือเว็บไซต์ที่มีการเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของคุณ โดยแพลตฟอร์มดังกล่าวต้องรักษาความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูลผู้ใช้งาน และหากแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ของคุณปฏิบัติตามกฎดังกล่าว ก็จะช่วยสร้างความน่าเชื่อถือและภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กรของคุณในวงกว้าง
มาถึงตรงนี้ คุณคงเห็นทั้งข้อดีและข้อเสียของแบบฟอร์มออนไลน์อย่าง Google Forms กันแล้ว คุณอาจจะกำลังคิดว่า Google Forms เหมาะกับการใช้งานสร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ของคุณมากน้อยแค่ไหน และนี่อาจจะถึงเวลาแล้วที่ผู้จัดกิจกรรม อีเวนต์ ออร์แกไนเซอร์ หันมารับบริการจากมืออาชีพผู้เชี่ยวชาญด้านการสร้างแบบฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์ เพื่อให้คุณสามารถเก็บข้อมูลจากแบบฟอร์มลงทะเบียนอย่างมืออาชีพ น่าเชื่อถือ ปลอดภัย ใช้งานง่าย พร้อมข้อมูลเชิงลึกเพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพและประโยชน์ในอนาคตอย่างยั่งยืน
อ่านรายละเอียดเกี่ยวกับระบบลงทะเบียนออนไลน์สำหรับงานอีเวนต์ได้ที่เพจนี้ หรือติดต่อ Happenn ผ่านแบบฟอร์มนี้เพื่อขอรายละเอียดเพิ่มเติม
