ตั้งคำถามแบบสอบถามงานอีเว้นท์แบบไหน ถึงจะได้ประโยชน์ทั้งผู้จัดและผู้ร่วมงาน

การจัดงานอีเว้นต์ ไม่ใช่เพียงแค่เป็นการจัดงานขึ้นเพื่อความบันเทิง จุดประสงค์ทางการตลาด การให้ข้อมูลทางวิชาการ หรือเพื่อวัตถุประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งแล้วจบ แต่ต้องมีการเก็บข้อมูลเพื่อนำไปวิเคราะห์ ต่อยอด และพัฒนาเพื่อปรับปรุงการจัดงานอีเว้นต์ถัดไป รวมถึงเนื้อหาที่เป็นหัวใจหลักของงาน ก็สามารถนำไปพัฒนาต่อยอดได้ด้วยเช่นกัน ซึ่งตรงนี้ก็ทำให้แบบสอบถามเข้ามามีบทบาทเป็นอย่างมากกับการจัดงาน

การเก็บข้อมูลเพื่อนำไปพัฒนาต่อยอดนั้น สามารถทำได้จากการถาม โดยผู้จัดงานต้องคัดเลือกคำถามสำหรับแบบสอบถามให้ตรงกับวัตถุประสงค์ที่ต้องการนำไปใช้งานต่อ เช่น สอบถามความคาดหวังของงาน หรือความพึงพอใจของงาน โดยคำถามนั้นควรมีหลากหลายรูปแบบ เป็นการตั้งคำถามแบบปลายปิด ไปจนถึงคำถามปลายเปิด และเป็นคำถามที่สามารถวัดผลได้ทั้งในเชิงปริมาณและคุณภาพ

การทำแบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลผู้เข้าร่วมงาน สามารถทำได้ตั้งแต่ก่อนเริ่มงาน (Pre-event) ระหว่างงาน (During-event) และหลังจบงาน (Post-event) ซึ่งคำถาม แบบสอบถามในแต่ละช่วงจะเป็นคำถามที่แตกต่างกัน เนื่องด้วยวัตถุประสงค์ที่จะนำไปใช้งานที่แตกต่างกัน แต่มีจุดมุ่งหมายเดียวกันคือการสร้างความพึงพอใจให้แก่ผู้เข้าร่วมงานให้ได้มากที่สุด ซึ่งเป็นหัวใจหลักของการทำแบบสอบถาม

 

ในบล็อกนี้ คุณจะได้เรียนรู้เกี่ยวกับ…

  • แบบสอบถามงานอีเวนต์คืออะไร? ควรตั้งคำถามอะไรผู้ร่วมงานบ้าง
  • ทำความรู้จักกับ 3 คำถามในงานอีเว้นต์
  • การตั้งคำถามดี มีชัยไปมากกว่าครึ่ง
  • เครื่องมือที่ดีในการสร้างแบบสอบถามควรเป็นอย่างไร
  • บทส่งท้าย
  •  

    แบบสอบถามงานอีเวนต์คืออะไร? ควรตั้งคำถามอะไรผู้ร่วมงานบ้าง

    การถามคำถามกับผู้เข้าร่วมงานเพื่อให้ผู้จัดงานได้ทราบถึงความคิดเห็น โดยส่วนใหญ่มีเป้าหมายเพื่อนำไปพัฒนา ปรับปรุง ต่อยอด เพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานได้รับประสบการณ์ที่ดีและพึงพอใจสูงสุด เพราะการจัดงานที่ประสบความสำเร็จคือการจัดงานที่เข้าไปอยู่ในใจของผู้เข้าร่วมงาน หรือกลุ่มเป้าหมาย

    เพราะฉะนั้น การทำแบบสอบถามจึงมีความสำคัญอย่างยิ่ง ทั้งในแง่ของการช่วยให้ผู้จัดงานสามารถทราบได้ว่าผู้เข้าร่วมงานมีความคาดหวัง ความต้องการ ความคิดเห็น และความพึงพอใจต่องานอีเว้นต์อย่างไรบ้าง โดยหากมีการถามคำถามที่ดีจะมีประโยชน์กับผู้จัดงาน ดังนี้

  • การเตรียมตัวล่วงหน้าที่ดีในการจัดงาน เนื่องจากทราบถึงความคาดหวังของผู้ร่วมงาน
  • ปรับปรุงกิจกรรมให้สนุกหรือน่าสนใจ เพื่อให้ผู้ร่วมงานอยากมีส่วนรวม
  • ควบคุมเวลาได้ดีขึ้น ในกิจกรรมช่วงถัดไป หากมีการทำแบบสอบถามระหว่างงาน
  • รับ Feedback เพื่อวัดผลความสำเร็จของงาน และพัฒนาให้ดียิ่งขึ้นในงานถัดไป
  • คะแนนความนิยมของเนื้อหาที่นำเสนอ เพื่อนำไปต่อยอดทางการตลาด เช่น หากเป็นงานเปิดตัวสินค้า สินค้าตัวใดได้รับความสนใจ หรือเกิดการสั่งซื้อมากที่สุด
  •  

    3 ช่วงเวลาที่แตกต่างของการทำแบบสอบถามงานอีเว้นท์

    ก่อนที่งานอีเว้นต์จะเข้าไปอยู่ในใจของผู้เข้าร่วมงาน ผู้จัดงานจะต้องทราบเสียก่อนว่าผู้เข้าร่วมงานหรือกลุ่มเป้าหมายคิดอะไรอยู่ เพื่อจะได้จัดงานออกมาอย่างตรงกับความต้องการของผู้เข้าร่วมงานมากที่สุด จนเกิดความประจับใจสูงสุด และในขณะเดียวกันต้องถามคำถามเพื่อให้ได้คำตอบที่เป็นประโยชน์ต่อเนื้อหาหลักของงานจนสามารถนำไปต่อยอดในอนาคตได้อีกด้วย

    หลายคนมักคุ้นเคยกับการทำแบบสอบถามหลังจบงาน แต่การทำแบบสอบถาม สามารถมีได้มากกว่าหลังจบงาน โดยจะแบ่งการทำคำถาม แบบสอบถาม ออกเป็น 3 ช่วงด้วยกัน คือ ก่อนเริ่มงาน (Pre-event Survey) ระหว่างงาน (During-event Survey) และหลังจบงาน (Post-event Survey)

    การทำแบบสอบถามก่อนเริ่มงาน (Pre-event Survey)

    เพื่อให้การจัดงานอีเว้นต์ที่กำลังจะเกิดขึ้นออกมาได้อย่างน่าประทับใจ สิ่งที่ผู้จัดงานไม่ควรพลาดคือการส่งคำถาม/แบบสอบถามให้กับผู้เข้าร่วมงานหรือผู้ที่มีแนวโน้มที่จะเข้าร่วงานอีเว้นต์ได้ตอบทำแบบสอบถามเสียก่อน เพื่อที่จะได้ทราบว่าผู้เข้าร่วมงานมีความคิดอย่างไรกับงานอีเว้นต์นี้

    ก่อนจะเริ่มงานอีเว้นต์ สิ่งสำคัญที่ผู้จัดงานควรทราบ คือ ผู้เข้าร่วมงานตรงกับกลุ่มเป้าหมายที่วางเอาไว้หรือไม่ ผู้เข้าร่วมงานมีความคาดหวังอะไรบ้างจากการเข้าร่วมงานครั้งนี้ ช่องทางการจัดกิจกรรม สถานที่ วันและเวลาเหมาะสมแล้วหรือยัง ซึ่งเป็นได้ทั้งคำถามปลายปิด (ใช่หรือไม่) และคำถามหลายเปิด ตัวอย่างคำถาม เช่น

  • ชื่อ-นามสกุล อาชีพของผู้ร่วมงาน
  • เหตุใดถึงสนใจเข้าร่วมงานอีเว้นต์ในครั้งนี้
  • สิ่งที่ท่านคาดว่าจะได้รับจากการเข้าร่วมงาน
  • หัวข้อหรือกิจกรรมใดที่ท่านสนใจเป็นพิเศษ จนทำให้ตัดสินใจเข้าร่วมงานครั้งนี้
  • สถานที่จัดงานสะดวกต่อการเดินทางเพื่อเข้าร่วมงานหรือไม่
  •  

    การสำรวจความเห็นระหว่างช่วงเวลาของงานอีเว้นท์ (During-event Survey)

    หากงานอีเว้นต์มีระยะเวลาในการจัดงานหลายชั่วโมงหรือหลายวัน การมีคำถาม หรือ แบบสอบถามระหว่างงานให้แก่ผู้เข้าร่วมงานทำในช่วงพักเบรคก็เป็น 1 วิธีการที่ดีไม่น้อย เพราะจะได้รับความคิดเห็นที่ตรงไปตรงมา เนื่องจากความทรงจำเกี่ยวกับงานจะยังคงไม่เลือนหายไปและไม่ได้รับผลกระทบจากการมองย้อนกลับมา ที่อาจไม่ใช่ความรู้สึกจริงของผู้ร่วมงานแล้ว

    เมื่อได้รับความคิดเห็นแบบเรียลไทม์ในระหว่างการจัดงาน จะช่วยให้ผู้จัดงานสามารถพัฒนา ปรับปรุง หรือแก้สถานการณ์ได้อย่างทันถ่วงที เช่น ปรับกิจกรรมให้สนุกเพื่อดึงความสนใจจากผู้ร่วมงานให้มีส่วนร่วม หรือควบคุมเวลาให้กระชับมากขึ้นได้ ตัวอย่างคำถามของช่วงนี้ เช่น

  • ประสบการณ์ในการเข้าร่วมงานครั้งนี้เป็นอย่างไร
  • งานอีเว้นต์นี้เป็นไปตามที่ท่านคาดหวังหรือไม่
  • ให้คะแนนการให้ความช่วยเหลือและคำแนะนำจากเจ้าหน้าที่
  • การเข้าร่วมงานครั้งนี้ท่านชื่นชอบการนำเสนอ กิจกรรม หรือองค์ประกอบอื่น ๆ หรือไม่ อย่างไรบ้าง
  •  

    คำถามหลังงานจบ (Post-event Survey)

    สิ่งที่สำคัญที่สุดของงานอีเว้นต์คือความพึงพอใจของผู้ร่วมงานการถามคำถามผ่าน แบบสอบถามหลังจบกิจกรรมจึงเป็นชี้วัดที่สำคัญ เพราะเป็นการรับฟังความคิดเห็นของผู้ร่วมงานที่มีต่องานอีเว้นต์ที่จัดขึ้น ซึ่งคำติชมของผู้เข้าร่วมงานจะเป็นส่วนสำคัญในการพัฒนา ปรับปรุง และบ่งบอกถึงความสำเร็จของงาน

    คำถามหลังงานจบจะทำให้ผู้จัดงานทราบว่าผู้เข้าร่วมงานพึงพอใจมากน้อยเพียงใด สิ่งใดบ้างที่ต้องปรับปรุงในการจัดงานครั้งถัดไป และสิ่งใดบ้างที่สามารถนำไปต่อยอด โดยนอกจากบรรยากาศของงานแล้วต้องไม่ลืมถามถึงความคิดเห็นที่มีต่อเนื้อหาที่งานต้องการนำเสนอ เพื่อนำมาเป็นข้อมูลในการวิเคราะห์ถึงความสนใจของกลุ่มเป้าหมายซึ่งก็คือผู้เข้าร่วมงาน ตัวอย่างคำถามหลังงานจบ เช่น

  • ให้คะแนนความพึงพอใจกับการเข้าร่วมงานอีเว้นต์ครั้งนี้ของท่าน
  • กิจกรรม/สินค้า/วิทยากรโปรดของท่านคือ
  • สถานที่จัดงานสะดวกต่อการหาหรือเดินทางหรือไม่
  • มีความสนใจจะเข้าร่วมงานอีเว้นต์ของเราในครั้งหน้าหรือไม่
  • โปรดให้คำแนะนำ ความคิดเห็นเพิ่มเติมของท่าน เพื่อการพัฒนากิจกรรมในอนาคต
  •  

    คำถามดี มีชัยไปมากกว่าครึ่ง

    การตั้งคำถามให้กับแบบสอบถามแบบสอบถามทุกข้อ ต้องไม่ลืมวัตถุประสงค์หลักที่ต้องการจะทราบความคิดเห็นจากผู้เข้าร่วมงาน โดยคำถามจะต้องน่าอ่าน ชวนตอบ กระชับ และเข้าใจง่าย เพื่อให้ได้ข้อมูลชั้นดีที่จะนำไปวิเคราะห์ ต่อยอด และนำไปปรับปรุงการจัดงานอีเว้นต์ครั้งหน้าให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

    ลักษณะของคำถามในแบบสอบถาม สามารถผสมกันทั้งคำถามปลายปิดเพื่อให้ได้ข้อมูลอย่างตรงไปตรงมา และคำถามปลายเปิด เพื่อให้ผู้เข้าร่วมงานได้แสดงความเห็นอย่างเต็มที่ และคำถามให้คะแนนเพื่อวัดระดับความพึงพอใจอย่างชัดเจน

     

    เครื่องมือที่ดีในการตั้งคำถามแบบสอบถามควรเป็นอย่างไร

    เครื่องมือที่ช่วยสร้างแบบสอบถามมีอยู่ทั่วไป ซึ่งช่วยอำนวยความสะดวกในการสร้างแบบสอบถามเพื่อส่งให้กับผู้ร่วมงานจำนวนมากได้อย่างง่ายดาย และใช้งานได้ฟรี แต่อาจไม่ได้มีลูกเล่นที่ครบวงจร ผู้จัดงานอีเว้นต์จึงต้องคำนึงในการเลือกเครื่องมือสร้างแบบสอบถามที่มีฟังก์ชันการใช้งานที่ครอบคลุมและก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร

    หัวใจหลักของการทำคำถาม แบบสอบถาม คือการวัดผลความพึงพอใจที่มีต่องานอีเว้นต์จากผู้เข้าร่วมงาน ดั้งนั้นเครื่องมือที่นำมาใช้จึงจำเป็นต้องเก็บข้อมูลได้จริง และให้ความสำคัญกับ Branding ของงาน เนื่องจากเมื่อเกิดความประทับใจแล้ว ต้องย้ำ Branding ให้เกิดภาพจำตามกลยุทธ์การตลาด ซึ่งเครื่องมือที่มีการใช้งานทั่วไปอาจไม่ตอบโจทย์ในส่วนนี้มากนัก โดยหากมีเครื่องมือที่ดี จะยิ่งสร้างประโยชน์ให้ผู้จัดงานได้อีกมากมาย เช่น

  • เทมเพลตที่สวยงาม ไม่ต้องเหนื่อยสร้างเองให้ยุ่งยาก และจูงใจให้ผู้ร่วมงานตอบคำถามจนจบ
  • เลือกวิธีตอบคำถามได้หลากหลาย เพื่อให้เหมาะกับการนำมาใช้งาน เช่น แบบตัวเลือกหลายข้อ แบบ drop-down พิมพ์คำตอบแบบสั้น เลือกด้วยไอคอนและรูปภาพ หรือจะจัดเรียงเป็นลำดับตัวเลข
  • แสดงผลได้ทุกอุปกรณ์ สะดวกต่อการใช้งาน
  • สร้างแบบสำรวจที่เต็มไปด้วยการสร้าง Branding ไม่ว่าจะเป็นสี ฟ้อนต์ รูปภาพ หรือองค์ประกอบอื่น เพื่อแสดงอัตลักษณ์ขององค์กรได้อย่างเต็มที่
  • แชร์แบบสอบถามออกไปได้กว้างขวาง เพราะมีการซิงค์กับแอปพลิเคชันภายนอก อีเมล และโซเชียลมีเดีย
  • ตรวจสอบผลลัพธ์และสถิติผ่าน Smart Dashboard ที่แสดงผลด้วยรูปภาพและกราฟที่ใช้งานง่าย สะดวกต่อการนำไปวิเคราะห์ต่อ
  •  

    บทส่งท้าย

    การเก็บข้อมูลจากแบบสอบถามจะทำให้ผู้จัดงานได้ประโยชน์มากมาย ทั้งการนำไปพัฒนาต่อยอดในแง่ของเนื้อหาหลักที่นำเสนอในงาน และการพัฒนาปรังปรุงการจัดอีเว้นต์ให้ดียิ่งขึ้นเพื่อให้เกิดความประทับใจต่อผู้ร่วมงาน

    ด้วยเหตุนี้คำถาม แบบสอบถามจึงเป็นอีก 1 องค์ประกอบหลักที่สำคัญของการจัดงานอีเว้นต์ ดังนั้น เครื่องมือที่จะนำไปมาใช้เพื่อเก็บข้อมูลและวัดผล จะต้องเป็นเครื่องมือที่สร้างแบบสอบถามและเก็บข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากสนใจ ทาง Happenn เองก็สามารถให้บริการสร้างแบบสอบถามให้กับงานอีเว้นท์ของคุณได้เช่นกัน และตอนนี้ทางเราเปิดชั่วโมงปรึกษาเรื่องงานอีเวนต์ให้คุยกับผู้เชี่ยวชาญได้ฟรีอยู่ด้วย สามารถจองคิวประชุมได้ที่นี่ครับ