รู้จักระบบลงทะเบียน QR Code Register ทางเลือกการจัดงานอีเวนต์อย่างมีประสิทธิภาพ

หัวใจสำคัญของการจัดงานอีเวนต์ให้ประสบความสำเร็จ นอกจากจะต้องมีเนื้อหาที่ดึงดูดความสนใจแล้ว การนำเทคโนโลยีที่ทันสมัยเข้ามาใช้ในการจัดการ ก็เป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่จะช่วยให้งานอีเวนต์มีความน่าสนใจมากยิ่งขึ้น และช่วยให้งานแต่ละงานเริ่มต้นและจบลงได้อย่างราบรื่นโดยไม่สะดุด QR Code Register เป็นระบบการลงทะเบียนเข้างานที่มีความสะดวกทั้งกับผู้จัดงานและผู้ร่วมงาน เพราะไม่ต้องเสียเวลากรอกข้อมูลหน้างานให้วุ่นวาย แค่สแกนก็ช่วยให้ผู้มาร่วมงานสามารถเข้าชมงานได้อย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และลดความวุ่นวายที่มักพบเห็นในงานอีเวนต์ต่าง ๆ ลงไปได้

QR code register

เพราะความโกลาหลหน้างานไม่ได้เกิดจากการไม่ได้วางแผนการจัดงานให้ดี ถึงแม้ว่าจะมีเวลาเตรียมความพร้อมมาหลายเดือนแล้ว แต่แผนงานก็อาจไม่เป็นไปอย่างที่ตั้งใจไว้ การเลือกใช้เทคโนโลยีที่มีเหมาะสมกับการจัดการจึงมีความสำคัญ โดยเฉพาะการจัดงานอีเวนต์แบบออฟไลน์ (On-Site) ที่ต้องมีการจัดการข้อมูลของผู้ร่วมงานให้เป็นระบบมากที่สุด เพราะการกรอกข้อมูลออนไลน์แล้วพิมพ์เอกสารเพื่อยืนยันตัวตนอาจยังไม่ตอบโจทย์มากพอ

ถึงเวลาแล้วที่จะต้องเปลี่ยนมาใช้ระบบลงทะเบียน QR Code สำหรับการจัดงานอีเวนต์

 

สารบัญ

  • QR Code Register คืออะไร? ใช้ทำอะไรได้บ้าง
  • ลงทะเบียนด้วย QR Code ดีกว่ายังไง
  • การลงทะเบียนด้วย QR Code เหมาะกับงานอีเวนต์แบบไหน
  • ระบบลงทะเบียน QR Code เหมาะกับธุรกิจประเภทไหน
  • บทส่งท้าย
  •  

    QR Code Register คืออะไร? ใช้ทำอะไรได้บ้าง

    QR code register

    การลงทะเบียนด้วย QR Code เป็นระบบเช็กอินเข้างานอีเวนต์ที่มีการใช้ QR Code เข้ามาช่วย เพื่อใช้บันทึกข้อมูลของผู้ที่มาร่วมงานอีเวนต์ โดยไม่ต้องกรอกข้อมูลหน้างาน หรือพิมพ์ออกมาเป็นเอกสารเพื่อยืนยันตัวตน เพียงแค่สแกน QR Code ผ่านมือถือหรืออุปกรณ์สมาร์ตโฟน เพียงเท่านี้ผู้ร่วมงานก็พร้อมเข้างานโดยไม่ต้องเสียเวลาหน้างานเหมือนวิธีการลงทะเบียนแบบเก่า

    การใช้งาน QR Code เป็นวิธีลงทะเบียนที่ได้รับความนิยมค่อนข้างมาก เพราะมีความสะดวกในการใช้งานหลายด้าน โดยมีจุดเด่นอยู่ที่ความเร็วในการสแกนข้อมูลของผู้ร่วมงาน และเหมาะสำหรับการจัดงานอีเวนต์ทุกประเภท โดยเฉพาะงานอีเวนต์แบบออฟไลน์ที่มีผู้เข้าร่วมงานจำนวนมาก

     

    ลงทะเบียนด้วย QR Code ดีกว่ายังไง

    QR code register

    การจัดงานงานอีเวนต์แบบออฟไลน์ที่มีผู้ร่วมงานจำนวนมาก หรือแม้แต่การจัดงานอีเวนต์แบบไฮบริด (Hybrid) ที่มีผู้ร่วมงานบางส่วนอยู่ภายในงาน จึงต้องมีการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยบริหารจัดการเวลา เพื่อให้คนเข้าสู่อีเวนต์ได้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ซึ่งต่อไปนี้คือเหตุผลว่าทำไมจึงต้องมีการนำระบบลงทะเบียน QR Code

  • ช่วยประหยัดเวลา ทั้งผู้ร่วมงานและผู้จัดงาน
  • นับจำนวนคน และนำผู้ร่วมงานเข้าสู่อีเวนต์ได้รวดเร็ว
  • ลดความวุ่นวายหน้างานของผู้จัดงาน
  • ทำให้ผู้เข้าร่วมงานไม่ต้องรอคิวนาน
  • เช็กอิน และแสดงข้อมูล (ชื่อ-นามสกุล และรายละเอียด) ของผู้มาร่วมงานได้ทันที
  • สแกนข้อมูลได้รวดเร็ว
  • ใช้อุปกรณ์น้อย มีเพียงเครื่องสแกน หรือ iPad
  • เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม เพราะไม่มีการใช้กระดาษ
  • หมดปัญหาเรื่องการลืม Username และ Password
  •  

    การลงทะเบียนด้วย QR Code เหมาะกับงานอีเวนต์แบบไหน

    การลงทะเบียนแบบ QR Code มีข้อดีอยู่ที่ความเร็ว เพียงแค่ผู้ร่วมงานมี QR Code อยู่กับตัว ผู้จัดก็สามารถสแกนข้อมูลแล้วนำผู้ร่วมงานเข้าสู่อีเวนต์ได้อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะมีผู้ร่วมงานมากแค่ไหนก็จัดการได้โดยไม่ปวดหัวกับความวุ่นวายหน้างาน หากจะถามว่าระบบลงทะเบียน QR Code เหมาะกับงานอีเวนต์แบบไหน ตอบได้เลยว่าเหมาะกับทุกงาน

    งานอีเวนต์แบบออฟไลน์

    งานอีเวนต์แบบออฟไลน์หรือเรียกอีกชื่อหนึ่งว่า งานอีเวนต์แบบ In-Person ซึ่งเป็นงานที่เหมาะกับการใช้งานด้วย QR Code มากที่สุด เพราะมีผู้ร่วมงานจำนวนมาก ระบบจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดงาน ตั้งแต่การเช็กอิน กิจกรรมระหว่างงาน และการประมวลผลหลังจบงาน ผ่านฐานข้อมูลที่ได้มาจากการลงทะเบียน ตัวอย่างงานอีเวนต์ประเภทนี้ เช่น

  • งานแสดงสินค้า
  • นิทรรศการ
  • งานประชุม
  • เปิดตัวสินค้า
  • เทศกาลดนตรี / คอนเสิร์ต
  • งานสัมมนา เป็นต้น
  •  

    งานอีเวนต์แบบไฮบริด

    งานอีเวนต์แบบไฮบริดเป็นการจัดงานอีเวนต์ที่รวมการจัดงานแบบออฟไลน์และการจัดงานอีเวนต์แบบออนไลน์ (Virtual) เข้าไว้ด้วยกัน ทำให้มีการนำระบบ QR Code เข้ามาช่วยจัดการข้อมูลในส่วนที่เป็นงานออฟไลน์ และเป็นการนำเทคโนโลยีเข้ามาเชื่อมต่อกิจกรรมทั้ง 2 ส่วนเข้าไว้ด้วยกัน ทำให้ผู้ร่วมงานทั้งออฟไลน์และออนไลน์มีประสบการณ์ที่ใกล้เคียงกัน โดยกิจกรรมในงานอีเวนต์แบบไฮบริดที่จัดการผ่าน QR Code เช่น

  • การเช็กอินเข้างานสำหรับผู้ร่วมงานออนไลน์
  • การถามตอบคำถามในระหว่างที่มีการจัดงาน
  • การแชร์ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ให้กับผู้ร่วมงาน
  • การสร้าง Call to Action (CTA) เพื่อกระตุ้นการขาย
  • การตอบคำถามเพื่อร่วมกิจกรรม เป็นต้น
  •  

    นอกจากงานอีเวนต์ทั้ง 2 ประเภทที่พูดถึงแล้ว การใช้งานระบบ QR Code ยังสามารถนำไปใช้งานได้หลากหลายรูปแบบ ขึ้นอยู่กับความต้องการและการนำไปปรับใช้ของผู้จัดงานว่าต้องการให้มีกิจกรรมหรือขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับงานอีเวนต์อย่างไรบ้าง

     

    ระบบลงทะเบียน QR Code เหมาะกับธุรกิจประเภทไหน

    การจัดงานอีเวนต์เป็นอีกหนึ่งกลยุทธ์ของการทำธุรกิจ เพื่อทำให้แบรนด์เป็นที่จดจำและสร้างโอกาสในการประชาสัมพันธ์และกระตุ้นยอดขาย ดังนั้น นักการตลาดจึงต้องเลือกเครื่องมือในการจัดงานอีเวนต์ที่เหมาะสม เพราะยิ่งมีความสะดวกสบายมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งช่วยเพิ่มโอกาสในการทำธุรกิจให้มากขึ้น ยกตัวอย่าง การนำระบบลงทะเบียน QR Code มาใช้ในการจัดงาน ซึ่งจะช่วยเพิ่มโอกาสในการเข้าถึงลูกค้าให้มากขึ้น มาดูกันว่าวิธีการใช้งานระบบลงทะเบียน QR Code นี้ จะเหมาะกับธุรกิจประเภทไหนบ้าง

  • ธุรกิจที่ต้องการความทันสมัย โดยต้องการจัดอีเวนต์ที่ใช้เทคโนโลยีที่เหนือชั้น มีความครบครัน ทันสมัย (Best-in-Class) เพื่อสร้างความประทับใจให้กับผู้เข้าร่วมงาน
  • ธุรกิจที่ไม่มีประสบการณ์ บางองค์กรหรือหน่วยงานต้องการจัดงานอีเวนต์ แต่ยังไม่มีประสบการณ์หรือทีมงานในการจัดงานมากพอ การใช้ระบบลงทะเบียนอีเวนต์ที่มีประสิทธิภาพ ก็จะช่วยให้การจัดงานมีความน่าเชื่อถือ ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น
  • ธุรกิจที่ต้องการไอเดียใหม่ แต่ไม่ต้องการงานอีเวนต์ที่เป็นงานสำเร็จรูป การเลือกใช้การจัดงานแบบไม่ตีแบรนด์ (White Label) ที่มีการปรับแต่งตาม CI และ Branding ของธุรกิจนั้น ๆ
  • ธุรกิจที่ต้องการความปลอดภัยของข้อมูล ความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคล เป็นสิ่งที่มองข้ามไม่ได้ในการจัดงานอีเวนต์ โดยการเก็บข้อมูลส่วนบุคคลที่จะนำมาใช้ในงานอีเวนต์ต้องมีความสอดคล้องกับ พ.ร.บ. PDPA
  •  

    บทส่งท้าย

    การใช้งาน QR Code Register เป็นระบบการลงทะเบียนผ่าน QR Code ซึ่งเป็นการนำเทคโนโลยีมาใช้ในการจัดงาน เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกให้กับทั้งผู้จัดงานและผู้ที่มาร่วมงาน ซึ่งเป็นเพียงหนึ่งตัวอย่างที่ช่วยให้การจัดงานอีเวนต์สามารถดำเนินไปได้อย่างราบรื่น ตั้งแต่เริ่มต้นจนกระทั่งจบงาน

    โดย Happenn เองก็มีโซลูชั่นระบบลงทะเบียน QR Code พร้อมให้ผู้ที่สนใจอยากจัดงานอีเวนต์ ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานรัฐ หรือองค์กรต่าง ๆ สามารถเข้ามาสอบถาม ขอดูตัวอย่างงาน และให้เราเป็นหนึ่งในตัวช่วยในการจัดงานเพื่อสร้างความประทับในการจัดงานให้มากยิ่งขึ้น สามารถดูรายละเอียดได้ที่หน้า ผลิตภัณฑ์ หรือติดต่อเราผ่านแบบฟอร์มนี้ตลอดเวลาค่ะ