Event Guide: ใช้ระบบลงทะเบียนงานอีเวนต์อย่างไรให้ทั้งไวและมีประสิทธิภาพสูงสุด

เป็นที่รู้กันดีว่าการจัดงานอีเวนต์ประเภท on-site หรือแบบที่ผู้ร่วมงานต้องมาพบหน้ากันตัวเป็นๆ นั้นให้ประโยชน์กับผู้ร่วมงานมากๆ แต่ในมุมของผู้จัดงานเองก็มาพร้อมกับเรื่องชวนหัวหมุนระหว่างการเตรียมงานด้วยเช่นกัน โดยเฉพาะเมื่อเป็นเรื่องของระบบลงทะเบียนงานอีเวนต์ เพราะคิวที่ยาว ไม่ใช่แค่เสียเวลาผู้ร่วมงาน แต่จะทำให้ผู้คนเหล่านี้เสียความรู้สึกด้วยในอีกทาง

ในบล็อกนี้ เราจะพาคุณไปดูรายละเอียดต่างๆ ในส่วนของเทคโนโลยีว่าจะสามารถเข้ามาช่วยให้คุณจัดการกลุ่มคนจำนวนมากที่งานอีเวนต์แบบสบายๆ กว่าที่ทำอยู่ได้อย่างไรบ้าง

 


 

สารบัญ

คลิกเพื่อข้ามไปอ่านแต่ละหัวข้อ

  • ฉันควรจะใช้ระบบลงทะเบียนงานอีเวนต์แบบไหน
  • แนะนำระบบลงทะเบียนและเช็กอินงานอีเวนต์ที่เหมาะกับคุณ
  • การทำงานกับข้อมูล
  • อย่ามองข้ามเรื่องอินเทอร์เน็ต
  • บทส่งท้าย
  •  


     

    ฉันควรจะใช้ระบบลงทะเบียนงานอีเวนต์แบบไหน?

    ก่อนจะตอบคำถามนี้ เราอยากชวนคุณผู้อ่านย้อนกลับไปที่จุดเริ่มต้นแล้วถามคำถาม 3 ข้อนี้ก่อนครับ

  • ผู้ร่วมงานของเราคือใคร
  • พวกเขามีความเข้าใจในเทคโนโลยีดิจิทัลต่างๆ มากแค่ไหน
  • คุณต้องการอะไรกลับมาจากการใช้ระบบนี้
  •  

    สำหรับผู้ร่วมงานอีเวนต์ทั่วๆ ไป ใช้แค่ QR code อย่างเดียวก็อาจจะพอ แต่ในเวลาเดียวกันกลุ่มที่มีความเป็น geek มากกว่า ก็อาจคาดหวังแอปพลิเคชันมือถือดีๆ ซักตัวที่มีทุกฟีเจอร์ตั้งแต่การลงทะเบียนและเช็กอิน รวมถึงเนื้อหาอื่นๆ ของงานเช่น หน้าเช็กกำหนดการ ระบบจับคู่ธุรกิจ หรือระบบแชตแบบตัวต่อตัวรวมอยู่ในที่เดียวกันไปเลย หรือถ้าเป็นกลุ่มผู้สูงวัย ก็อาจจะไม่ได้ต้องการอะไรมากไปกว่าอะไรก็ได้ที่ขั้นตอนการผ่านประตูที่เร็วที่สุด และยุ่งกับสมาร์ทโฟนให้น้อยที่สุดเท่าที่จะน้อยได้ เป็นต้น

    ระบบลงทะเบียนงานอีเวนต์เหล่านี้ไม่ได้สร้างขึ้นมาเพื่ออำนวยความสะดวกให้ฝั่งผู้ร่วมงานอย่างเดียว แต่ยังทำหน้าที่เก็บข้อมูลต่างๆ เพื่อนำมาประมวลผลให้กับฝั่งผู้จัดและผู้ออกบูธได้นำไปใช้งานต่อในอนาคตด้วย เพราะฉะนั้นการจะเลือกระบบใดๆ มาใช้กับงานอีเวนต์ของคุณ นอกจากเรื่องการเช็กอินผู้ร่วมงานแล้ว เรายังจะต้องดูด้วยว่าการเก็บข้อมูลเป็นไปอย่างถูกต้องตามกฎหมายหรือไม่

    หมายเหตุ: นอกจากข้อกำหนด GDPR ของสหภาพยุโรป เรายังต้องเรียนรู้เกี่ยวกับกฎหมายอื่นๆ ที่แต่ละประเทศทยอยประกาศบังคับใช้กันออกมาเรื่อยๆ ด้วย อย่าลืมเช็กให้แน่ใจว่าระบบที่คุณใช้ไปกันได้กับกฎหมายด้านความเป็นส่วนตัวของแต่ละที่ แต่โดยส่วนใหญ่แล้วถ้าระบบเป็นไปตาม GDPR แล้วก็มักจะใช้ได้ในทุกๆ ที่เพราะการบังคับใช้เป็นไปในทิศทางเดียวกันครับ

     


     

    แนะนำระบบลงทะเบียนและเช็กอินงานอีเวนต์ที่เหมาะกับคุณ

    QR Code

    หนึ่งในระบบที่ผู้คนชอบที่สุด เพราะทั้งไม่ต้องพิมพ์และกดแค่ไม่กี่ขั้นตอนบนหน้าจอมือถือก็เสร็จแล้ว วิธีนี้หน้าฉากดูสะดวกก็จริง แต่เบื้องหลังก็ต้องเตรียมงานเยอะทีเดียวครับ ตั้งแต่หน้าเว็บสำหรับลงทะเบียน เทมเพลตอีเมลสำหรับแจ้งตัว QR code กลับไปให้ผู้ร่วมงานเพื่อใช้ในวันงาน เหมือนจะต้องทำแค่สองสามอย่าง แต่ก็เป็นสองสามอย่างที่ต้องให้ความสำคัญมากทีเดียวครับ

    ข้อดีของการใช้ QR code คือความเร็วในการแสกน เพราะฉะนั้นแล้วถ้าถามว่าระบบนี้เหมาะกับงานแบบไหน เราก็บอกได้เลยว่าเหมาะกับทุกงาน โดยเฉพาะกับงานที่คนเยอะๆ

    ระบบยืนยันด้วยชื่อจริง

    เราพูดเรื่องระบบเร็วๆ ไปแล้ว ตอนนี้มาถึงระบบที่ปลอดภัยกว่ากันบ้างครับ วิธียืนยันชื่อในระบบว่าตรงกับบัตรประชาชนหรือไม่ เหมาะกับงานที่ใช้วิธีการเชิญให้เข้าร่วมเป็นหลัก และจะง่ายยิ่งขึ้นถ้าผู้จัดมีรายชื่อของแขกอยู่ก่อนแล้ว เพราะไม่ต้องเสียเวลารวบรวมใหม่

    วิธีนี้ซับซ้อนน้อยกว่า QR code เพราะผู้ร่วมงานไม่ต้องลงทะเบียนมาก่อนก็ได้ ชื่อตรงกันก็พอแล้ว แต่ก็จะไม่ค่อยเหมาะกับอีเวนต์ที่เป็นสาธารณะ เพราะในทางปฏิบัติจริงเราคงไม่สามารถเก็บรายชื่อผู้คนจำนวนมากที่ไม่รู้จักมาก่อนเพื่อนำมาเตรียมระบบให้พร้อมใช้งานได้ครับ (เว้นเสียแต่ว่าจะมีหน้าเว็บให้ลงทะเบียนล่วงหน้ามาก่อน)

    แอปพลิเคชันมือถือ

    ที่จริงพอพูดว่าเป็นแอปมือถือ มันจะออกมาเป็นอะไรก็ได้ครับ และรวมถึงการใช้เป็นส่วนหนึ่งของระบบเช็กอินเข้าร่วมงานก็ได้เช่นกัน และสามารถทำได้หลายวิธีด้วย ไม่ว่าจะใช้แอปเป็นตัวเก็บ QR code ไปแสกนเข้างาน หรือถ้าโทรศัพท์มือถือมีระบบ RFID ก็สามารถใช้ทำหน้าที่เป็นบัตรเข้างานได้เลยด้วย

    อีกเคสหนึ่งคือถ้าคุณจัดงานอีเวนต์เดียวกันหลายๆ ครั้ง (เช่นการจัดงานสัมมนาครั้งแรกที่จังหวัดกรุงเทพฯ หลังจากนั้นสัปดาห์ถัดมาไปจัดที่นนทบุรีต่อ) ก็สามารถอำนวยความสะดวกผู้ร่วมงานที่อยากไปร่วมอีกครั้งด้วยการให้พวกเขาใช้ข้อมูลเดิมจากงานที่มีอยู่แล้วมาเช็กอินเข้างานเลย โดยไม่ต้องย้อนกลับไปลงทะเบียนงานใหม่ตั้งแต่ต้นก็ได้เช่นกัน

    RFID/NFC Card

    อีกหนึ่งโซลูชันที่กระชับ เหมาะมือ และสามารถใช้ได้ในหลากหลายสถานการณ์ ไม่ว่าจะเป็นงานอีเวนต์ที่ขายบัตรให้เข้าร่วม หรืองานปาร์ตี้ภายในบริษัท สำหรับกรณีหลัง (ขอข้ามเรื่องขายบัตรไป เพราะไม่มีอะไรซับซ้อนอยู่แล้ว) ลองนึกภาพว่าคุณเป็นผู้รับผิดชอบงานเลี้ยงภายในบริษัทที่มีคนมาร่วมงานมากกว่า 500 คนขึ้นไปมาที่หน้าประตูทางเข้าแบบพร้อมๆ กัน การจะให้พวกเขาต่อแถวแล้วตรวจชื่อทีละคนก็คงจะไม่ใช่วิธีที่คล่องตัวนัก ว่ามั้ยครับ?

    แทนที่จะทำแบบนั้น คุณสามารถใช้วิธี import ข้อมูลจากบัตรพนักงานเข้ามาในเครื่องอ่านบัตรที่หน้างาน แล้วให้ทุกคนใช้บัตรแสกนเข้างานได้เลยเพียงแค่การแตะบัตรลงไป ง่ายๆ แค่นั้นเลยแหละครับ

    หรือในอีกกรณีอาจจะใช้เป็นรูปของพนักงานที่อยู่ในระบบ แล้วตั้งกล้องสำหรับเช็กอินถ้าใบหน้าตรงกัน วิธีนี้เราเรียกว่า Image Processing แต่ก็เป็นวิธีที่ต้องให้ระบบของเราทำการ machine learning ประมาณหนึ่งถึงจะสามารถใช้งานได้อย่างแม่นยำ และยังมีประเด็นเรื่องความเป็นส่วนตัวที่ต้องคำนึงถึงด้วยเช่นกัน

    Beacon

    ไร้สัมผัส ระบบบีคอนอาจจะมีค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้นอีกนิดเมื่อเทียบกับวิธีอื่นๆ ที่เราพูดถึงไปก่อนหน้า ตัวระบบจะปล่อยให้อุปกรณ์แต่ละชิ้นสื่อสารกันเองโดยที่ผู้ใช้งานไม่ต้องทำอะไร อาจจะเป็นการสื่อสารระหว่างตัวอุปกรณ์บีคอนกับบัตร RFID โทรศัพท์มือถือ หรือริสต์แบนด์ก็ได้ ขึ้นอยู่กับว่าเราออกแบบการเช็กอินของงานไว้อย่างไรครับ

    ลายเซ็นดิจิทัล

    อย่าลืมว่านอกจากพวกเราๆ ที่คุ้นเคยกับเทคโนโลยีอยู่แล้ว ก็ยังมีคนที่ไม่ค่อยได้จับสมาร์ทโฟนกันอยู่ด้วย และกลุ่มนี้แหละครับที่ challenge ผู้จัดงานสุดๆ ว่าเราจะนำเทคโนโลยีมาให้ใช้ได้ยังไง แต่ถ้าทำได้ดีอีเวนต์ของเราก็จะเป็นที่จดจำในด้านความง่ายไปอีกนานทีเดียว

    เพราะฉะนั้น ถ้าสามารถเก็บข้อมูลที่เป็นลายเซ็นมือของผู้ร่วมงานมาใช้ในระบบได้ ก็แนะนำให้ลองทำดูครับ

    ในความเห็นของเรา วิธีนี้จะเหมาะกับงานประเภทคนน้อย ๆ ที่ผู้ร่วมงานเป็นระดับ VVIP ประมาณหนึ่ง โดยที่ทางฝั่งออร์แกไนเซอร์จะต้องทำหน้าที่รวบรวมข้อมูลตรงนี้มาให้พร้อม ซึ่งส่วนที่ยากน่าจะอยู่ตรงนี้แหละครับ

     


     

    การทำงานกับข้อมูล

    ตามที่เราได้เกริ่นไปก่อนหน้านี้เกี่ยวกับการนำเทคโนโลยีเกี่ยวกับงานอีเวนต์เข้ามาใช้ จริงๆ มันไม่ใช่แค่เรื่องของการทำให้คนเช็กอินเข้างานได้ง่ายเพียงอย่างเดียว แต่ยังเป็นเรื่องของการเก็บข้อมูลผู้ใช้งานด้วย และเมื่อเป็นเรื่องของระบบลงทะเบียนงานอีเวนต์แล้ว คุณผู้จัดก็ต้องรับมือกับจำนวนข้อมูลไม่น้อยเลยทีเดียวครับ ในเวลาสั้นๆ เสียด้วย

    แถลงนโยบายความเป็นส่วนตัวให้ชัดเจน

    สิ่งแรกที่เราอยากแนะนำคือการแถลงให้ชัดเจน ว่าในฐานะผู้จัดงาน เรานำข้อมูลของผู้ร่วมงานที่เก็บมาจากการลงทะเบียนล่วงหน้า หรือระหว่างการเข้าร่วมอีเวนต์ไปใช้ในการทำอะไรบ้าง เขียนออกมาในภาษาที่เข้าใจง่ายเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน หากมีทีมกฎหมาย นำไปให้ตรวจสอบก่อนได้จะยิ่งเป็นการดี หลังจากนั้นก็เป็นเรื่องของการนำไปเผยแพร่ ไม่ว่าจะบนหน้าเว็บไซต์ช่วงก่อนลงทะเบียน หรือที่อุปกรณ์เช็กอินหน้างาน เพื่อให้ผู้ใช้งานได้อ่านอย่างครบถ้วนชัดเจนก่อนดำเนินการขั้นตอนต่อไป

    เตรียมตัวทำรีพอร์ต

    รู้ใช่ไหมครับว่าอะไรตามมาหลังงานอีเวนต์เลิก? ทำรายงานส่งนั่นเอง

    เราคงลงรายละเอียดให้คุณตรงนี้ไม่ได้มากนัก เพราะรีพอร์ตของแต่ละงานก็นำเสนอและเน้นเป้าหมายที่แตกต่างกันออกไป แต่การรู้ว่าเป้าหมายคืออะไรตั้งแต่แรกจะช่วยให้คุณสามารถทำงานส่วนนี้เสร็จได้เร็วขึ้นมาก เพราะรู้แล้วว่าจะต้องเอาข้อมูลจากตรงไหนมาใช้ทำงาน ลองใช้แดชบอร์ดของซอฟต์แวร์ต่างๆ ที่นำมาใช้ หาดูว่าจะเอาข้อมูลอะไรได้จากหัวข้อไหน และถ้าเวลาเหลือลอง export ออกมาดูคร่าวๆ ให้เข้าใจมากขึ้นได้ยิ่งดีครับ

     


     

    อย่ามองข้ามเรื่องอินเทอร์เน็ต

    เพราะอีเวนต์ มักจะเป็นเพียงงานที่เกิดขึ้นชั่วคราวเท่านั้น ตามสถานที่จัดงานจึงไม่ได้เตรียมอินเทอร์เน็ตที่ดีไว้ให้ผู้จัดหรือคนที่มาออกบูธได้ใช้งานกันซักเท่าไหร่ ถ้าโชคดีก็อาจจะขอยืมรหัสไวไฟจากสำนักงานได้แบบส่วนตัว แต่เป็นไปได้อย่าหวังน้ำบ่อหน้าเลยครับ

    อุปกรณ์สำหรับระบบลงทะเบียนงานอีเวนต์ทุกวันนี้ไม่ค่อยเก็บข้อมูลผู้ร่วมงานไว้ในตัวเครื่องกันแล้ว แต่ใช้เป็นการเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลออนไลน์ที่มีเว็บไซต์ของงานอยู่กันมากกว่า เนื่องจากถ้ามีข้อมูลอัปเดตก็จะสามารถซิงค์ให้เป็นเวอร์ชันล่าสุดได้ทันที ลองคิดดูว่าเราต้องมานั่งอัปเดตรายชื่อ อีเมล เบอร์โทรศัพท์มือถือใน iPad หน้างานทีละเครื่องสิครับ เหนื่อยเป็น ___ แน่นอน (เติมคำเปรียบเปรยใดๆ ตามสะดวกได้เลย)

    เพราะฉะนั้นแล้ว การมีเราเตอร์ของบริษัทพกไว้เองจึงเป็นสิ่งสำคัญมากทีเดียวครับ และอีกเรื่องหนึ่งที่คุณอาจมองข้ามไปและคิดว่าไม่มีใครลืมหรอก ก็คือ การเตรียมปลั๊กพ่วงสายไฟยาวที่สุดเท่าที่จะหาได้ติดไม้ติดมือไปด้วย จากการคุยกับผู้จัดงานหลายเจ้า ทุกคนบอกเหมือนกันว่าเคยประสบปัญหานี้กันมาแล้วทั้งนั้น และเมื่อไหร่ที่ไม่มีไฟ ปัญหาที่ต้องแก้ก็จะไม่ใช่แค่เรื่องสัญญาณอินเทอร์เน็ตอย่างเดียวด้วยเช่นกัน

     


     

    บทส่งท้าย

    ที่จริงมีระบบลงทะเบียนงานอีเวนต์แบบ on-site ให้คุณลองอีกมากมาย แต่การจะเลือกฟีเจอร์ทุกอย่างด้วยตัวคุณเองทีละชิ้นก็ดูเป็นกิจกรรมที่ชวนให้เหนื่อยหน่ายได้ง่ายทีเดียว

    กลับกัน ลองเข้าไปดูเว็บไซต์อย่างเป็นทางการของ Happenn คุณจะพบว่าเราเตรียมโซลูชันด้านเทคโนโลยีงานอีเวนต์เอาไว้ให้คุณแล้ว ทั้งในส่วนของผลิตภัณฑ์และบริการ และถ้าคุณต้องการถามคำถามหรือรายละเอียดใดๆ แบบเฉพาะเจาะจง ก็สามารถติดต่อเราเข้ามาผ่านแบบฟอร์มนี้ได้เลยครับ