บล็อก
งานอีเวนต์แบบออฟไลน์

Event Report: เมื่อฉันต้องเก็บความติ่งไว้ในใจ เพราะร่วมอีเวนต์ในฐานะทีมงาน

เขียนเมื่อ AUG 23, 2022

Editor’s Note: บล็อกนี้เขียนขึ้นโดยหนึ่งในทีมงานของ Happenn ที่ได้ไปประจำบูธเช็กอินที่งาน ‘Clash de Cartier’ ที่สถานีรถไฟหัวลำโพงเมื่อเร็วๆ นี้ ซึ่งจะถูกเล่าในมุมสบายๆ ผ่านสายตาของแฟนคลับและมีความเป็นทางการน้อยกว่าบล็อกอื่นๆ ของเรา แต่ก็ยังมีเนื้อหาเชิงลึกที่น่าสนใจของ Happenn อยู่ในเนื้อหาและควรค่าแก่การอ่านเช่นกัน ขอให้เพลิดเพลินครับ

ต้องยอมรับเลยว่าเดือนสิงหาคมเป็นเดือนที่ฮอตมากๆ สำหรับประเทศไทยในเวลานี้ ฮอตที่ว่าไม่ได้หมายถึงสภาพอากาศแต่อย่างใด แต่หมายถึงการที่เหล่าศิลปิน ดารา นักแสดง ไอดอล จากทั้งฝั่งเกาหลีใต้และจีนต่างพากันต่อคิวบินมาทักทายแฟนๆ ชาวไทยกันอย่างต่อเนื่อง และที่เป็นที่พูดถึงมากที่สุดในช่วงนี้ ก็คงจะหนีไม่พ้น ‘แจ็คสัน หวัง’ หรือ ‘พี่แจ็ค’ ของสาวไทย ที่มาเยี่ยมเยือนประเทศไทยบ่อยๆ แถมยังคุ้นเคยกับวัฒนธรรมไทยมากเสียจนเกือบจะเรียกได้ว่าเป็นคนไทยท่านหนึ่ง

ล่าสุดพี่แจ็คได้บินตรงมาในฐานะแบรนด์แอมบาสเดอร์ระดับโลกของแบรนด์ Cartier เข้าร่วมอีเวนต์สุดยิ่งใหญ่แห่งปี Clash de Cartier ณ สถานีรถไฟหัวลำโพง พร้อมด้วยกองทัพดาราและเซเลบริตี้ไทย อาทิ คิมเบอร์ลี่, พลอย เฌอมาลย์, พีพี กฤษฏ์, บิวกิ้น พุฒิพงษ์, ต่อ ธนภพ, เจเจ กฤษณภูมิ, ไอซ์ พาริส และอีกมากมาย

 

Clash de Cartier งานดีดี ที่มีระบบลงทะเบียนปังๆ

สำหรับงาน Clash de Cartier สุดอลังการในครั้งนี้ ทาง Happenn เอง ก็ได้รับเกียรติในการดูแลระบบลงทะเบียนสำหรับแขกผู้มาร่วมงานทั้งหมด และตัวผู้เขียนเองนี้ ก็ได้เป็นหนึ่งในทีมงานที่รับผิดชอบติดต่อประสานงานต่างๆ ตลอดโปรเจกต์ (ถ้าบอกว่าไม่ตื่นเต้นก็คงเป็นการโกหกครั้งใหญ่) เราเริ่มต้นด้วยการพูดคุยกับลูกค้าเพื่อทราบความต้องการในเบื้องต้น ครั้งนี้เป็นระบบลงทะเบียนแบบให้สิทธิ์เฉพาะผู้ได้รับเชิญ โดยปกติแล้วการลงทะเบียนลักษณะนี้มักตรวจสอบสิทธิ์การลงทะเบียนจากอีเมลหรือเบอร์โทรศัพท์ แต่งานนี้ทางลูกค้าเองไม่ได้มีฐานข้อมูลอื่นใดของแขกนอกจากชื่อและนามสกุล (เข้าใจได้ๆ VIP ทั้งนั้นเลยนี่นา) แต่เราก็ Make it Happenn ค่ะ ช่วยกันคิดหา solution เพื่อให้ตัวระบบสามารถให้สิทธิ์การลงทะเบียนเฉพาะผู้ที่มีรายชื่อในฐานข้อมูลเชิญได้สำเร็จ ถึงแม้การตรวจสอบสิทธิ์การลงทะเบียนจาก ชื่อ-นามสกุล จะยังคงเป็นวิธีที่มีความเสี่ยงจะเกิดปัญหาได้จากหลายปัจจัย ไม่ว่าจะเป็นการเว้นวรรค คำนำหน้าชื่อ การสะกด ที่จะต้องตรงกับฐานข้อมูล (ชื่อบนบัตรเชิญ) แบบเป๊ะๆ จึงจะสามารถลงทะเบียนได้ (ป้องกันคนสวมรอย) แต่เราก็แก้ปัญหากันอย่างดีที่สุดโดยการคอยตรวจสอบระบบหลังบ้านและซัพพอร์ตโดยทันทีเมื่อแขกพบปัญหาในการลงทะเบียน

ความแปลกใหม่อีกอย่างของระบบลงทะเบียนครั้งนี้ คือระบบต้องรองรับ (กึ่งบังคับ) ให้ผู้ร่วมงานแนบผลตรวจ ATK ภายในระยะเวลา 24 ชม. ก่อนเข้าร่วมงานเพื่อความปลอดภัยของทุกคน ซึ่ง Happenn ก็มีระบบที่สามารถตอบโจทย์ในส่วนนี้ โดยรองรับการอัพโหลดรูปภาพผ่านทั้งคอมพิวเตอร์ laptop, โทรศัพท์มือถือ และอุปกรณ์พกพาอื่นๆ เช่น iPad

 

Touchless Check-in เข้างานด้วย QR Code แบบเก๋ๆ

แน่นอนว่าระบบลงทะเบียนช่วยให้การจัดการและประเมินแขกผู้มาร่วมงานง่ายดายยิ่งขึ้น แต่อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญไม่แพ้กันคือการเก็บข้อมูลผู้มาเข้าร่วมงานจริง ซึ่งสามารถทำได้ผ่านระบบเช็คอินหน้างาน ในส่วนนี้ทาง Happenn ได้จัดเตรียม iPad เพื่อการเช็คอินไว้จำนวน 7 เครื่อง ติดตั้งแอปพลิเคชันที่ดีไซน์หน้าตาให้สวยงามเข้ากับธีมงานไว้เรียบร้อย เพียงแค่แขกผู้มาร่วมงานเปิด QR code ที่ได้รับผ่านทางอีเมลหลังการลงทะเบียน แสกนเข้ากับ iPad ณ จุดเช็คอิน ก็เป็นอันเสร็จสิ้น เทคโนโลยีเหล่านี้ช่วยให้การจัดการแขกในงานอีเวนต์ง่ายดายขึ้นมากๆ แถมยังลดปัญหาความล่าช้าหรือแออัดในบริเวณโต๊ะลงทะเบียนได้ดีอีกด้วย ยิ่งกับงาน private อย่าง Cartier ด้วยแล้ว การใช้ระบบดังกล่าวนี้ยังสามารถช่วยลดปัญหาความวุ่นวายจากแขกไม่ได้รับเชิญไปได้อีกขั้นหนึ่งเลยค่ะ

(ขายของนิดนึง สำหรับงานไหนที่มีแขกสูงอายุจำนวนมากก็ไม่ต้องกังวลนะคะ การเช็คอินหน้างานรองรับการ search และเช็คอินจากชื่อ กรณีที่ไม่มีอีเมลหรือไม่คุ้นเคยกับการใช้ QR code ก็สามารถยืนยันตัวตนเพื่อเข้างานได้เช่นกัน หรือหากผู้จัดประเมินแล้วว่าแขกส่วนมากไม่ถนัดใช่อีเมล จะเลือกให้ส่ง QR code ผ่านทาง SMS ในโทรศัพท์มือถือก็ยังได้ค่ะ)

 

หน้างานที่ ‘เหมือนจะวุ่นแต่ไม่วุ่น’ (ไม่ใช่ชื่อซิงเกิลใหม่ Getsunova)

หลังจากการเตรียมงานกันข้ามสัปดาห์ ในที่สุดวันงาน (1 สิงหาคม 2565) ก็ได้เดินทางมาถึง แขกจำนวนกว่า 400 ท่านได้ทยอยลงทะเบียนเข้ามาในระบบตั้งแต่คืนก่อนหน้า ทุกอย่างเป็นไปด้วยดี มีติดขัดบ้างจากการสะกดชื่อและเว้นวรรค (ตามที่คาดการณ์ไว้) ทางทีมซัพพอร์ตก็ช่วยตรวจสอบและแก้ปัญหากันไป ฝนตกปรอยๆ ทำให้การเดินทางมาเตรียมงานยากลำบากเล็กน้อย วันนี้ทีมสวยเป๊ะที่สุดในรอบหลายเดือน (โควิดทำให้ไม่ได้แต่งหน้านานจนเกือบลืมวิธีเขียนคิ้วแน่ะ)

เมื่อฝ่าฟันความทุลักทุเลมาได้ ก็เดินทางมาถึงจุดลงทะเบียน เรามีพื้นที่น้อยกว่าที่คิด เนื่องจากโต๊ะยาวที่เตรียมไว้จะต้องแชร์กับทีมลงทะเบียนสื่อซึ่งรับผิดชอบโดยคนละฝ่าย พอมาถึงก็เริ่มต้นด้วยการเชื่อมต่อ Internet Router ทั้ง 3 ตัวที่เตรียมมา ครั้งนี้เนื่องจากเป็นงานที่มีคนเข้าร่วมจำนวนมาก เพื่อป้องกันสัญญาณ Internet ขัดข้องจึงได้เตรียมสัญญาณจากต่างค่ายเอาไว้สำรองด้วย การ setup เป็นไปอย่างราบรื่น มีปัญหาเพียงแค่พื้นที่ที่จำกัดมากๆ จนไม่สามารถนำ iPad ที่เตรียมไว้ออกมาใช้ได้ทั้งหมด สุดท้ายได้ใช้จริงแค่ 4 ตัวเท่านั้น (แต่ที่เหลือก็เตรียมพร้อมไว้เพราะยังคาดเดาสถานการณ์ตอนงานเริ่มไม่ออก) กระทั่งตัวเราและทีมงานเองก็ยังไม่มีที่มากพอจะตั้ง laptop เพื่อเปิดระบบซัพพอร์ต จึงได้ขออาศัยห้องเล็กๆ ด้านข้างที่เชื่อมกับทางลัดไปห้องน้ำเป็นพื้นที่ทำงาน ถึงจะแคบไปหน่อยแต่แอร์เย็นดีทีเดียวเลยล่ะ

หลังเตรียมอุปกรณ์เสร็จไม่นาน ก็ได้ยินเสียงฮือฮาจากด้านนอก แจ็คสัน หวัง กำลังจะเดินทางมาถึง มีการเตรียมการเล็กน้อยเพื่อเก็บ footage การมาร่วมงานในครั้งนี้ อีกหลายชั่วโมงกว่างานจะเริ่ม ตอนนี้เลยแทบไม่มีใครนอกจากทีมงาน ผู้ไม่เกี่ยวข้องถูกกันให้ยืนอยู่ในฝั่งหลบมุมกล้อง เราเองก็เช่นกัน ยืนคอยการมาของพี่แจ็คอย่างตื่นเต้น (บอกไปหรือยังนะว่าเราเป็นอากาเซ่ แถมปักเมนพี่แจ็คมาตั้งแต่เป็นตาหนูแก้มยุ้ยแน่ะ) วินาทีที่รถเทียบจอดข้างพรมแดง เหมือนทุกอย่างพากันเคลื่อนไหวช้าลง พี่แจ็คค่อยๆ เดินลงจากรถมายังประตูเข้างาน ส่วนเรานั้นยืนปักหลักอยู่ที่กรอบประตูฝั่งซ้าย ใจสั่นแค่ไหนทุกคนพอนึกออกใช่ไหม ในหัวมีเป็นล้านคำที่อยากบอกตอนเขาเดินผ่าน แต่ด้วยหน้าที่แล้ว สิ่งที่ดูเมคเซนส์ที่สุดถ้าจะพูดออกไปคงมีแค่ “รบกวนลงทะเบียนก่อนเข้างานนะคะ” (แต่สุดท้ายไม่ได้พูดอะไรนะ หล่อยืนหนึ่งขนาดนั้นมีคนเดียว ไม่มีตัวปลอมให้ต้องเสียเวลายืนยันตัวตนหรอกเนอะ)

 

พี่แจ็คมาแล้ว

ไม่นานหลังจากพี่แจ็คเข้างานไปแล้ว เหล่า KOL และคนในวงการบันเทิงไทยก็เริ่มทยอยกันมา บางคนก็มีทีมงานของทาง Cartier เข้าไปเช็คอินและสวมสายรัดข้อมือเข้างานให้ บางคนก็มาเช็คอินเองที่โต๊ะลงทะเบียน และอีกหลายคนที่ไม่ได้ลงทะเบียนมาก่อนก็สามารถลงทะเบียนหน้างานผ่านทาง iPad ที่เตรียมไว้ (หรือจะ scan QR code แล้วลงทะเบียนเองในโทรศัพท์มือถือก็ได้) คนค่อนข้างหนาแน่นในขณะที่อากาศร้อนอบอ้าวมากๆ ความจริงแล้วทีม Happenn หมดหน้าที่ตั้งแต่จัดเตรียมอุปกรณ์และสอนเจ้าหน้าที่หน้างานใช้ระบบเช็คอิน เหลือแค่คอยดูความเรียบร้อยและซัพพอร์ตเล็กๆ น้อยๆ หากเกิดปัญหา

เนื่องจากเตรียมความพร้อมทุกอย่างไว้ล่วงหน้าแล้ว พอถึงช่วงเวลาที่แขกมาเยอะจริงๆ เรากลับไม่ต้องทำอะไรมากนัก เป็นโอกาสให้ไล่สายตาเก็บบรรยากาศรอบๆ ไว้ในความทรงจำ ตัวงานถูกออกแบบอย่างเรียบหรู เล่นแสงสีล้อกับสถาปัตยกรรมดังเดิมของสถานีหัวลำโพง นำเสนอความแตกต่างของสองขั้วที่ลงตัว สะท้อนคอนเซปท์ของคอลเลคชั่น แคลช เดอ คาร์เทียร์ ที่มุ่งเน้นถ่ายทอดความสมดุลแห่งดีไซน์ผ่านสัญลักษณ์ของศิลปะสองขั้ว (ก่อนมางานเขาเราก็ทำการบ้านมานิดหน่อย) แขกที่มาร่วมงานแต่งกายด้วยชุดคุมโทนสีขาว-ดำ ยิ่งส่งให้เครื่องประดับพากันดูโดดเด่นยิ่งขึ้น

 

ขอบคุณ Happenn ที่สานฝันอากาเซ่ตัวน้อยๆ*

มาในมุมความรู้สึกของเราในฐานะทีมงานกันบ้าง วินาทีที่รู้ว่าจะต้องดูแลโปรเจกต์สุดยิ่งใหญ่นี้ เรียกได้ว่าตื่นเต้น แต่ก็ไม่ถึงกับเสียอาการ ถึงแม้จะทราบอยู่แล้วว่ามีเหล่าเซเลบริตี้ไทยพากันมาร่วมงานอย่างคับคั่ง แต่สำหรับเรา (ผู้ที่ใช้ชีวิตเสมือนบ้านไม่มีโทรทัศน์) นั้น แทบจะไม่รู้จักใครในวงการบันเทิงไทยเอาเสียเลย ยังแอบคิดกับตัวเองเล่นๆ ว่า เมื่อหมดหน้าที่ความรับผิดชอบในการเตรียมความพร้อมอุปกรณ์แล้ว คงต้องไปหามุมสงบ เพื่อแอบพักผ่อนรอเวลาเก็บของกลับหลังงานเลิก (และคงจะเป็นการรอคอยที่ยาวนานมากแน่ๆ)

แต่แล้วความพลิกผันมันอยู่ตรงวินาทีที่เพื่อนร่วมงานส่งลิงก์ข่าวมาให้ ว่าพี่แจ็คเองก็จะเข้าร่วมงานนี้ด้วยในฐานะแขกคนสำคัญของ Cartier … เท่านั้นแล! ความตื่นเต้นแบบไม่มีที่มาที่ไปก็ผุดขึ้นจากไหนไม่รู้ – จนวันที่ทางแบรนด์ส่งรายชื่อแขกมาให้เพื่อนำเข้าระบบก่อนการลงทะเบียนได้เห็นชื่อพี่แจ็คด้วยสองตาตัวเอง มั่นใจว่าไม่ใช่ข่าวลือแน่ๆ แล้วก็แอบหนีไปร้องเพลง NANANA ในห้องน้ำอยู่คนเดียว (ฟีลแบบ 기부니가 좋아 나나나~ คนที่มีความสุขคือฉันน่ะแหละ) จะได้เจอกันจริงๆ แล้วนะ ใกล้แค่ไหนไม่รู้หรอก แต่อย่างน้อยก็ได้หายใจอยู่ในงานเดียวกัน

สุดท้ายเราก็ได้เจอเขาจริงๆ เดินโฉบผ่านหน้าไปเลย ฮีลใจแบบบอกไม่ถูก รู้สึกโชคดีที่ได้ทำงานในอุตสาหกรรมที่มีโมเมนต์ได้เติมพลังให้ตัวเองแบบนี้ ถึงเวลาเตรียมตัวจะค่อนข้างน้อย ต้องตามซัพพอร์ตให้ข้อมูลการลงทะเบียนแบบอดหลับอดนอน ต้องเปิดคอมทำงานบนแท็กซี่แข่งกับเวลา แต่ก็เป็นวันที่สนุกมากๆ ทุกอย่างผ่านไปด้วยดี เหลือไว้แค่ความทรงจำกลางฤดูฝนที่คงจะทำให้ยิ้มได้ทุกครั้งเมื่อนึกถึง..

* อากาเซ่เป็นชื่อเรียกของกลุ่มแฟนคลับวง GOT7 แปลว่านกน้อยในภาษาเกาหลี (เพราะว่าออกเสียงคล้ายคำว่า I got 7 แบบอ่านเร็วๆ บัญญัติโดยพี่ Mark Tuan หนึ่งในสมาชิกของวงค่ะ)

 

Story by—GG Happenn (Happenn’s Project Manager and Part-time Ahgase)

We’d like to know you better.

REQUEST DEMO, MEETING & INQUIRY