Hybrid Event คืออะไร? เจาะลึกข้อดี-โอกาสในการจัดอีเวนต์ลูกผสมที่กำลังมาแรงในตอนนี้

Hybrid Event คือ? การจะตอบคำถามนี้ให้ได้ เราคงต้องย้อนกลับไปก่อนที่จะมีสถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคโควิด-19 การจัดงานอีเวนต์ส่วนใหญ่มักจะอยู่ในรูปแบบของออฟไลน์ (In-Person) แต่เมื่อเกิดสถานการณ์โรคระบาดขึ้นทำให้การรวมตัวของคนหมู่มากต้องหยุดชะงักลง การจัดงานอีเวนต์แบบออนไลน์ (Virtual) จึงเข้ามามีบทบาทมากขึ้นเพื่อให้การทำกิจกรรมต่าง ๆ สามารถดำเนินต่อไปได้

แม้ว่าปัจจุบันสถานการณ์โควิดจะคลี่คลายลงแล้ว แต่ผู้คนกลับเคยชินกับการใช้ชีวิตแบบ New Normal ไปแล้ว การจัดงานอีเวนต์แบบ Hybrid Event จึงกลายเป็นหัวใจสำคัญของการจัดงานอีเวนต์ในยุคนี้ เพราะได้ดึงเอาส่วนที่ดีของทั้งออฟไลน์และออนไลน์รวมเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อจัดงานอีเวนต์ที่ช่วยอำนวยความสะดวกและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

โดยความน่าสนใจของการจัดงานอีเวนต์แบบ Hybrid Event คือการอำนวยความสะดวกให้ทั้งผู้จัดงานและผู้ร่วมงาน ด้วยการนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้เพื่อให้เข้าถึงผู้คนได้มากขึ้น โดยผู้ร่วมงานสามารถเลือกได้ว่าจะเดินทางไปยังสถานที่จริงหรือจะเข้าร่วมผ่านทางออนไลน์ เรียกได้ว่าเป็นการเอาข้อดีของการจัดงานของทั้ง 2 ฝั่งมารวมไว้ด้วยกันในที่เดียว

 


 

สารบัญ

  • Hybrid Event คืออะไร? ทำความรู้จักกันแบบเจาะลึก
  • ข้อดีของ Hybrid Event ทางเลือกใหม่ของการจัดอีเวนต์
  • เรื่องควรรู้ก่อนเริ่มจัดงาน Hybrid Event ให้มีประสิทธิภาพ
  • ขั้นตอนการจัดอีเวนต์แบบ Hybrid Event
  • บทส่งท้าย
  •  


     

    Hybrid Event คืออะไร? ทำความรู้จักกันแบบเจาะลึก

    hybrid event คือ

    Hybrid Event คือ การจัดงานทั้งแบบออฟไลน์และออนไลน์ในคราวเดียว ผู้เข้าร่วมงานสามารถเลือกได้ว่าจะเข้าร่วมงานผ่านช่องทางไหน โดยไม่ใช่เพียงแค่การจัดงานออฟไลน์ (In-Person) และทำการ Live Streaming เพื่อให้ชมงานผ่านระบบออนไลน์ได้เท่านั้น แต่ผู้จัดงานสามารถมอบประสบการณ์ให้ผู้เข้าร่วมงานทั้ง 2 กลุ่มให้มีส่วนร่วมอย่างเท่าเทียมกัน โดย Hybird Event มีจุดเด่น คือ

  • ผู้ร่วมงานทั้งออฟไลน์และออนไลน์มีส่วนร่วมกับกิจกรรมได้พร้อม ๆ กัน
  • บรรยากาศภายในงานมีความสนุกสนานมากขึ้น
  • เชื่อมต่อกับผู้คนได้มากขึ้น ไม่จำกัดอยู่เพียงแค่ในงานแบบออฟไลน์
  • ลักษณะของงาน Hybrid Event จะเปิดโอกาสให้เข้าร่วมได้ทั้งแบบออฟไลน์และออนไลน์ควบคู่กันไป รวมไปถึงการจัดประชุมอย่าง Hybrid Meeting คือการเข้าร่วมประชุมได้ทั้ง 2 รูปแบบเช่นกัน โดยมีข้อสังเกตที่บ่งบอกลักษณะงาน Hybrid Event ได้ เช่น

     


     

    ข้อดีของ Hybrid Event ทางเลือกใหม่ของการจัดอีเวนต์

    hybrid event คือ

    ข้อดีของ Hybrid Event คือความสามารถในการสื่อสารกับคนในวงกว้าง ทั้งการสื่อสารกับจำนวนคนที่มากขึ้นกว่าการจัดงานแบบออฟไลน์หรือออนไลน์เพียงอย่างเดียว รวมถึงสามารถสื่อสารกับคนที่อยู่กันคนละมุมโลกได้ด้วย ทำให้สร้าง Engagement ตลอดจนยอดขายได้มากขึ้นด้วย ซึ่งข้อดีอีก 1 อย่างของการจัดงานแบบไฮบริด คือผู้เข้าร่วมงานไม่จำเป็นต้องเดินทางมายังสถานที่จริง ทำให้ง่ายต่อการจัดงานสำหรับคนที่อยู่ทางไกล เช่น การจัดประชุม โดย Hybrid meeting คือคำตอบของวิธีการที่จะทำให้งานนี้เกิดขึ้นได้

    การเลือกวิธีนำเสนองานเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้ร่วมงานก็เป็นสิ่งสำคัญ โดยต้องให้ผู้ร่วมงานได้มีส่วนร่วมกันทั้ง 2 ฝั่ง เช่น หากมีกิจกรรมเล่นเกมชิงรางวัล หรือ Lucky Draw การซื้อสินค้า หรือการพูดคุยตอบคำถาม ทั้ง 2 ฝั่งจะทำได้อย่างเท่าเทียมกัน

    4 ข้อดีของ Hybrid Event

  • ผู้เข้าร่วมงานเลือกวิธีเข้าร่วมงานได้ตามความสะดวก ช่วยประหยัดค่าเดินทาง
  • ไม่จำเป็นต้องมีสถานที่จัดงานที่จุคนได้จำนวนมาก แต่มีผู้เข้าร่วมงานจำนวนมาก ทำให้ประหยัดค่าใช้จ่าย
  • ลด Carbon Footprint เนื่องจากเอกสารเกือบทั้งหมดเป็นแบบออนไลน์
  • เพิ่มโอกาสในการได้รับการสนับสนุนสินค้าและบริการที่จัดแสดง และต่อยอดเป็นมูลค่าทางการตลาดได้
  •  

    Hybrid Event ต่างจากอีเวนต์ประเภทอื่นอย่างไร

    หากเลือกจัดงานอีเวนต์ In-Person หรือ Virtual จะได้ผู้เข้าร่วมงานจำนวนหนึ่ง แต่หากเลือกจัดงาน Hybrid Event คือการรวมจำนวนคนทั้ง 2 กลุ่มนั้นมาไว้ในงานเดียวกัน ซึ่งจะทำให้งานนั้นมีมิติมากขึ้น ผู้เข้าร่วมงานสามารถเลือกได้ว่าจะเข้าร่วมงานแบบใด ประสบการณ์ที่ผู้เข้าร่วมงานจะได้รับนั้นต่างกัน แต่ได้รับประโยชน์เหมือนกัน

    ในเมื่อสามารถจัดงานที่ดึงเอาข้อดีของการจัดงาน In-Person และ Virtual มาแสดงร่วมกันได้ และยังสื่อสารออกไปในวงกว้างขึ้น การจัดงานแบบ Hybrid Event จึงตอบโจทย์เป็นอย่างมากสำหรับการจัดงานในยุคนี้

     


     

    เรื่องควรรู้ก่อนเริ่มจัดงาน Hybrid Event ให้มีประสิทธิภาพ

    เรื่องที่ควรรู้และการเตรียมตัวก่อนจัด Hybrid Event เพื่อให้การจัดงานเป็นไปอย่างราบรื่น และมีประสิทธิภาพ ผู้จัดงานควรศึกษาให้ดีก่อนว่า Hybrid Event คืออะไร มีองค์ประกอบไหนที่ต้องคำนึงบ้าง ซึ่งมีเคล็ดลับในการเตรียมตัว ดังนี้

  • มองภาพรวมของงานที่กำลังจะจัด ซึ่งจะต้องให้ทั้งประสบการณ์และประโยชน์แก่ผู้ร่วมงานทั้ง 2 ฝั่งอย่างเท่าเทียม ไม่เน้นไปที่ฝั่งใดฝั่งหนึ่ง
  • วิธีการนำเสนอที่น่าสนใจไม่ใช่แค่ Live Streaming แต่ต้องดึงดูดให้ผู้ร่วมงานมีส่วนร่วมจนจบกิจกรรม
  • ต้องคำนึงถึง Audience Learning Curve หรือกลุ่มเป้าหมายของงานว่าเหมาะกับงานอีเวนต์ประเภทไหน
  • ระวังเรื่องขอบเขตความเป็นส่วนตัวตาม พ.ร.บ. PDPA
  • เครื่องมือในการเก็บสถิติของงานจะต้องมีประสิทธิภาพ เพื่อนำมาใช้วิเคราะห์ต่อได้ตามเป้าหมาย
  •  


     

    ขั้นตอนการจัดอีเวนต์แบบ Hybrid Event

    การจัดงาน Hybrid Event คือการจัดงานในรูปแบบออฟไลน์และออนไลน์ไปพร้อม ๆ กัน ซึ่งนอกจากจะมีข้อดีมากมายแล้ว ขั้นตอนการเตรียมงานก็จะเพิ่มมากขึ้นด้วย เนื่องจากจะต้องเตรียมงานทั้ง 2 ส่วนไปพร้อม ๆ กัน โดยแต่ละส่วนจะมีขั้นตอนที่เหมือนและแตกต่างกันออกไป ซึ่งจะแบ่งเป็น 3 ขั้นตอนหลัก ๆ เช่น

  • ขั้นตอนการลงทะเบียน (Registration)
  • ขั้นตอนการเช็กอิน (Check-in)
  • ประเภทของงาน หรือกิจกรรมภายในงาน
  •  

    การจัดงานในส่วนออฟไลน์ (In-Person)

     

    ขั้นตอนการลงทะเบียน (Registration) จะต้องเตรียมเว็บไซต์งานอีเวนต์เพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานลงทะเบียน โดยข้อมูลการลงทะเบียนจะเป็น User Database ที่นำมาใช้ทั้งงาน สามารถนำมาใช้ส่ง QR Code ผ่านอีเมลเพื่อยืนยันการเข้าร่วมงาน และการบรอดแคสต์ข่าวประชาสัมพันธ์ของงานได้ด้วย หลังจากที่ผู้เข้าร่วมงานลงทะเบียนเรียบร้อยแล้ว

    ขั้นตอนการเช็กอิน (Check-in) นำ QR Code ที่ได้รับหลังการลงทะเบียนมาที่หน้างาน และสแกน QR Code ผ่านอุปกรณ์ต่าง ๆ เพื่อเข้าร่วมงาน โดยไม่ต้องกรอกข้อมูลเอกสารให้ยุ่งยาก โดย Hybrid Event คือการจัดงานพร้อมกันทั้งออฟไลน์และออนไลน์ การใช้ QR Code ในการเข้างานจะช่วยในการจัดการข้อมูลส่วนที่เป็นงานออฟไลน์และเชื่อมต่องานออนไลน์ได้

    รูปแบบกิจกรรมในงาน Hybrid Event ในส่วนออฟไลน์:

  • การจัดงานสัมมนา (Seminar) ส่วนมากจะเป็นงานวิชาการ ธุรกิจ โดยผู้ร่วมงานจะอยู่ในห้องประชุม และสามารถยกมือเพื่อสอบถามวิทยากรได้โดยตรง
  • งานจัดแสดงสินค้า (Purchasing) คือการจัดแสดงสินค้าของแบรนด์ต่าง ๆ ผู้ร่วมงานสามารถซื้อสินค้าที่บูธได้เลย และมีโอกาสได้ลองสินค้านั้นก่อนใคร
  • การจับคู่ธุรกิจ (Business Matching) ผู้เข้าร่วมงานสามารถแนะนำธุรกิจ และทำการนัดหมายกับผู้ที่สนใจหรือบุคคลที่คุณต้องการเจอได้โดยตรง
  • ลุ้นรางวัล (Lucky Draw) กิจกรรมลุ้นโชคชิงรางวัล ผู้ร่วมกิจกรรมสามารถร่วมสนุกได้ในงาน
  •  

    การจัดงานในส่วนออฟไลน์ (Virtual)

     

    ขั้นตอนการลงทะเบียน (Registration) จะเป็นแบบเดียวกับการจัดงานแบบออฟไลน์ต้องลงทะเบียนผ่านเว็บไซต์ หลังจากนั้นจะได้รับอีเมลยืนยันและคำแนะนำการล็อกอินเข้าสู่แพลตฟอร์มของงานแบบออนไลน์

    ขั้นตอนการเช็กอิน (Check-in) เข้าไปยังเว็บไซต์ของงาน จากนั้นล็อกอินเข้าสู่แพลตฟอร์มเพื่อเข้าร่วมงาน

    รูปแบบกิจกรรมในงาน Hybrid Event ในส่วนออนไลน์:

  • การจัดงานสัมมนาออนไลน์ (Webinar) เป็นการเผยแพร่เนื้อหาผ่าน Live Steaming และผู้ร่วมงานสามารถพิมพ์เพื่อถามวิทยากรได้ ซึ่งจะแตกต่างกับการจัดประชุมอย่าง Hybrid Meeting คือผู้เข้าร่วมประชุมจะสามารถพูดคุยแลกเปลี่ยนได้เสมือนอยู่ในห้องเดียวกัน
  • งานจัดแสดงสินค้า (Purchasing) ผู้เข้าร่วมงานจะสามารถชมและสั่งซื้อสินค้าได้ทางออนไลน์ จากนั้นจะมีบริการจัดส่งสินค้าไปให้โดยไม่จำเป็นต้องเดินทางมายังสถานที่จัดงาน
  • การจับคู่ธุรกิจ (Business Matching) ผู้เข้าร่วมงานจะสามารถทำการนัดหมายกับบุคคลอื่นผ่านทางแพลตฟอร์มออนไลน์ของงาน และรอการตอบกลับเพื่อนัดหมายพูดคุยต่อไป
  • ลุ้นรางวัล (Lucky Draw) ผู้เข้าร่วมงานจะมีสิทธิ์ลุ้นรับรางวัลเช่นเดียวกับผู้ร่วมงานฝั่งออฟไลน์ โดยเล่นเกมผ่านแพลตฟอร์มออนไลน์ของงาน
  •  


     

    บทส่งท้าย

    Hybrid Event คืองานอีเวนต์ที่เชื่อมต่อผู้คนให้เข้าหากันได้อย่างสะดวกสบายมากขึ้น ช่วยประหยัดต้นทุนให้กับผู้จัดงาน แต่ได้รับความสนใจและมูลค่าทางการตลาดเพิ่มขึ้นเป็นเท่าตัว สามารถจัดงานได้หลายประเภท ทั้งงานแถลงข่าว งานสัมมนา งานจัดแสดงสินค้า หรือแม้กระทั้งงานจัดแสดงคอนเสิร์ต หรือหากอยากจัดการประชุมแบบ Hybrid Meeting คือการรวมผู้ประชุมทั้งออฟไลน์และออนไลน์มาพูดคุยสื่อสารกันก็ทำได้

    โดย Happenn มีเครื่องมือที่จะช่วยอำนวยความสะดวกที่เหมาะกับการจัดงานทุกรูปแบบ ทั้งออฟไลน์ ออนไลน์ และ Hybrid Event ที่จะช่วยให้งานอีเวนต์นั้นออกมามีประสิทธิภาพและราบรื่น หากสนใจสามารถสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่หน้าผลิตภัณฑ์ หรือติดต่อเราผ่านแบบฟอร์มนี้ได้เลยค่ะ