บล็อก
การตลาดงานอีเวนต์

เคล็ดลับการสร้าง Pre-event Survey ให้มีประสิทธิภาพ เพื่องานอีเวนต์ที่ประสบความสำเร็จ

เขียนเมื่อ MAR 9, 2023

แบบสำรวจก่อนเริ่มงานอีเวนต์ หรือ Pre-event Survey สามารถช่วยทำให้งานอีเวนต์ของคุณประสบคยวามสำเร็จมากขึ้นอีกได้ การเก็บข้อมูลและความคิดเห็นจากผู้ร่วมงานจะทำให้คุณสามารถปรับงานอีเวนต์ของคุณให้ตรงกับความต้องการและความชื่นชอบของผู้ร่วมงานของคุณได้ เจ้าเซอร์เวย์ตัวนี้จะทำให้คุณเข้าใจความต้องการของกลุ่มเป้าหมายได้ดีขึ้น และทำให้คุณสามารถสร้างประสบการณ์ที่ดีและเข้ากับผู้ร่วมงานมากที่สุด

ด้วยความสำคัญข้อนี้ จึงเป็นเรื่องจำเป็นมากๆ ที่เหล่าอีเวนต์แพลนเนอร์ควรจะหันมาให้ความสนใจกับการทำ Pre-event Survey ตัวนี้ให้มากขึ้น เพราะถ้าคุณไม่เข้าใจความต้องการของผู้ร่วมงาน งานอีเวนต์อาจจะออกมาไม่ตรงใจผู้คน ชื่อเสียงอาจกลายเป็นชื่อเสีย คนไม่มาร่วมงาน หรืออาจขาดทุนได้ในท้ายที่สุด

ทาง Happenn ในฐานะทีมที่ทำงานในแวดวงงานอีเวนต์มายาวนาน และได้มีโอกาสสร้างแบบสอบถามก่อนเริ่มงานอีเวนต์ เพื่อช่วยเหลือลูกค้าเราในการเก็บ Insights ที่น่าสนใจมาปรับปรุงตัวงาน ประสบการณ์ตรงนี้บอกกับเราว่า การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจน คำถามที่ถูกต้อง และการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้มา คือส่วนประกอบสำคัญที่จะทำให้การทำแบบสอบถามประสบความสำเร็จ วันนี้เราจะมาแชร์เคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณสร้าง Pre-event Survey ที่ดี ซึ่งสามารถให้ Insights ที่มีคุณค่า และทำให้คุณไปถึงเป้าหมายในการจัดอีเวนต์ที่ตั้งไว้ครับ

 

กำหนดเป้าหมายแบบสอบถามให้ชัด

ก่อนจะลงมือสร้างแบบสอบถาม เราแนะนำให้คุณทำความเข้าใจเป้าหมายของตัวงานให้ชัดเจนก่อน จากนั้นค่อยตามมาด้วยการกำหนดเป้าหมายของตัวเซอร์เวย์ และข้อมูลที่คาดหวังว่าจะได้จากการทำครั้งนี้ ลองตั้งคำถามกับตัวเองว่า อยากจะเรียนรู้เรื่องอะไรเกี่ยวกับผู้ร่วมงาน เรื่องไหนที่ต้องการจะปรับปรุงในงานครั้งนี้ ข้อมูลส่วนไหนที่จะช่วยให้คุณนำมาประกอบการตัดสินใจต่างๆ ได้

ตัวอย่างการตั้ง Goal ก่อนสร้างแบบสอบถามที่เห็นกันส่วนใหญ่เป็นแบบนี้ครับ

  • หาว่าจุดไหนที่ผู้ร่วมงานอาจจะไม่เกิดความพึงพอใจ หรือจุดที่คุณจะสามารถแก้ไขเพื่อทำให้ประสบการณ์ของผู้ร่วมงานดีขึ้นได้
  • เก็บข้อมูล Demographic เพื่อเข้าใจผู้ร่วมงานให้มากขึ้น เพื่อที่จะได้ปรับตัวงานอีเวนต์ให้ตรงตามความต้องการ
  • รวบรวมข้อมูล Feedback แบบเฉพาะเจาะจงลงไปในบางหัวข้อของงาน เช่น เนื้อหาของงาน ผู้พูดบนเวที การเดินทาง หรือโอกาสในด้านเน็ตเวิร์กกิ้ง เป็นต้น
  • ทำความเข้าใจความคาดหวัง และความชอบของผู้ร่วมงาน เพื่อสร้างประสบการณ์ที่ดีตรงใจมากขึ้นกว่าเดิม
  • เก็บข้อมูลรีวิว Testimonial ต่างๆ และเสียงตอบรับแง่บวกจากผู้ร่วมงาน เพื่อนำไปใช้ทำการตลาดและวางแผนงานในครั้งต่อไป
  •  

    เลือกคำถามที่ใช่

    การตั้งคำถามที่ใช่สำหรับแบบสอบถาม คือไฟต์บังคับในการเก็บข้อมูลที่มีค่าจากผู้ร่วมงาน เราแนะนำให้คุณใช้รูปแบบการถามที่หลากหลาย ทั้งคำถามให้ตอบแบบปลายเปิด แบบตัวเลือก รวมถึงแบบให้คะแนน เน้นไปที่การถามเรื่องการเดินทาง เนื้อหาของงาน รวมถึงความคาดหวังที่จะได้จากกงาน ยกตัวอย่างเช่นคำถามแนวที่ว่า “หัวข้อไหนที่คุณอยากฟังในงานครั้งนี้มากที่สุด” หรือ “คุณจะแนะนำงานอีเวนต์ของเราให้คนรอบตัวหรือไม่” เป็นต้น

    นี่คือตัวอย่างคำถามที่คุณสามารถนำไปใช้กับ Pre-event Survey ของคุณได้

  • หัวข้อที่คุณสนใจจะฟังมากที่สุดในงานครั้งนี้
  • ทราบถึงการมีอยู่ของงานนี้ได้อย่างไร
  • คุณมีแนวโน้มจะแนะนำงานครั้งนี้ให้คนรอบตัวมากน้อยแค่ไหน
  • Speaker คนไหนที่ทำให้คุณตื่นเต้นและอยากฟังมากที่สุด
  • คุ้นเคยกับสถานที่จัดงานและบริเวณรอบๆ มากน้อยแค่ไหน
  • สิ่งที่คาดหวังว่าจะได้หรือเรียนรู้จากการมาร่วมงานครั้งนี้
  • คิดว่าจะร่วมงานเป็นระยะเวลานานแค่ไหน
  • คุณมองหาโอกาสด้าน Networking รูปแบบไหนจากงานครั้งนี้
  • กิจกรรมที่น่าสนใจที่สุดในงานครั้งนี้ (เช่นช่วงเสวนา ทำเวิร์กช็อป พรีเซนต์ต่างๆ)
  •  

    คำแนะนำจาก Happenn:
    พยายามปรับคำถามของคุณให้เข้ากับงานอีเวนต์ใดอีเวนต์หนึ่ง และผู้ร่วมงานนั้นๆ แบบเจาะจง จะได้รับข้อมูลที่เป็นประโยชน์ในการทำงานมากที่สุดกลับมาครับ

     

    ช่วงเวลาการปล่อยแบบสอบถาม

    ทั้งเรื่องของช่วงเวลา (Timing) และการปล่อยแบบสอบถามออกไป (Distribution) เป็นปัจจัยสำคัญของการทำ Pre-event Survey เป็นอย่างยิ่งครับ การยิงแบบสอบถามออกไปก่อนงานควรคำนึงถึงช่วงเวลาว่าเพียงพอต่อการตอบกลับหรือไม่ อาจใช้วิธีการส่งอีเมลเพื่อช่วยกระตุ้นให้คนทำเซอร์เวย์ให้มากขึ้น และถ้าต้องการให้ได้ผลลัพธ์ที่มากขึ้นไปอีก อาจจะลองใช้โซเชียลมีเดีย หรือเครื่องมืออย่างเว็บไซต์เข้ามาร่วมด้วยอีกทาง

     

    วิเคราะห์ข้อมูลที่ได้รับมา

    นี่คือสิ่งที่ต้องทำหลังจากได้ข้อมูลทั้งหมดมาแล้ว:

  • ทำการวิเคราะห์ผล เพื่อหารูปแบบ (Pattern) และจุดที่สามารถพัฒนาต่อได้
  • มองหาจุดที่ดูมีแนวโน้มว่าผู้ร่วมงานจะไม่ชอบ หรือจุดที่คุณดูแล้วว่าสามารถปรับปรุงเพื่อประสบการณ์ที่ดีขึ้นได้
  • ใช้ข้อมูลตรงนี้ประกอบการตัดสินใจ ว่าขั้นตอนต่อไปในการทำให้ผู้ร่วมงานพึงพอใจ หรือทำให้งานอีเวนต์ออกมาดีขึ้นต้องทำยังไงต่อบ้าง
  •  

    บทส่งท้าย

    แบบสอบถาม Pre-event Survey คือเครื่องมือสำคัญในการทำความเข้าใจกลุ่มเป้าหมาย รวมถึงการปรับงานอีเวนต์ให้ตรงตามความต้องการของคนกลุ่มนี้ของคุณ เคล็ดลับที่เราแชร์กับคุณในบล็อกนี้จะช่วยให้คุณสร้างเซอร์เวย์ที่สามารถเก็บข้อมูลที่มีค่า และทำให้งานไปถึงเป้าที่วางไว้ได้ง่ายยิ่งขึ้น ลองนำไปปรับใช้กับงานที่กำลังจะเกิดขึ้นครั้งต่อไปเร็วๆ นี้กันได้ตามสะดวกครับ

    และทาง Happenn เราเองก็มีผู้เชี่ยวชาญที่สามารถช่วยคุณสร้างแบบสอบถามเพื่อเก็บช้อมูลที่ใช่ให้งานอีเวนต์ของคุณได้ ถ้ากำลังมองหาแพลตฟอร์มสำหรับสร้างเซอร์เวย์อยู่ เราก็ยินดีช่วยเต็มที่ครับ

    We’d like to know you better.

    REQUEST DEMO, MEETING & INQUIRY